In diesem Artikel haben wir unseren Partner Meister eingeladen, das Unternehmen, das unglaubliche Produktivitätstools wie entwickelt hat MindMeister funktioniert MeisterTask um zu erklären, wie man eine Aufgabe einrichtet Management Boards für maximale Teamproduktivität!
Während viele Faktoren zur Produktivität Ihres Teams beitragen, wird häufig übersehen und unterschätzt, wie Sie Ihre Aufgaben einrichten Management Planke. Bei der Investition in eine neue Aufgabe ManagementSoftware., sind wir oft so begierig darauf, schnell loszulegen, dass wir unsere Projekte und Aufgaben planlos aufstellen. Nach kurzer Zeit gewöhnen sich die Teams an die hastig zusammengestellten Boards und der Gedanke, sie neu zu organisieren, scheint mehr Mühe zu bereiten, als es wert ist. Nehmen Sie sich stattdessen ein wenig Zeit, um Ihre Aufgabe einzurichten Management Boards von Anfang an optimal. Sicherzustellen, dass Informationen schnell zugänglich sind, Fortschritte leicht zu visualisieren und Arbeitsabläufe optimiert sind, wird sich erheblich auf die Produktivität Ihres Teams auswirken. Hier sind ein paar Fragen, die Sie zu Ihrem idealen Setup führen sollen.
Haben Stammkunden Sie auf Vorschuss? In diesem Fall ist es am besten, eine zu erstellen Projekt für jeden Kunden. Auf diese Weise können Sie einfach Aufgaben hinzufügen Projekt wenn Anfragen vom Kunden eingehen. Und wenn Sie gefragt werden, können Sie ein Status-Update geben, indem Sie schnell auf das Board blicken.
Wenn die Trennung von Projekten nach Kunden dazu führt, dass Aufgaben auf zu viele Standorte verteilt werden, versuchen Sie, Projekte basierend auf Teams zu erstellen. Beispielsweise hat Ihr Vertriebsteam möglicherweise einen bestimmten Arbeitsablauf und möchte lieber zusehen, wie sich alle Aufgaben seiner Kunden darin abarbeiten. Um den größeren Überblick über die Arbeit nicht zu verlieren, verbinden Sie Teamboards, indem Sie Aufgaben zwischen ihnen verschieben. In MeisterTask können Sie dies von Fall zu Fall manuell tun oder automatisieren das Verschieben von Aufgaben, die immer zwischen den gleichen Teams übergeben werden.
Wenn Sie mit Kampagnen und Strategien arbeiten, versuchen Sie, eine neue zu erstellen Projekt für jedes interne Programm. Zum Beispiel ein Marketing Das Team kann sich eine neue Kampagne einfallen lassen, die die Hilfe mehrerer Abteilungen erfordert. Erstellen Sie in diesem Fall eine Projekt für die Kampagne und laden alle relevanten Mitarbeiter in den Vorstand ein, unabhängig von Team oder Abteilung.
Wenn Sie ein Geschäft oder Restaurant betreiben, in dem sich Prozesse und Aufgaben regelmäßig wiederholen, versuchen Sie, verschiedene Projekte für verschiedene Teams oder verschiedene Schichten zu erstellen.
Sobald Sie sich entschieden haben, wie Sie Ihre Arbeit am besten aufteilen Geschäft in Projekte ein, beginnen Sie mit der Erstellung von Boards und laden Sie die entsprechenden Personen dazu ein. Denken Sie daran, dass nicht alle Projekt Mitglieder müssen die gleichen Rechte und Berechtigungen haben. Diese richtig einzustellen – vom Administrator bis zum Betrachter oder Kommentator – kann auch Fehler reduzieren und die Produktivität steigern.
Wie kann ich jedes Board optimieren?
Konzentrieren Sie sich zunächst darauf, das Richtige zu finden Arbeitsablauf.. Wenn Sie ein Tool wie verwenden MeisterTask, ein Standard Kanban Arbeitsablauf von Öffnung, In Bearbeitung, Erledigt
, wird wahrscheinlich schon da sein. Dieser Workflow kann locker für fast jeden geeignet sein Projekt, sollte aber unbedingt auf Ihre Teams, Abteilungen, Kunden oder Kampagnen angepasst werden.
Was ist der typische Prozess, den Aufgaben in jedem durchlaufen Projekt? Da alle Projekte anpassbar sind, kann die Antwort für jedes anders sein. Hier sind einige allgemeine Abschnitte, die Sie bei der Suche nach dem idealen Workflow berücksichtigen sollten.
Eine gängige Methode, noch zu erledigende Aufgaben zu organisieren, besteht darin, die zu erweitern tun Abschnitt in mehrere Abschnitte. Ein ... kreieren Rückstand Abschnitt, damit Ideen nicht vergessen werden, aber auch Ihre nicht verstopfen Als nächstes Abschnitt.
Wenn Sie eine gemacht haben Projekt Für ein bestimmtes Team oder eine bestimmte Abteilung hilft das Erstellen eines Abschnitts pro Spezialgebiet jedem, das Gesamtbild zu sehen und zu bemerken, wenn jemand überlastet ist. Wenn Sie beispielsweise in einem Entwicklungsteam arbeiten, sollten Sie erwägen, Abschnitte für zu erstellen Entwicklung, Design funktioniert Testen.
