Wat is op nul gebaseerde budgettering? Op nul gebaseerde budgettering in een notendop

Op nul gebaseerde budgettering is een budgetteringsmethode waarbij alle uitgaven moeten worden verantwoord voor elke nieuwe budgetperiode. Het is het geesteskind van Peter Pyhrr, een voormalig accountmanager bij Texas Instruments in de jaren zestig. Op nul gebaseerde budgettering is een budgetteringsproces waarbij financiering wordt toegewezen op basis van programma-efficiëntie en -noodzaak en niet op basis van de begrotingsgeschiedenis.

Aspect	Uitleg
Zero Based Budgeting (ZBB)	Zero-Based Budgeting is een budgetteringsaanpak waarbij organisaties elke budgetteringscyclus beginnen met een budget van nul dollar, en elke uitgave vanaf het begin moet worden gerechtvaardigd. Het is een methode voor het optimaliseren van de toewijzing van middelen en het prioriteren van uitgaven op basis van behoeften en waarde in plaats van historische budgetten.
kenmerken	- Budgetreset: ZBB vereist dat alle uitgaven, inclusief de vaste kosten, voor elke budgetteringsperiode opnieuw worden geëvalueerd. – Beslissingspakketten: De uitgaven worden onderverdeeld in beslissingspakketten, die elk een rechtvaardiging vereisen. – Resource-optimalisatie: Middelen worden toegewezen aan activiteiten met een hoge prioriteit. – Incrementele veranderingen: ZBB moedigt een kritisch onderzoek van elke uitgave aan. – Doorlopend proces: Het is een voortdurend budgetteringsproces.
Proces	1. Data Collection: Verzamel gegevens over alle uitgaven en activiteiten. 2. Beslissingspakketten: Maak pakketten voor elke uitgave met kostendetails en rechtvaardigingen. 3. Ranking: Prioriteit geven aan pakketten op basis van waarde en noodzaak. 4. Toewijzing: Wijs bronnen toe aan goedgekeurde pakketten. 5. Monitoren: Houd de uitgaven voortdurend in de gaten en pas ze indien nodig aan.
voordelen	- Efficiënt gebruik van hulpbronnen: ZBB wijst middelen toe op basis van de huidige behoeften. – Kostenbesparing: Het identificeert en elimineert onnodige uitgaven. – Uitlijning: Het brengt budgetten in lijn met de organisatiedoelstellingen. – Transparantie: De uitgaven worden grondig onderzocht en gerechtvaardigd. – Flexibiliteit: Zorgt voor flexibiliteit bij het toewijzen van middelen.
Uitdagingen	- Resource-intensief: Het proces kan tijdrovend en arbeidsintensief zijn. – Weerstand: Werknemers kunnen zich verzetten tegen veranderingen in de budgetteringspraktijken. – Ingewikkeldheid: Complexe organisaties kunnen het lastig vinden om ZBB te implementeren. – Focus op korte termijn: Het kan zijn dat er onvoldoende aandacht is voor de langetermijnplanning. – Risico op snijwonden: Sommige waardevolle activiteiten kunnen worden geschrapt als ze niet goed worden gerechtvaardigd.
Implementatietips	- Duidelijke richtlijnen: Zorg voor duidelijke richtlijnen voor het opstellen van beslissingspakketten. – Betrek belanghebbenden: Betrek relevante afdelingen en medewerkers. – Trainingen: Train personeel in de ZBB-principes en -praktijken. – Pilootprogramma: Overweeg een proefprogramma voordat het volledig wordt geïmplementeerd. – Communicatie: Communiceer de doelstellingen en voordelen van ZBB naar alle belanghebbenden.
Significantie	Zero-Based Budgeting daagt de traditionele incrementele budgetteringsaanpak uit door een nieuwe evaluatie van alle uitgaven te vereisen. Het helpt organisaties middelen efficiënter toe te wijzen, verspilling te elimineren en prioriteit te geven aan initiatieven die aansluiten bij hun strategische doelstellingen. ZBB bevordert een cultuur van kostenbewustzijn en verantwoordelijkheid.
Conclusie	Zero-Based Budgeting is een budgetteringsmethode die de optimalisatie en transparantie van middelen bevordert door rechtvaardiging voor alle uitgaven te vereisen. Hoewel het uitdagingen met zich meebrengt, biedt het aanzienlijke voordelen in termen van kostenreductie en afstemming op de doelstellingen van de organisatie. De succesvolle implementatie ervan vereist een zorgvuldige planning en betrokkenheid van belanghebbenden.

