Postmortale analyse

Post-mortemanalyses beoordelen projecten van begin tot eind om procesverbeteringen vast te stellen en ervoor te zorgen dat inefficiënties in de toekomst niet worden herhaald. In het Project Management Book of Knowledge (PMBOK) wordt dit proces 'lessons learned' genoemd.

De betekenis van postmortemanalyse

Na de dood analyse is om verschillende belangrijke redenen van groot belang voor individuen en organisaties:

1. Continue verbetering

Post-mortems bevorderen een cultuur van voortdurende verbetering door individuen en teams aan te moedigen na te denken over hun acties en ervaringen uit het verleden. Door gebieden te identificeren die verbetering behoeven, kunnen organisaties hun processen en besluitvorming optimaliseren.

2. Verantwoording

Post-mortems bevorderen de verantwoordelijkheid door individuen en teams aan te moedigen eigenaar te worden van hun acties en resultaten, of deze nu positief of negatief zijn. Deze verantwoordelijkheid leidt tot een grotere verantwoordelijkheid en betere prestaties.

3. Leren en groei

Door zowel successen als mislukkingen te onderzoeken, post-mortem analyse biedt waardevolle mogelijkheden om te leren en groei. Het stelt organisaties en individuen in staat hun ervaringen te benutten om betere beslissingen te nemen en in de toekomst betere resultaten te bereiken.

4. Transparantie

Postmortemrapporten bevorderen de transparantie binnen organisaties. Zij bieden een platform voor open en eerlijke discussies over wat goed ging en wat niet, waardoor vertrouwen tussen teamleden en belanghebbenden werd opgebouwd.

5. Besluitvorming

De inzichten verkregen uit post-mortem analyse bijdragen aan geïnformeerde besluitvorming. Organisaties kunnen de geleerde lessen gebruiken om toekomstige acties te sturen, middelen effectief toe te wijzen en risico's te minimaliseren.

Een postmortale analyse begrijpen

In zaken, een autopsie analyse identificeert de oorzaken van een gebeurtenis om te begrijpen waarom deze plaatsvond en om toekomstige projecten beter voor te bereiden.

Post-mortemanalyses worden meestal aan het einde van een project uitgevoerd, maar grotere of complexere projecten kunnen het noodzakelijk maken dat ze maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks worden gehouden.

Door frequentere vergaderingen kan het team de koers corrigeren en voorkomen dat belangrijke zaken over het hoofd worden gezien.

Sommige teams slaan dit proces over vanwege tijd- of middelenbeperkingen of een onjuiste veronderstelling dat een postmortem analyse draagt niet bij aan het bedrijfsresultaat.

Indien correct uitgevoerd, zijn post-mortemanalyses echter van cruciaal belang voor de ontwikkeling van procesverbeteringen en best practices die kunnen worden gebruikt om successen in de toekomst te herhalen.

In plaats van van het ene project naar het andere te haasten om meer inkomsten te genereren, heeft het bedrijf Dan moet je neem de tijd om alle aspecten van de projectlevenscyclus te onderzoeken.

Elk lid van het projectteam - inclusief belanghebbenden en klanten - moet zich ook vrij voelen om eventuele problemen of problemen in een samenwerkingsomgeving op te merken.

Hoe een postmortale analyse uit te voeren?

De meest effectieve postmortemanalyses zijn ook het meest georganiseerd en vinden plaats terwijl de details van het project nog vers in het geheugen van de deelnemers liggen.

Stap 1 – Maak de agenda

De agenda hoeft maar één keer te worden gemaakt en kan voor elke toekomst worden aangepast analyse. Het moet detailleren:

Wat ging er goed (de overwinningen).
Wat niet goed werkte (de verliezen).
Of het project heeft bereikt wat het wilde doen (de resultaten).
Suggesties voor verbetering, en
Inpakken.

Het bedrijf kan ook een vragenlijst naar de betrokkenen sturen om beter te begrijpen wat werkte en wat niet.

De vragenlijst kan worden verzonden voordat de analyse begint tijd te besparen en het anonieme karakter verhoogt de kwaliteit van de feedback.

Stap 2 – Selecteer een moderator en notulist

De moderator is vaak de projectmanager, maar als de business meer neutraliteit wenst, kan een meetingfacilitator worden gekozen.

In ieder geval is de primaire rol van de moderator om de vergadering bij het onderwerp te houden, de agenda op te stellen en een samenvatting van het project te geven.

Notulisten zijn vooral belangrijk voor het vastleggen van details als technologie zoals smartphones of laptops uit de autopsie worden geweerd analyse.

