- De Kepner-Tregoe-matrix is een besluitvormingstechniek met een focus op de rigoureuze analyse en evaluatie van beslissingen en hun alternatieven.
- De Kepner-Tregoe-matrix stelt bedrijven in staat slimmere beslissingen te nemen over kritieke kwesties die vaak onderhevig zijn aan vooroordelen zoals emotie of tijdsdruk.
- De Kepner-Tregoe-matrix kan in acht stappen worden ingevuld, met als hoogtepunt het toekennen van numerieke scores aan elke beslissing op basis van gewogen factoren op basis van de behoeften van het bedrijf.
De Kepner-Tregoe-matrix begrijpen
De Kepner-Tregoe-matrix is in de jaren zestig ontwikkeld door managementconsultants Charles H. Kepner en Benjamin B. Tregoe en is ontwikkeld om bedrijven te helpen bij het navigeren door de beslissingen die ze dagelijks nemen. De Kepner-Tregoe-matrix is een hoofdoorzaak analyse gebruikt bij het nemen van beslissingen in organisaties.
De methode is ontwikkeld om bedrijven te helpen navigeren door de beslissingen die ze dagelijks nemen. Veel van de meest kritische beslissingen worden meestal snel en zonder veel nadenken genomen.
Dit leidt tot een minder dan bevredigend besluitvormingsproces op basis van emotie, intuïtie en overhaaste conclusies.
Gelukkig is het nemen van beslissingen een vaardigheid die je kunt leren. De Kepner-Tregoe-matrix benadert elke beslissing door belangrijke besluitvormingsinformatie te verzamelen, te ordenen en vervolgens te evalueren.
De matrix is inderdaad een rationeel model voor systematische besluitvorming, geleid door de beoordeling en prioritering van risico's. Het model legt de nadruk op het vinden van de best mogelijke keuze met minimale negatieve gevolgen.
De acht belangrijkste stappen naar de Kepner-Tregoe-matrix
Kepner-Tregoe-matrices kunnen behoorlijk complex worden als veel factoren bijdragen aan het besluitvormingsproces.
De meeste analyses bevatten echter acht stappen:
1 – Maak een beslissingsverklaring.
Welke actie is vereist? Wat zijn de belangrijkste doelstellingen? Wat is het gewenste resultaat, of hoe wordt een succesvolle beslissing gedefinieerd? Het is niet nodig om in eerste instantie ultraspecifiek te zijn, maar het is belangrijk om het probleem te begrijpen en waarom corrigerende maatregelen moeten worden genomen. Problemen moeten vanuit meerdere perspectieven worden besproken, waarbij teamleden zich vrij voelen om hun zorgen te uiten.
2 – Definieer operationele doelstellingen
Deze factoren omvatten:
- Strategische vereisten (“must-haves”) – wat moet de uiteindelijke beslissing bevatten, bevatten of toestaan? Strategische eisen zijn absoluut in die zin dat er geen compromissen worden gesloten. Een trampolinebedrijf moet bijvoorbeeld trampolines produceren die een gewicht van 300 lbs kunnen dragen.
- Operationele doelstellingen ("wensen") - wat wil het bedrijf dat de uiteindelijke beslissing ondersteunt? Wat zou fijn zijn om te hebben?
- Beperkingen (limieten) - factoren die het vermogen om te beslissen beperken, zoals geld, expertise of materialen.
3 – Weeg operationele doelstellingen
Weeg voor elke "behoefte" die in de vorige stap is geïdentificeerd, elk op een schaal van 1-10, waarbij 10 het belangrijkst is. Het trampolinebedrijf wil misschien marktdominantie in de sector voor adolescenten en jongvolwassenen, en scoort hiervoor een 8 op 10.
4 – Genereer een lijst met alternatieven
Brainstorm voor elke beslissing over een lijst met mogelijke alternatieve manieren van handelen. Dit omvat een handelwijze die geen eerder vastgestelde operationele doelstellingen (“wensen”) ondersteunt.
5 – Wijs relatieve scores toe aan elk alternatief
Beoordeel voor de eerste alternatieve actie elke doelstelling (wens) op basis van hoe goed het alternatief de behoefte ondersteunt (bevredigt) met behulp van een schaal van 1 tot 10. Vermenigvuldig vervolgens elke gewogen score uit stap 3 met de tevredenheidsrangschikking
Het trampolinebedrijf kan bijvoorbeeld van mening zijn dat een alternatief voor marktdominantie een plaats tussen de vijf topverkopers kan zijn. Zij kennen dit alternatief een score van 5 toe, wat betekent dat de gewogen score 8 x 5 = 40 is.