Op nul gebaseerde budgettering begrijpen

De methode gaat uit van een zogenaamde “zero base” waarbij de behoeften en kosten van elke functie binnen een organisatie worden geanalyseerd.

Het budget zelf wordt dan opgebouwd rond wat er nodig is voor de komende periode – ongeacht of het hoger of lager is dan het budget dat het krijgt.

In wezen moedigt de op nul gebaseerde budgetteringsmethode bedrijven aan om hun geld verstandig uit te geven door elke cent van de uitgaven een doel te geven.

Voor bedrijven waarvan de algemene en administratieve kosten hoger zijn dan hun inkomsten, is het beheersen van de kosten cruciaal voor succes.

Hoewel veel bedrijven hun operationele budgetten verlagen en nog steeds dezelfde hoeveelheid werk verwachten, is op nul gebaseerde budgettering een duurzaam vorm van kostenreductie.

De methode is een herhaalbaar proces dat de bedrijfsdeskundigen kunt gebruiken om de financiële prestaties elke maand te beheren.

De meest effectieve zero-based budgettering strategie steunt op een diepgaand begrip van kostendrijvers.

Met behulp van die inzichten, de bedrijfsdeskundigen kan agressieve maar geloofwaardige budgetdoelen stellen en een cultuur van kostenbeheer in de organisatie opbouwen.

Op nul gebaseerde budgettering en traditionele kostenbesparingen

Hieronder volgt een korte blik op de algemene verschillen tussen op nul gebaseerde budgettering en de traditionele kostenbesparende benadering:

Artikelevaluatie

Traditionele kostenbesparingen richten zich op wat verwijderd moet worden, terwijl zero-based budgeting zich richt op wat behouden moet worden.

strekking

Traditionele kostenbesparingen richten zich op een beperkter aantal kosten- of kostenreductietools.

Op nul gebaseerde budgettering onderzoekt elk kostengebied voor de breedste set tools voor kostenreductie.

Activiteiten

Traditionele kostenbesparingen proberen activiteiten te verbeteren door meer efficiëntie en effectiviteit.

Omgekeerd wordt bij zero-based budgeting gekeken welke activiteiten in eerste instantie moeten worden uitgevoerd en hoe ze moeten worden uitgevoerd.

Planning

Traditionele kostenbesparingen berusten op het creëren van initiatiefplanning en -uitvoering.

Op nul gebaseerde budgettering bevordert in plaats daarvan de ontwikkeling van alomvattend initiatief Design, planning en uitvoering.

Best practices voor op nul gebaseerde budgettering

Om het maximale uit zero-based budgeting te halen, moeten bedrijven de volgende best practices in gedachten houden:

Identificeer quick wins

Om momentum op te bouwen, kan het handig zijn om je te concentreren op groter en stabieler bedrijfsdeskundigen eenheden worstelen met winstgevendheid.

Hetzelfde kan ook worden gezegd voor gebieden die worden gekenmerkt door indirecte en slecht begrepen uitgaven.

Beginnen met deze elementen bouwt eerst belangrijke vroege overwinningen op voor op nul gebaseerde budgettering en zorgt ervoor dat de verstoring voor de organisatie tot een minimum wordt beperkt.

Selecteer het juiste platform

Effectieve op nul gebaseerde budgettering hangt af van een bewustzijn van operationele kostenfactoren zoals productiviteitsratio's, invoerkosten en activiteitenvolumes.

Traditionele budgetteringssoftware houdt geen rekening met deze drijfveren, die dan van elders moeten worden geïmporteerd of in een spreadsheet moeten worden gecombineerd.

Dit is een vervelende benadering die vatbaar is voor menselijke fouten en misrekeningen.

Een betere oplossing is een geïntegreerde financiële planning platform zoals Anaplan.

Duurzaamheidsplanning

Het is belangrijk dat een organisatie niet op haar lauweren gaat rusten na het toepassen van zero-based budgeting op een enkel project.

De aanpak moet waar mogelijk op andere gebieden worden gebruikt en kan ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat kostenbesparende initiatieven op eerdere projecten worden voortgezet.