Stap 3 – Regels opstellen

De moderator stelt vervolgens enkele basisregels vast die het team helpen voorkomen dat het van het onderwerp afdwaalt. Voorbeelden zijn:

Techniek die de vergadering kan afleiden is niet toegestaan.
Houd de discussie objectief en vrij van schuld.
Zorg voor een beleefde en positieve sfeer.
Elke persoon krijgt een bepaalde hoeveelheid tijd om ononderbroken te spreken, en
Feedback moet specifiek, bruikbaar en constructief zijn.

Stap 4 – Organiseer de vergadering

De vergadering verloopt dan volgens de agenda. In de context van projectmanagement hebben vragen meestal betrekking op:

Planning – was enig aspect van het plan te vaag? Werden budgetten, personeel en tools correct toegewezen?
Uitvoering – waar faalde de workflow of waar was deze niet voldoende gedocumenteerd? Had een projectteamlid moeite om de in het plan vastgestelde tijdlijnen te halen?
Resultaten – heeft het project zijn hoofddoel bereikt? Was de klant tevreden met het resultaat? Zou het team het project anders als een succes beschouwen?
Communicatie – was de projectmanager in staat om effectief met het team te communiceren? Hadden de bijeenkomsten effectiever kunnen zijn? Waren er te veel of te weinig vergaderingen?

Stap 5 – Vier overwinningen en sluit af

Tot slot moet de moderator tijd vrijmaken om door de kamer te bewegen en overwinningen toe te kennen aan elk individu. De moderator moet specifiek zijn en het teamlid bedanken voor hun bijdrage om hen te helpen zich gewaardeerd te voelen.

Zodra de vergadering voorbij is, moet een kopie van de belangrijkste afhaalrestaurants naar het team worden gestuurd. Er kunnen ook actiepunten zijn of verduidelijking over wat het team kan verwachten als het tijd is om aan het volgende project te werken.

Beperkingen en overwegingen

Terwijl postmortem analyse is een waardevol hulpmiddel voor leren en verbeteren, maar brengt bepaalde beperkingen en overwegingen met zich mee:

1. Vooroordeel

De analyse kan worden beïnvloed door cognitieve vooroordelen, zoals vooroordelen achteraf of vooroordelen over bevestiging, die de objectiviteit van de bevindingen kunnen beïnvloeden.

2. Geef cultuur de schuld

In sommige organisaties kunnen post-mortems uitmonden in een schuldspel, waarbij individuen worden uitgekozen voor mislukkingen. Dit kan een negatieve en onproductieve sfeer creëren.

3. Onvolledige gegevens

De kwaliteit en beschikbaarheid van gegevens kunnen de diepgang en nauwkeurigheid van de gegevens beperken analyse. Onvoldoende of onvolledige gegevens kunnen het beoordelingsproces belemmeren.

4. Tijdsbeperkingen

Het uitvoeren van een autopsie analyse kan tijdrovend zijn, vooral bij complexe projecten of evenementen. Organisaties moeten voldoende tijd en middelen vrijmaken voor de analyse.

5. Implementatie van aanbevelingen

Het identificeren van verbeterpunten is waardevol, maar de effectiviteit van post-mortem analyse hangt af van de implementatie van aanbevolen wijzigingen. Zonder actie kan het proces weinig impact hebben.