Hat das Projekt brauchen einen Abschnitt namens Überprüfung damit Kollegen oder Kunden Feedback geben können?
Vielleicht haben Sie ein Team erstellt Projekt Board, aber Aufgaben haben oft Abhängigkeiten von anderen Teams. In diesem Fall ein Abschnitt namens On Holdkann in Ordnung sein.
Es ist verlockend, das loszuwerden Erledigt
Abschnitt, um Platz auf Ihrem Board zu sparen, aber belassen Sie es dort, um Ihnen und Ihrem Team ein Erfolgserlebnis zu geben und eine einfache Möglichkeit, den Fortschritt der letzten Woche zu überprüfen.
Arbeitsabläufe sind nicht in Stein gemeißelt. Versuchen Sie, einen zu finden, der Ihnen passt think wird gut funktionieren für die Projekt und fragen Sie nach ein paar Wochen nach Feedback von der Projekt Mitglieder. In Kanban-basierten Aufgaben Management Tools wie MeisterTask, Abschnitte lassen sich leicht ändern, umbenennen und verschieben, und das Finden des Workflows, der Ihr Team am produktivsten macht, kann einige Versuche und Irrtümer beinhalten.
Nachdem Sie sich für einen Workflow entschieden haben, lesen Sie die Benutzeranleitung Ihrer Aufgabe durch Management Tool, um herauszufinden, wie Sie alle verwenden können Funktionen zu ihrem vollen Potenzial.In MeisterTask sind die Funktionen, die den größten Unterschied in der Produktivität ausmachen Automatisierungen. Sie erhöhen die Konsistenz, sparen Zeit und reduzieren Fehler. Hier nur einige Beispiele:
Wenn bestimmte Aufgaben immer derselben Person zugewiesen werden, richten Sie eine Automatisierung ein, damit Aufgaben in einem bestimmten Abschnitt abgelegt werden automatisch zugewiesen zu ihnen.
Sollen Aufgaben zwischen Teams übergeben werden? Erstellen Sie eine Automatisierung zu Aufgaben verschieben von einem ProjektErledigt
Abschnitt zu einem anderen ProjektMachen Abschnitt.
Gibt es in Ihrem Geschäft darauf verlassen, dass wiederkehrende Aufgaben pünktlich und korrekt ausgeführt werden? Dann erstellen wiederkehrende Aufgaben sodass Sie sich oder Ihre Kollegen nie daran erinnern müssen, diese sich wiederholenden, aber wesentlichen Aufgaben zu erledigen.
Benötigen Ihre Kunden detaillierte Berichte darüber, wie viel Zeit für ihre Aufgaben aufgewendet wurde? Richten Sie Abschnitte ein, die als fungieren Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter. Exportieren Sie dann einen Bericht und senden Sie ihn an den Kunden.
Was macht eine Aufgabe aus?
Nun das dein Projekt Boards richtig organisiert sind, Workflows optimiert sind und Sie alle Funktionen Ihres Tools zu Ihrem Vorteil nutzen, ist es an der Zeit, einen Blick auf die kleinsten Teile zu werfen: Aufgaben. Sie sollten nicht zu groß sein, sonst dauern sie zu lange und der Fortschritt stagniert. Sie sollten auch nicht zu klein sein, sonst werden die Informationen fragmentiert und desorganisiert.
Um die richtige Größe für Ihre Aufgaben zu finden, konzentrieren Sie sich auf die Dauer. Wie lange sollte es dauern, bis eine Aufgabe Ihren Workflow durchläuft? Beginnen Sie mit dem, was Sie für ideal halten würden, und prüfen Sie, ob es der Realität entspricht. Wenn es deutlich länger dauert, bis Aufgaben bearbeitet werden, passen Sie die Größe der Aufgaben an oder überdenken Sie Ihren Workflow.
Um sicherzustellen, dass Aufgaben so effizient und genau wie möglich erledigt werden, füllen Sie sie mit so vielen Informationen wie möglich aus. Fügen Sie Verantwortliche, Fälligkeitsdaten, Anhänge und Checklisten für detaillierte Prozesse hinzu. Wenn Sie all diese Informationen mit nur wenigen Klicks zur Verfügung haben, bleibt Ihr Team auf dem Laufenden und produktiv.
Bereit loszulegen?
Zusammenfassend, um die richtige Aufgabe zu finden Management Board, um die Produktivität Ihres Teams zu unterstützen, beginnen Sie von außen und arbeiten Sie sich nach innen vor. Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass Projekte aufgeteilt und logisch organisiert sind. Stellen Sie dann individuelle Workflows passend dazu zusammen Projekt. Stellen Sie schließlich sicher, dass Aufgaben die richtige Größe haben und alle Informationen Ihres Teams enthalten Bedürfnisse Dinge erledigen. Du zuerst Projekt wartet darauf, erstellt zu werden – haben Sie Spaß und denken Sie daran, dass Sie es nicht gleich beim ersten Mal richtig machen müssen!