Samenwerken met anderen

Op nul gebaseerde budgettering is erop gebaseerd dat elke activiteit nauwkeurig wordt onderzocht om te bepalen of deze kan worden stopgezet of op zijn minst goedkoper kan worden uitgevoerd.

Het samenstellen van een cross-functioneel team is de beste manier om ervoor te zorgen dat de analyse is grondig, goed afgerond en gebaseerd op expertise.

Als alternatief kan de bedrijfsdeskundigen kan ervoor kiezen een derde partij in te huren om de objectiviteit te vergroten en onvermijdelijke budgetcompromissen te onderhandelen.

Voorbeeld van op nul gebaseerde budgettering

Laten we, om het concept van op nul gebaseerde budgettering beter te begrijpen, eens kijken naar het hypothetische voorbeeld van een bedrijf genaamd Telco dat televisies verkoopt.

Telco heeft een snelle groei de afgelopen twee jaar dankzij pandemische stimuleringsgelden die consumenten hebben uitgegeven aan home entertainment.

Een bouwhausse op basis van een belofte van de federale regering om de immigratie te verhogen, wordt ook als gunstig beschouwd.

Nu, in 2022, vinden de leidinggevenden van Telco het belangrijk om een nieuwe begroting op te stellen en de bedrijfsfinanciën in toom te houden ter voorbereiding op de volgende ronde van groei.

Stap 1 – Maak een doel

Vóór de pandemie nam Telco een lening van $ 3 miljoen aan met maandelijks betaalde rente en een forfaitaire (ballon)betaling op de vervaldatum van de lening, die in 2025 zal plaatsvinden.

Het management stelde zich ten doel de lening vervroegd af te lossen en het vrijgekomen kapitaal te gebruiken om eigen vermogen op te bouwen in het bedrijf.

Stap 2 – Identificeer elke bron van inkomsten

Omwille van dit voorbeeld gaan we ervan uit dat Telco's enige bron van inkomsten de verkoop van televisies aan consumenten is.

Het bedrijf is van mening dat zijn verkoop zal toenemen in lijn met de toegenomen immigratie en de daaropvolgende bouwhausse.

Op basis van historische verkoopgegevens en sectorkennis weet het management dat elke nieuwe woning gemiddeld drie televisietoestellen heeft.

Ze hebben ook reden om aan te nemen dat de verkoop in 2023 de gegevens van 2022 met 10% zal overschrijden. Deze groei factor wordt vervolgens gebruikt om de geschatte opbrengst en kosten van verkochte goederen (COGS) te bepalen.

Stap 3 – Identificeer uitgaven

In de derde stap kijkt Telco naar zijn uitgavenblad voor 2021 en bepaalt hoeveel elke uitgave in 2022 zal stijgen.

Zodra de uitgaven voor 2022 in dollars zijn geprojecteerd, analyseert het management ze allemaal en rechtvaardigt deze prognose. In het geval van Telco kan de lijst er ongeveer zo uitzien:

Kosten van verkochte goederen (10% stijging) - kan niet worden vermeden.
Salaris (3% verhogingen) – onderneming die al met een minimum aan personeel werkt en met inflatiegerelateerde loonsverhogingen.
Voordelen (2% stijging) – op basis van het federaal verplichte bijdragebedrag. Kan niet worden vermeden.
Winkelhuurovereenkomsten (35% afname) – gebaseerd op een herschikking van de winkelindeling om de footprint te verkleinen en ook een toename van de leegstand van commercieel vastgoed.
Kantoorbenodigdheden (50% afname) – overtollige voorraad van het voorgaande jaar, kosten verlagen.

Stap 4 – Kosten analyseren en aanpassen

Het verstrekken van een rechtvaardiging voor elke uitgave en het verminderen van de kosten van sommige ervan zijn belangrijke aspecten van op nul gebaseerde budgettering.

Vaak wordt de rechtvaardiging voor kostenbesparingen pas onthuld als de bedrijfsdeskundigen neemt de tijd om elke uitgave te plannen en te onderzoeken.

Telco begrijpt bijvoorbeeld dat winkelhuurovereenkomsten een noodzakelijk onderdeel zijn van doen bedrijfsdeskundigen.

Maar na voorzichtig analyse van de leasekosten, is bepaald dat de indeling van elke winkel kan worden gewijzigd om in een kleinere ruimte te passen.

Het management realiseert zich ook dat de pandemie ertoe heeft geleid dat veel bedrijven zijn gesloten.