Case studies

Softwareontwikkelingsproject:
- Begrip: Het team heeft een nieuwe softwarefunctie ontwikkeld, maar gebruikers meldden na de release meerdere bugs.
- Postmortale analyse:
  - Agenda: Beoordeel het softwareontwikkelingsproces, de testfase en de feedback van gebruikers.
  - Moderator en notulist: Hoofdontwikkelaar als moderator, QA-ingenieur als notulist.
  - Reglement: Vermijd het beschuldigen van specifieke teamleden, concentreer u op het proces en sta open voor feedback.
  - Meeting: Bespreek het ontwikkelingsproces, identificeer hiaten in het testen, bekijk gebruikersfeedback en bespreek communicatiestoringen.
  - Conclusie: Vier de succesvolle lancering, pak de geïdentificeerde hiaten aan en implementeer veranderingen voor toekomstige projecten.
Marketing campagne:
- Begrip: A marketing campagne heeft niet het verwachte conversiepercentage behaald.
- Postmortale analyse:
  - Agenda: Bekijk de campagne strategie, doelgroep en uitvoering.
  - Moderator en notulist: Marketingmanager als moderator, digitale marketeer als notulist.
  - Reglement: Concentreer u op objectieve gegevens, vermijd subjectieve meningen en moedig constructieve feedback aan.
  - Meeting: Analyseer het bereik van de campagne, de betrokkenheidsstatistieken, de feedback van het publiek en de budgettoewijzing.
  - Conclusie: Vier de inspanningen van het team, identificeer verbeterpunten en bepaal een strategie voor de volgende campagne.
Product lancering:
- Begrip: Een nieuwe productlancering voldeed niet aan de verkoopdoelstellingen.
- Postmortale analyse:
  - Agenda: Bespreek productontwikkeling, marktonderzoek, prijzen en promotie.
  - Moderator en notulist: Productmanager als moderator, verkoopleider als notulist.
  - Reglement: Houd u aan de feiten, vermijd aannames en bevorder een samenwerkingsomgeving.
  - Meeting: Beoordeel productkenmerken, feedback van klanten, concurrent analyseen promotionele activiteiten.
  - Conclusie: Erken het harde werk van het team, leer van de feedback en verfijn strategieën voor toekomstige lanceringen.
Initiatief voor klantenondersteuning:
- Begrip: Een nieuw initiatief voor klantenondersteuning heeft de tijd voor het oplossen van tickets niet zoals verwacht verkort.
- Postmortale analyse:
  - Agenda: Bekijk de nieuwe processen, gebruikte tools en feedback van ondersteuningsagenten.
  - Moderator en notulist: Ondersteuningsteamleider als moderator, senior ondersteuningsagent als notulist.
  - Reglement: Moedig open communicatie aan, vermijd een defensieve houding en geef prioriteit aan bruikbare feedback.
  - Meeting: Bespreek het nieuwe ondersteuningsproces, de effectiviteit van de tools, de training van agenten en feedback van klanten.
  - Conclusie: Prijs de toewijding van het team, identificeer hiaten en breng de nodige veranderingen aan voor een betere efficiëntie.
Evenementenorganisatie:
- Begrip: Een georganiseerd evenement kende niet de verwachte opkomst van de deelnemers.
- Postmortale analyse:
  - Agenda: Beoordeel evenementpromotie, doelgroep, logistiek en feedback van bezoekers.
  - Moderator en notulist: Evenementcoördinator als moderator, logistiek manager als notulist.
  - Reglement: Behoud een positieve houding, sta open voor feedback en focus op oplossingen.
  - Meeting: Analyseer de gebruikte promotiekanalen, de timing van het evenement, de locatieselectie en de feedback van bezoekers.
  - Conclusie: Erken de inspanningen van het team, leer van de feedback en plan beter voor toekomstige evenementen.

Sleutelfaciliteiten:

In zaken, een autopsie analyse identificeert de oorzaken van een gebeurtenis om te begrijpen waarom deze plaatsvond en om toekomstige projecten beter voor te bereiden.
Sommige teams slaan de post-mortem over analyse vanwege tijd- of middelenbeperkingen of de overtuiging dat het niet bijdraagt aan de bedrijfsresultaten. Deze analyses zijn echter essentieel om processen te verbeteren en herhaalbare best practices te ontwikkelen.
De vijf stappen van het uitvoeren van een autopsie analyse omvatten het maken van de agenda, het selecteren van de moderator en notulist, het opstellen van regels, het hosten van de vergadering en afsluiten door overwinningen te vieren.

Belangrijkste kenmerken

Een post-mortemanalyse begrijpen:
- Identificeert oorzaken van gebeurtenissen ter voorbereiding op toekomstige projecten.
- Meestal uitgevoerd aan het einde van een project, maar complexe projecten kunnen vaker beoordelingen vereisen.
- Sommige teams slaan dit proces over vanwege tijdgebrek of zien de waarde ervan voor procesverbeteringen over het hoofd.
Een post-mortemanalyse uitvoeren:Stap 1 - Maak de agenda:
- Maak een overzicht van de agenda met details over wat goed ging en wat niet, projectresultaten, suggesties voor verbetering en een afronding.
- Gebruik vragenlijsten die naar deelnemers worden gestuurd om anoniem feedback te verzamelen.
Stap 2 – Selecteer een moderator en notulist:
- Moderator (meestal de projectmanager) houdt de vergadering op schema en geeft een samenvatting van het project.
- Notetaker registreert details, vooral als technologie is verboden tijdens de analyse.
Stap 3 - Stel regels op:
- Stel basisregels op om focus en objectiviteit te behouden.
- Ban afleidende technologie uit, houd discussies vrij van verwijten, zorg voor een positieve sfeer, zorg voor ononderbroken spreektijd en bied specifieke, constructieve feedback.
Stap 4 - Host de vergadering:
- Behandel vragen met betrekking tot planning, uitvoering, resultaten en communicatie.
- Bespreek aspecten als vage plannen, workflowproblemen, effectiviteit van vergaderingen en klanttevredenheid.
Stap 5 - Vier overwinningen en concludeer:
- De moderator schrijft overwinningen toe aan elk individu en erkent hun bijdragen.
- Geef een kopie van de belangrijkste afhaalrestaurants aan het team en verduidelijk actiepunten of verwachtingen voor het volgende project.