Ten slotte moet elke gewogen score bij elkaar worden opgeteld om een eindscore voor elke alternatieve handelwijze te verkrijgen.
6 – Rangschik de best scorende alternatieven
Kies uit de totale gewogen score voor elke alternatieve actie de drie hoogste scorers.
7 – Genereer een lijst met problemen
Genereer vervolgens voor elk een lijst met mogelijke problemen en scoor ze op een schaal van 1 tot 10 op basis van hun waarschijnlijkheid en significantie.
8 – Vergelijk ranglijsten
De besluitvorming moet dan worden geleid door de rangorde van alternatieve handelingswijzen te vergelijken met hun respectieve rangschikking van tegenspoed. Hogere alternatieve rankings gekoppeld aan lagere tegenspoed rankings hebben de voorkeur. Besluitvormers kunnen echter de kans op nadelige effecten verkleinen door een lijst met proactieve en objectieve oplossingen te genereren.
Voorbeelden van Kepner-Tregoe-matrix
In het laatste deel zullen we enkele casestudies bekijken van hoe de matrix is gebruikt in real-world scenario's.
Microsoft
Toen CEO Satya Nadella in 2014 het roer van Microsoft overnam, implementeerde hij een bedrijfsbrede groei strategie waarin het belang van klanttevredenheid en levenslang leren werd benadrukt.
Om zijn klanten beter van dienst te kunnen zijn, heeft Microsoft's Customer Service & Support (CSS) de Kepner-Tregoe-methodologie geïntegreerd in CSS-systemen en -statistieken over de hele wereld. In het bijzonder werden de rationele processen van de aanpak gebruikt door ingenieurs en advocaten om de hoofdoorzaken van problemen snel en nauwkeurig te vinden, betere beslissingen te nemen en herhaling van problemen te minimaliseren.
Microsoft gebruikte de matrix om de volgende primaire doelstellingen te bereiken:
- Verhoog de klanttevredenheid en teamsamenwerking.
- Stimuleer een cultuur van obsessie met de klant.
- Rijervaring die de beste ter wereld is.
- Verminder belangrijke meetwaarden zoals het aantal op te lossen dagen (DTS) en tijdminuten per incident/netto-inspanning (TMPI).
Na slechts drie maanden waren de resultaten duidelijk. Dankzij de Kepner-Tregoe-aanpak kon Microsoft DTS met gemiddeld 1 dag per geval verminderen. De totale TMPI daalde ook met gemiddeld 27 minuten per geval, terwijl de klanttevredenheid is met 3.3% gestegen.
CSS integreert nu Kepner-Tregoe-methodologieën in de klantenservice en biedt specifieke documentatie over hoe deze in een workflow moet worden toegepast. Meer dan 7,000 CSS-teamleden gebruiken het nu om de klanten van Microsoft een superieure ervaring te bieden.
doelwit
Target Corporation gebruikte de Kepner-Tregoe-benadering om de prestaties van het IT-incidentbeheer te verbeteren. Het bedrijf wilde met name het proces voor het oplossen van incidenten versnellen en tegelijkertijd de impact op de bedrijfsvoering en de klant minimaliseren.
Target was om verschillende redenen gemotiveerd om betere beslissingen te nemen in scenario's met hoge inzetten. Zo werden incidenten binnen het bedrijf steeds complexer waardoor de kans op een grote storing ook toenam. Bovendien waren de experts die deze problemen beheerden verspreid over een groot geografisch gebied en hadden ze een aanzienlijke mate van coördinatie nodig om problemen in realtime op te lossen. Misschien wel het allerbelangrijkste: het ontbrak Target aan een consistente en herhaalbare aanpak om incidenten aan te pakken en ervoor te zorgen dat elke belangrijke stakeholder op de hoogte was van de laatste ontwikkelingen.
Vier maanden lang ontwikkelde Target een schaalbare benadering van incidentbeheer met betrekking tot de volgende metrics: variatie, time-to-restore en vermijding van wereldwijde incidenten. De aanpak resulteerde in een verkorting van de gemiddelde hersteltijd met 74% en een aanzienlijke toename van het percentage wereldwijde incidenten dat werd vermeden.
Dit werd bereikt door eerst een basisprestatieniveau vast te stellen waartegen alle capaciteiten, processen en IT-functies zouden worden beoordeeld. Target gebruikte vervolgens de Kepner-Tregoe-principes om de reeks processtappen en beslissingen die werden gebruikt bij incidentbeheer te stroomlijnen. Dit hielp het bedrijf stress en paniek in extreme scenario's te verminderen en een situatie te voorkomen waarin besluitvormers tijd verspilden aan ineffectieve "trial-and-error"-pogingen om problemen op te lossen.