Hierdoor is de leegstand van commercieel vastgoed gedaald, waardoor Telco in een sterkere positie verkeert om met zijn verhuurders nieuwe huurovereenkomsten te sluiten.

Stap 5 – Resterende middelen toewijzen

Nu het bedrijf budgetbeschermingen voor 2023 heeft ontwikkeld, kan het zijn geschatte geld Het saldo wordt door het management vastgesteld op $1.7 miljoen.

Door te vergelijken inkomen verklaringen en geld saldi van dit jaar en het volgende, kunnen ze bepalen hoe ze het beste kunnen omgaan met het afbetalen van de lening van $ 3 miljoen.

In deze context moet Telco rekening houden met zijn resterende geld saldo en aflossingen van de leningrente over verschillende strategieën.

One strategie kan het bedrijf verlaten met een klein saldo, maar het meer besparen op leningrente, terwijl een ander strategie minder aflossen van het leningsprincipe zal de rentebetalingen verhogen, maar het bedrijf achterlaten met meer geld in geld.

Ongeacht welke strategie wordt gekozen, zullen ze echter allemaal bijdragen aan het afbetalen van de lening en het vergroten van het eigen vermogen. Als het management zich bewust is van de voor- en nadelen van elke optie, kan het in het beste belang van het bedrijf handelen.

Case Study's

Persoonlijke financiën: Een gezin realiseert zich dat hun maandelijkse uitgaven hoger zijn dan hun maandelijkse uitgaven inkomen. In plaats van kleine bezuinigingen op hun bestaande begroting door te voeren, beginnen ze helemaal opnieuw. Ze vermelden al hun bronnen inkomen voor de maand en geef vervolgens prioriteit aan hun uitgaven, te beginnen met essentiële zaken zoals huur en boodschappen. Alle niet-essentiële uitgaven, zoals entertainment of uit eten gaan, moeten worden gerechtvaardigd op basis van het resterende budget.
Startups: Een tech-startup besluit na de eerste financieringsronde voor het volgende fiscale jaar een zero-based budgetteringsaanpak te hanteren. In plaats van te vertrouwen op eerdere budgetten, gaat elke afdeling van marketing tot productontwikkeling, moet elke uitgave rechtvaardigen. Dit helpt de startup om geld toe te wijzen aan projecten die aansluiten bij hun doelstellingen groei strategie en zorgt ervoor dat ze het maximale halen waarde van hun beperkte middelen.
Onderwijsinstellingen: Een school die met bezuinigingen wordt geconfronteerd, hanteert een zero-based budgetteringsaanpak. In plaats van over de hele linie te bezuinigen, evalueren ze elk programma, elke activiteit en elke les vanuit een ‘nulbasis’. Programma’s die aansluiten bij de kern van de school missie en een aantoonbare impact hebben op de leerresultaten krijgen prioriteit.
Overheidsinstellingen: Als reactie op de vraag van belastingbetalers naar een efficiënter gebruik van middelen, besluit een lokale overheid een zero-based budgeting te implementeren. Elk departement moet elk jaar zijn volledige begrotingsaanvraag verantwoorden, in plaats van te vertrouwen op de begroting van het voorgaande jaar als uitgangspunt. Deze aanpak brengt inefficiënties en overbodige programma’s aan het licht, waardoor een betere toewijzing van belastinggeld mogelijk wordt.
Productie sector: Een productiebedrijf dat te maken krijgt met hevige concurrentie en krimpende marges besluit een zero-based budgeting toe te passen. Ze houden elk proces onder de loep, van inkoop tot productie distributie, beginnend bij een nulbasis. Dit helpt hen bij het identificeren van inefficiënties en gebieden waar ze betere deals met leveranciers kunnen onderhandelen of kosteneffectievere productietechnieken kunnen toepassen.
Non-profits: Een non-profitorganisatie die de impact van donorgelden wil maximaliseren, past een zero-based budgeting toe. In plaats van hun begroting te baseren op de uitgaven van het voorgaande jaar, evalueren ze elk programma en initiatief helemaal opnieuw, zodat ze ervoor zorgen dat de donorgelden op de meest impactvolle manier worden gebruikt.
Retail business: Een winkelketen maakt, in een poging om concurrerend te blijven en de winstgevendheid te vergroten, gebruik van zero-based budgeting. Ze evalueren alles opnieuw, van winkelhuurovereenkomsten tot winkelhuur marketing campagnes, waarbij ervoor wordt gezorgd dat elke bestede dollar bijdraagt aan die van het bedrijf groei en winstgevendheid.
Event Planning: Een bedrijf voor evenementenplanning, belast met het organiseren van een grote conferentie, maakt gebruik van zero-based budgeting. Ze beginnen met het opsommen van alle potentiële uitgaven, van zaalhuur tot catering marketing. Elke uitgave moet gerechtvaardigd worden op basis van de verwachte opbrengsten, zodat het evenement zowel succesvol als winstgevend is.
Gezondheidszorg: Een ziekenhuis dat de beste zorg wil bieden en tegelijkertijd de stijgende kosten wil beheersen, past een zero-based budgeting toe. Ze evalueren elke afdeling en dienst en zorgen ervoor dat middelen worden toegewezen op een manier die de patiëntresultaten en operationele efficiëntie maximaliseert.
Landbouw: Een boerderij die te maken heeft met onvoorspelbare weerpatronen en fluctuerende grondstoffenprijzen, maakt gebruik van zero-based budgeting. Ze evalueren alle kosten, van zaden tot apparatuur en arbeid, en zorgen ervoor dat ze investeren in gebieden die de beste opbrengst en winstgevendheid opleveren.