Postmortale analyse	Omschrijving	Analyse	Gevolgen	Toepassingen	Voorbeelden
1. Definieer de gebeurtenis (DE)	Postmortemanalyse begint met het definiëren van de gebeurtenis of het incident dat analyse en beoordeling vereist.	– Beschrijf duidelijk de aard en omvang van de gebeurtenis, inclusief wanneer en waar deze heeft plaatsgevonden. – Identificeer de belangrijkste belanghebbenden die betrokken zijn bij en beïnvloed worden door de gebeurtenis. – Bepaal de doelstellingen en doelstellingen van de postmortemanalyse.	– Geeft een duidelijk inzicht in de context en betekenis van het evenement. – Stelt de reikwijdte en verwachtingen voor het analyseproces vast.	– Analyseren van een softwarestoring die een webservice heeft verstoord. – Het beoordelen van een inbreuk op de beveiliging waardoor klantgegevens in gevaar zijn gekomen.	Voorbeeld van gebeurtenisdefinitie: Het definiëren van een datacenterstoring die tot serviceonderbrekingen heeft geleid.
2. Gegevensverzameling (DC)	Verzamel relevante gegevens en informatie met betrekking tot het evenement voor een uitgebreide analyse.	– Verzamel gegevens op verschillende manieren, zoals incidentrapporten, logboeken, interviews en ooggetuigenverslagen. – Zorg ervoor dat de gegevensverzameling systematisch plaatsvindt en alle relevante details en tijdlijnen bevat. – Bewaar bewijsmateriaal en documentatie met betrekking tot de gebeurtenis.	– Biedt een feitelijke basis voor analyse en helpt bij het reconstrueren van de volgorde van gebeurtenissen. – Zorgt ervoor dat de analyse gebaseerd is op nauwkeurige en volledige informatie.	– Het verzamelen van incidentrapporten en logbestanden gerelateerd aan een netwerkstoring. – Het interviewen van teamleden die betrokken waren bij een project dat vertraging opliep.	Voorbeeld van gegevensverzameling: het verzamelen van logboeken, communicatiegegevens en ooggetuigenverklaringen over een inbreuk op de beveiliging.
3. Identificatie van de hoofdoorzaak (RCI)	Identificeer de hoofdoorzaken of factoren die hebben bijgedragen aan het optreden van de gebeurtenis.	– Pas onderzoekstechnieken toe om de onderliggende redenen achter de gebeurtenis te identificeren. – Gebruik hulpmiddelen zoals de ‘5 Whys’-techniek om dieper in de oorzakelijke factoren te duiken. – Maak onderscheid tussen directe oorzaken en onderliggende oorzaken.	– Maakt de nauwkeurige identificatie mogelijk van de fundamentele problemen die tot de gebeurtenis hebben geleid. – Helpt bij het begrijpen waarom de gebeurtenis heeft plaatsgevonden en hoe soortgelijke gebeurtenissen kunnen worden voorkomen.	– Het vaststellen van de grondoorzaken van een projectvertraging die resulteerde in gemiste deadlines. – Vaststellen waarom een productieproces niet goed functioneerde, wat leidde tot een terugroeping van producten.	Voorbeeld van identificatie van de hoofdoorzaak: concluderen dat een kwetsbaarheid in de software de hoofdoorzaak is van een inbreuk op de beveiliging.
4. Effectbeoordeling (IA)	Evalueer de impact en gevolgen van de gebeurtenis op de organisatie, belanghebbenden en activiteiten.	– Beoordeel de omvang van de schade, verliezen en verstoringen veroorzaakt door de gebeurtenis. – Identificeer de betrokken belanghebbenden, inclusief klanten, werknemers en leveranciers. – Analyseer de financiële, operationele en reputatie-impact van het evenement.	– Geeft een uitgebreid beeld van de gevolgen van de gebeurtenis en de bijbehorende kosten. – Helpt bij het prioriteren van herstel- en mitigatie-inspanningen op basis van de ernst van de impact.	– Evaluatie van de financiële verliezen als gevolg van een datalek. – Het beoordelen van de operationele verstoringen veroorzaakt door een onderbreking van de supply chain.	Voorbeeld van effectbeoordeling: Analyse van het klantvertrouwen en de reputatieschade als gevolg van een probleem met de productkwaliteit.