Gelukkig voor Target resulteerde het project ook in verbeteringen in de proceskwaliteit en consistentie.
Apple inc.
- Probleemoplossing bij productontwikkeling: Apple zou bijvoorbeeld de Kepner-Tregoe-matrix kunnen gebruiken in zijn productontwikkelingsproces om ontwerp- en technische uitdagingen systematisch aan te pakken. Bij het ontwerpen van de iPhone X stond het technische team van Apple bijvoorbeeld voor de uitdaging om Face ID-technologie te integreren in een randloos beeldscherm. Ze gebruikten de matrix om alternatieve ontwerpbenaderingen te beoordelen, de impact op de gebruikerservaring te evalueren en een beslissing te nemen die leidde tot de succesvolle integratie van Face ID.
- Kwaliteitscontrole bij productie: De productiefaciliteiten van Apple maken gebruik van de Kepner-Tregoe-aanpak om de productkwaliteit te behouden. Wanneer zich een fabricagefout of afwijking voordoet, helpt de matrix ingenieurs en kwaliteitscontroleteams de hoofdoorzaak te identificeren, de potentiële impact op de productkwaliteit te beoordelen en te beslissen over corrigerende maatregelen. Deze systematische aanpak zorgt ervoor dat productdefecten effectief worden aangepakt, waardoor productieverstoringen tot een minimum worden beperkt.
- Datacenterbeheer: Google zou kunnen vertrouwen op de Kepner-Tregoe-methodologieën om zijn uitgebreide netwerk van datacenters te beheren. Wanneer zich een kritiek probleem voordoet, zoals een serverstoring of gegevensverlies, volgen de datacenterteams van Google het probleemoplossingsproces van de matrix. Ze definiëren het probleem, verzamelen gegevens, analyseren mogelijke oorzaken en rangschikken oplossingen op basis van hun impact en haalbaarheid. Deze aanpak stelt Google in staat de betrouwbaarheid en uptime van zijn datacenters te behouden, die cruciaal zijn voor zijn clouddiensten en zoekactiviteiten.
- Productprioritering: De productmanagementteams van Google gebruiken de Kepner-Tregoe-matrix om prioriteit te geven aan nieuwe functies en verbeteringen voor producten als Google Workspace en Google Cloud Platform. Door operationele doelstellingen te definiëren, deze te wegen en alternatieve ontwikkelingstrajecten te evalueren, zorgt Google ervoor dat het middelen investeert in de meest impactvolle productverbeteringen. Deze systematische aanpak stemt de productontwikkeling af op de behoeften van de klant en markttrends.
Amazone
- Optimalisatie van de toeleveringsketen: Amazon zou de Kepner-Tregoe-matrix kunnen gebruiken in zijn supply chain-management om logistieke uitdagingen aan te pakken. Wanneer zich verstoringen voordoen in de toeleveringsketen, zoals vertragingen bij productleveringen of inventaris tekorten passen de logistieke teams van Amazon de matrix toe om de hoofdoorzaken te identificeren, de impact op de bestellingen van klanten te beoordelen en de beste corrigerende maatregelen te selecteren. Deze aanpak helpt Amazon zijn reputatie op het gebied van betrouwbare en efficiënte orderafhandeling te behouden.
- Klantenservice oplossing: De klantenserviceteams van Amazon gebruiken de Kepner-Tregoe-aanpak om complexe klantproblemen op te lossen. Wanneer klanten problemen melden met hun bestellingen of diensten, volgen de ondersteuningsagenten van Amazon een gestructureerd probleemoplossingsproces op basis van de matrix. Ze definiëren het probleem, verzamelen relevante informatie, analyseren mogelijke oorzaken en bevelen oplossingen aan. Deze systematische aanpak zorgt voor een consistente en effectieve oplossing van klantproblemen.
Kepner Tregoe versus Six Sigma
Beide benaderingen kijken naar het verbeteren van de efficiëntie, gericht op een datagestuurde aanpak. Tegelijkertijd is de Kepner-Tregoe-matrix een besluitvormingstechniek die in verschillende zakelijke contexten wordt gebruikt.
Six Sigmain plaats daarvan wordt het voornamelijk gebruikt om de efficiëntie in de productieprocessen te verbeteren.
Uiteraard kan six sigma ook worden aangepast aan elk optimalisatieproces binnen de organisatie om te begrijpen wat er verbeterd kan worden.
Toch werd de six sigma-benadering voornamelijk gebruikt in productie- en toeleveringsketens. In de loop van de tijd is six sigma ook aangepast voor softwareontwikkeling.