Key afhaalrestaurants

Op nul gebaseerde budgettering is een budgetteringsproces waarbij financiering wordt toegewezen op basis van programma-efficiëntie en -noodzaak en niet op basis van de begrotingsgeschiedenis. Het is ontwikkeld door Peter Pyhrr, een voormalig accountmanager bij Texas Instruments in de jaren zestig.
Op nul gebaseerde budgettering is gebaseerd op een diep begrip van kostenfactoren, waarbij deze inzichten worden gebruikt om agressieve maar geloofwaardige en duurzame operationele budgetten vast te stellen.
Om het maximale uit zero-based budgeting te halen, bedrijfsdeskundigen moeten zich op specifieke gebieden concentreren om snelle overwinningen te behalen en een cultuur van effectief kostenbeheer tot stand te brengen. Het juiste selecteren platform en het samenstellen van een multifunctioneel team om itemcontroles uit te voeren is ook van vitaal belang.

Belangrijkste inzichten

Wat is op nul gebaseerde budgettering: Een budgetteringsmethode waarbij alle uitgaven vanaf nul moeten worden gerechtvaardigd voor elke nieuwe budgetperiode, waarbij de nadruk ligt op de efficiëntie en noodzaak van het programma in plaats van op de budgetgeschiedenis.
Oorsprong van op nul gebaseerde budgettering: Ontwikkeld door Peter Pyhrr, een voormalig accountmanager bij Texas Instruments in de jaren zestig.
Nul basisanalyse: De methode vertrekt vanuit een “zero base” en analyseert de behoeften en kosten van elke functie binnen een organisatie.
Doelgerichte uitgaven: Moedigt bedrijven aan om elke cent van de uitgaven een doel te geven, waardoor verstandige uitgaven worden gegarandeerd en de kosten worden beheerst voor succes.
Duurzame kostenreductie: In tegenstelling tot traditionele kostenbesparingen, is zero-based budgeting een herhaalbaar proces voor duurzame kostenreductie.
Kenmerken van op nul gebaseerde budgettering: Richt zich op wat behouden moet worden in plaats van verwijderd, onderzoekt elk kostengebied, overweegt de noodzaak van activiteiten en omvat een uitgebreide planning van initiatieven.
Best practices voor op nul gebaseerde budgettering:
1. Identificeer quick wins voor momentum en minimalisering van verstoringen.
2. Kies een passende financiële planning platform zoals Anaplan voor inzichten in operationele kostenfactoren.
3. Zorg voor duurzaamheid door zero-based budgeting toe te passen op andere gebieden en kostenbesparende initiatieven te handhaven.
4. Werk samen met cross-functionele teams of derde partijen voor grondige analyse en objectiviteit.
Zero-Based Budgeting Voorbeeld (Telco): Een hypothetisch voorbeeld van een bedrijf dat op nul gebaseerde budgettering gebruikt om zijn budget voor het volgende jaar vast te stellen, rekening houdend met inkomstenbronnen, verwachte uitgaven en kostenbesparende strategieën om een lening af te betalen en eigen vermogen op te bouwen.