5. Geleerde lessen (LL)	Documenteer en haal waardevolle inzichten en lessen uit het evenement voor toekomstige verbeteringen.	– Identificeer de belangrijkste lessen en lessen uit het evenement, zowel positief als negatief. – Documenteer best practices en verbeterpunten op basis van de analyse. – Aanbevelingen en actiepunten voorstellen om soortgelijke gebeurtenissen in de toekomst te voorkomen.	– Faciliteert organisatorisch leren en voortdurende verbetering door kennis van het evenement vast te leggen. – Biedt bruikbare inzichten om processen, procedures en risicobeperkende strategieën te verbeteren.	– Het documenteren van best practices voor de reactie op incidenten op basis van een inbreuk op de cyberbeveiliging. – Procesverbeteringen voorstellen om projectvertragingen te voorkomen.	Geleerde lessen Voorbeeld: het identificeren van de noodzaak van verbeterde cyberbeveiligingsmaatregelen na een incident met een datalek.
6. Actieplan (AP)	Ontwikkel een duidelijk en uitvoerbaar plan om de onderliggende oorzaken aan te pakken en preventieve maatregelen te implementeren.	– Specificeer de corrigerende maatregelen die nodig zijn om de geïdentificeerde hoofdoorzaken aan te pakken. – Wijs verantwoordelijkheden, tijdlijnen en prioriteiten toe voor de implementatie van het actieplan. – Zorg ervoor dat het plan preventieve maatregelen bevat om toekomstige gebeurtenissen te voorkomen.	– Biedt een gestructureerde en alomvattende aanpak om de grondoorzaken aan te pakken en herhaling te voorkomen. – Zorgt voor verantwoording en opvolging van corrigerende maatregelen.	– Het opstellen van een projectplan om de cyberbeveiligingsverdediging te verbeteren na een inbreuk op de beveiliging. – Het ontwikkelen van een plan voor risicobeperking in de toeleveringsketen na een verstoringsgebeurtenis.	Voorbeeld van een actieplan: Specificeren van de stappen om softwarekwetsbaarheden te patchen en beveiligingsprotocollen te verbeteren na een inbreuk.
7. Implementatie (IM)	Voer het actieplan uit en bewaak de voortgang om ervoor te zorgen dat corrigerende maatregelen effectief worden uitgevoerd.	– Wijs voor elke corrigerende actie verantwoordelijkheden toe aan individuen of teams. – Volg de voortgang van de implementatie en zorg ervoor dat de tijdlijnen worden nageleefd. – Communiceer de status van corrigerende maatregelen naar relevante belanghebbenden.	– Zorgt ervoor dat het actieplan effectief en binnen gespecificeerde tijdlijnen wordt uitgevoerd. – Maakt realtime monitoring en aanpassing van acties mogelijk indien nodig.	– Het uitvoeren van software-updates en beveiligingsverbeteringen als onderdeel van een cybersecurity-actieplan. – Het monitoren van leveranciersrelaties en het implementeren van risicobeperkende maatregelen in een supply chain plan.	Implementatievoorbeeld: het uitrollen van een herzien productieproces om de hoofdoorzaken van productdefecten aan te pakken.
8. Evaluatie (EV)	Beoordeel de effectiviteit van het actieplan bij het voorkomen van soortgelijke gebeurtenissen en het verbeteren van algemene processen.	– Meet en evalueer de impact van corrigerende maatregelen op het voorkomen van herhaling. – Gebruik gegevens en prestatie-indicatoren om de effectiviteit van acties te beoordelen. – Vergelijk de resultaten na de implementatie met gegevens vóór de implementatie om de verbetering te verifiëren.	– Bepaalt of het actieplan succesvol is geweest bij het aanpakken van de hoofdoorzaken en het voorkomen van herhaling. – Valideert de effectiviteit van de corrigerende maatregelen en hun impact op de resultaten.	– Beoordelen of de nieuwe cyberbeveiligingsmaatregelen verdere inbreuken op de beveiliging hebben voorkomen. – Evalueren of maatregelen voor risicobeperkende toeleveringsketens de veerkracht hebben vergroot.	Evaluatievoorbeeld: Het vergelijken van productdefectpercentages voor en na proceswijzigingen om de verbetering te verifiëren.