Met de opkomst van de software-industrie, die hardware heeft ingehaald, en fysieke processen (tegenwoordig worden producten als de iPhone en Tesla beter dankzij software-updates in plaats van alleen hardware-updates), kunnen software-updates vele malen betere verbeteringen opleveren dan gewoon hardware.
In dit kader is six sigma aangepast aan de softwarewereld.
Inderdaad, alle behendige beweging komt ook van eerdere optimalisatieprocessen die zijn toegepast op productie, zoals: zes sigma en lean manufacturing.
Daarom hebben we geholpen met het aanpassen van optimalisatieprocessen, van productie tot software, met de opkomst van de agile beweging.
Belangrijkste hoogtepunten over de Kepner-Tregoe-matrix:
- Kepner-Tregoe-matrix: De Kepner-Tregoe-matrix is een besluitvormingsinstrument dat in de jaren zestig is ontwikkeld door managementconsultants Charles H. Kepner en Benjamin B. Tregoe. Het heeft tot doel de kwaliteit van organisatorische beslissingen te verbeteren door een systematische aanpak te bieden.
- Doel: De methode is ontworpen om overhaaste en emotiegedreven besluitvorming tegen te gaan en biedt een gestructureerd proces voor het analyseren en evalueren van opties.
- Acht stappen van de Kepner-Tregoe-matrix:
- Maak een beslissingsverklaring: Definieer de vereiste actie, de belangrijkste doelstellingen en de gewenste resultaten.
- Definieer operationele doelstellingen: Identificeer strategische vereisten, operationele doelstellingen en beperkingen met betrekking tot de beslissing.
- Gewicht Operationele doelstellingen: Wijs gewichten toe aan operationele doelstellingen om het belang ervan te prioriteren.
- Genereer alternatieven: Brainstorm over mogelijke handelwijzen, inclusief alternatieven die niet aan de operationele doelstellingen voldoen.
- Relatieve scores toewijzen: Geef elk alternatief een score op basis van operationele doelstellingen op basis van hoe goed ze aan elke doelstelling voldoen.
- Rangschikking alternatieven: Selecteer de drie beste alternatieven met de hoogste gewogen scores.
- Probleemlijst genereren: Identificeer potentiële problemen die verband houden met elk alternatief en rangschik hun betekenis en waarschijnlijkheid.
- Vergelijk ranglijsten: Evalueer alternatieve handelwijzen door hun ranglijst te vergelijken met tegenslagranglijsten om weloverwogen beslissingen te nemen.
- Application Voorbeelden:
- Microsoft: Gebruikte de Kepner-Tregoe-aanpak om de klantenservice en ondersteuningsprocessen te verbeteren, wat resulteerde in kortere oplossingstijden voor zaken en een grotere klanttevredenheid.
- Doel: De methodologie gebruikt om de prestaties van IT-incidentenbeheer te verbeteren, wat heeft geleid tot een aanzienlijke verkorting van de hersteltijd en een toename van het aantal vermeden wereldwijde incidenten.
- Vergelijking met Six Sigma:
- Kepner-Tregoe-matrix: Richt zich primair op gestructureerde besluitvorming om de efficiëntie in verschillende zakelijke contexten te verbeteren.
- Zes sigma: Datagestuurde aanpak voor het elimineren van defecten in producten, diensten of processen, oorspronkelijk ontwikkeld voor productie en later aangepast aan andere gebieden, waaronder softwareontwikkeling.
- Agile beweging: Afgeleid van optimalisatieprocessen zoals Six Sigma en Lean Manufacturing, aangepast aan de software-industrie, met de nadruk op continue iteratie en waardelevering.
Verbonden analysekaders
Storingsmodus en effectenanalyse
Op activiteiten gebaseerd beheer
Gerelateerde strategieconcepten: Go-to-market-strategie, Marketing Strategy, Bedrijfsmodellen, Technische bedrijfsmodellen, Taken die nog gedaan moeten worden, Design Thinking, Lean startup-canvas, Waardeketen, Value Proposition Canvas, Evenwichtige scorekaart, Bedrijfsmodel Canvas, SWOT-analyse, Growth Hacking, Bundelen, Ontbundeling, bootstrapping, Venture Capital, Porter's Five Forces, Algemene strategieën van Porter, Porter's Five Forces, PESTEL-analyse, SWOT, Porter's diamanten model, ansoff, Technologie-adoptiecurve, SLEPEN, SOAR, Evenwichtige scorekaart, OKR's, Agile methodologie, Waarde voorstel, VTDF-framework, BCG Matrix, GE McKinsey-matrix, Kotter's 8-stappen veranderingsmodel.
Hoofdgidsen: