Zeitmanagement-Frameworks

Wenn Sie wie die meisten vielbeschäftigten Unternehmer sind, haben Sie einfach nie genug Zeit am Tag.

Von dem Moment an, in dem Sie aufwachen, beginnen konkurrierende Prioritäten, Sie in tausend verschiedene Richtungen zu ziehen.

Es ergibt Sinn. Sie wollen viel verdienen Einkommen Arbeit tun, die du liebst. Sie haben sich ehrgeizige Ziele gesetzt, um dies zu erreichen. Sie wurden ermutigt, Ihr stets aktives Outfit als Ehrenabzeichen zu tragen. Das ist das Leben auf der Überholspur, oder?

Trotzdem, obwohl du es immer tust etwas, werden Sie das Gefühl nicht los, dass Sie bei der Arbeit, die am wichtigsten ist, keine Fortschritte machen. Beschäftigt sein und effektiv sein sind schließlich nicht dasselbe.

Stellen Sie sich nun vor, jeden Tag mit einem tiefen Gefühl der Zufriedenheit zu beenden. Ein Gefühl der Erfüllung. Du kommst deinen Zielen immer näher. Mit der richtigen Zeit ist alles möglich Management Strategien.

Inhaltsverzeichnis

Machen Sie sich Ihre Prioritäten klar

Bringen Sie Ihre täglichen Handlungen Ihren Zielen näher? Oder fügen Sie einer endlosen To-Do-Liste immer wieder Punkte hinzu? Von einer dringenden Aufgabe zur nächsten hetzen?

Allzu oft betrachten wir diese Art von Chaos als einen natürlichen Bestandteil des Strebens nach Erfolg in der modernen Ära. Wir erledigen die Dinge, indem wir die letzte Sekunde jeder Stunde eines jeden Tages herausholen.

Das Problem ist, dass Sie nichts wirklich Bedeutsames erreichen werden, wenn Sie sich zu dünn ausbreiten. Das ist die Kernidee hinter ONE Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results von Gary Keller und Jay Papasan.

Mit diesem alten Sprichwort unterstreichen die Autoren ihre Botschaft perfekt:

„Wenn du zwei Kaninchen jagst, wirst du am Ende keine haben.“

Es gibt einen besseren Weg. Und es erfordert harte Entscheidungen.

Nehmen Sie sich Zeit, um sich regelmäßig mit Ihren Zielen zu verbinden. Was sind Ihre Hoffnungen und Wünsche? Was macht dir Angst? Lass deine Träume und Ängste bestimmen, wie du deine Zeit verbringst. Sie werden bald feststellen, dass nicht alle Aufgaben gleich sind. Betrachten Sie ein Konzept von Vilfredo Pareto, dem italienischen Ökonomen, der auf die Idee kam Pareto-Prinzip.

Pareto-Prinzip-Pareto-Analyse — Die Pareto-Analyse ist eine Statistik Analyse benutzt in Geschäft Entscheidungsfindung, die eine bestimmte Anzahl von Inputfaktoren identifiziert, die den größten Einfluss auf haben Einkommen. Es basiert auf dem gleichnamigen Pareto-Prinzip, das besagt, dass 80 % der Wirkung von etwas nur 20 % der Fahrer zuzuschreiben sind.

Pareto stellte fest, dass 80 % des Vermögens Italiens im Besitz von 20 % der Bevölkerung des Landes waren. Auch als 80/20-Regel bezeichnet, lautet das Wesentliche, dass 80 % Ihrer Ergebnisse durch 20 % Ihrer Bemühungen generiert werden. Was ist das 80/20 in deinem Geschäft? Neue Kunden treffen? Demos machen?

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um sicherzustellen, dass Ihr Zeitplan Ihren Prioritäten entspricht.

Verfolgen Sie Ihre Zeit

Überprüfen Sie Ihre Zeit. Verfolgen Sie Ihre Zeit über ein oder zwei Wochen. Welche Aktivitäten bringen Sie Ihrem Ziel näher? Verwende Tools wie Harvest und Toggl, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie du deine Tage verbringst.

Eisenhower-Methode

Menschen neigen dazu, Aufgaben zu priorisieren, wenn wir sie für dringend halten, was als „reine Dringlichkeitswirkung“ bezeichnet wird. Wenn wir also die Wahl haben, stellen wir normalerweise unwichtige Aufgaben mit kürzeren Fristen über größere, wichtigere Projekte mit längeren Zeitrahmen.

Es ist der süße Dopamin-Hit, den wir bekommen, wenn wir etwas von unserer To-do-Liste abhaken, was eine Flut positiver Emotionen auslöst. Der Nachteil ist, dass wir möglicherweise immer noch sehr wenig erreichen. Denken Sie an jene Tage, die davon dominiert werden, auf E-Mails zu antworten, sobald sie in Ihrem Posteingang ankommen.

Der beste Weg, um den bloßen Dringlichkeitsfehler zu überwinden?

Beginnen Sie damit, Ihre Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Hier ist eine Zeit Management Taktik wie die Eisenhower-Matrix kann helfen. Diese Methode stammt von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten.

Der Staatsmann hatte viel zu tun. Er war Stabschef der Armee und wurde schließlich der erste Oberbefehlshaber der NATO. Fügen Sie eine Stelle als Präsident der Columbia University hinzu.

Es ist nicht schwer zu sagen, dass er zu Lebzeiten unglaublich produktiv war.

Eisenhower lebte mit einem einfachen Ansatz:

„Ich habe zwei Arten von Problemen, die dringenden und die wichtigen. Das Dringende ist nicht wichtig, und das Wichtige ist niemals dringend.“

So gliedert die Eisenhower-Methode die Dinge auf:

Dringend und wichtig – Aufgaben, die Sie am selben Tag erledigen müssen. Es kann nicht warten, zu diesem unzufriedenen Kunden in den sozialen Medien zurückzukehren.
Wichtig – wichtige, aber nicht dringende Aktivitäten, die geplant werden. Denken Sie an Dinge wie die Entwicklung Ihres Fachwissens, die Bewertung Ihrer Geschäftsstrategie, und Brainstorming-Sitzungen
Dringend nicht wichtig – Delegieren Sie diese Aufgaben. Bestimmte E-Mails und die Planung von Besprechungen fallen in diesen Bereich.
Nicht dringend und nicht wichtig – gar nicht. Zufälliges Surfen im Internet ist ein Beispiel.

Gerade rechtzeitig

Als sich der Staub nach dem Zweiten Weltkrieg legte, befand sich die japanische Automobilindustrie in einer Krise. Führungskräfte bei Toyota wussten, dass die japanische Industriewirtschaft mit Amerika Schritt halten musste, wenn sie überleben wollte.

Ein Ingenieur bei Toyota, Taiichi Ohno, erkannte ein Problem. Die Nachahmung amerikanischer Herstellungsprozesse würde es nicht bringen. Die Auftragslage in Japan war weitaus niedriger als in Amerika. Sie brauchten ein anderes Produktionssystem.

Und da kam Ohno auf die Philosophie, die die japanische Autoindustrie retten würde: gerade rechtzeitig. Das Unternehmen würde „nur das herstellen, was benötigt wird, wenn es benötigt wird, und in der benötigten Menge.“

Die Idee hat sich seitdem auf die Entwicklung von Computerhardware ausgeweitet und die Lieferketten der größten Supermärkte der Welt inspiriert.

Wie wenden Sie diesen Ansatz auf die Zeit an? Management?

Just-in-Time zwingt Sie, sich nur auf das zu konzentrieren, was Sie für Ihre aktuelle Aufgabe benötigen. Wenn erfolgreiche Menschen ein Projekt angehen, beginnen sie mit dem Ziel, schreibt sie Stephen Covey ein Die 7 Angewohnheiten sehr effektiver Menschen. Identifizieren Sie Ihre Absicht, bevor Sie beginnen.

Nehmen Sie zum Beispiel die Online-Recherche. Seien wir ehrlich, es ist leicht, in den Kaninchenbau des Internets gezogen zu werden. Es braucht nicht viel, damit YouTube-Videos oder Clickbait Stunden unserer Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem häufen sich die Forschungsergebnisse, die zeigen, dass eine Informationsüberlastung es uns erschwert, Entscheidungen zu treffen und den Überblick über Informationen zu behalten.

Dies und die Schäden, die mit der Angst, etwas zu verpassen, einhergehen. Wenn Sie also für einen Blog, ein Meeting oder eine Präsentation recherchieren, beschränken Sie Ihre Suche auf das Nötigste.

Verwenden Sie Dienste wie Evernote und Pocket, um interessante Artikel für später zu speichern. Bewahren Sie Ihre Willenskraft und blockieren Sie ablenkende Seiten mit einem Tool wie Freedom.

Wenden Sie den gleichen Ansatz auf soziale Medien an. In Digitaler Minimalismusfordert uns Cal Newport auf, zu untersuchen, warum und wie wir soziale Netzwerke nutzen. Sie können beispielsweise LinkedIn verwenden, um sinnvoll mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu treten, ohne Stunden mit wahllosem Scrollen zu verlieren.

Der frühe Vogel fängt den Wurm

Der frühe Vogel fängt den Wurm. Es ist ein altes Sprichwort, das wir alle schon einmal gehört haben. Vielleicht wird es ertragen, weil es wahr ist?

Morgenmenschen könnten (laut einigen Studien) wohlhabender sein, gesünder, und proaktiver. Der Grund mag einfach sein. Für die meisten von uns haben wir am frühen Morgen die vollständige Kontrolle über unsere Zeit.

Um Ihren Morgen optimal zu nutzen, empfehlen Produktivitätsexperten, den Tag mit Ihrer wichtigsten Aufgabe zu beginnen. International Geschäft Trainer Brian Tracy nennt es den Frosch essen. Der Ansatz ist einfach, erledigen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben früh am Tag. Der Vorteil ist, dass Sie, egal was Sie sonst noch tun, immer noch die Arbeit erledigen, die am wichtigsten ist.

Uhrzeit Management Taktiken wie diese steigern seit Jahrhunderten die Produktivität. Bereits 1918 stellte Charles Schwab einen Berater ein Ivy Lee um die Effizienz seines Stahlwerks zu verbessern. Die Geschichte besagt, dass Schwab mit den Ergebnissen so zufrieden war, dass er Lee einen Scheck über 25 Dollar ausstellte.

Hier ist die Methode, die Sie verwenden:

Schreibe 6 Dinge auf, die du am nächsten Tag erledigen musst
Ordnen Sie diese Aufgaben nach Priorität (das ist der Schlüssel)
Beginnen Sie morgens mit der ersten Aufgabe und beenden Sie sie, bevor Sie mit der nächsten Aufgabe fortfahren

Es ist wichtig, diese Zeit für wirklich wichtige Aufgaben zu nutzen. Nicht für E-Mails oder das Überprüfen sozialer Medien. Denken Sie daran, dass Sie diese Aufgaben sowieso tagsüber erledigen werden.

Wie isst du einen Elefanten?

Große, komplexe Projekte sind oft entmutigend. Oft wissen wir nicht, wo wir anfangen sollen. Selbst wenn wir einen Aktionsplan haben, ist es schwierig, sich die Zeit zu nehmen, alles in einer Sitzung zu erledigen.

Eine Antwort ist, ein großes Projekt in Stücke aufzuteilen.

Research bestätigt, dass wir besser abschneiden, wenn wir unseren Zielen näher kommen. Indem Sie sich kleinere Ziele setzen, auf die Sie drängen können, verbessern Sie Ihre Motivation. Die Ziellinie ist in Sicht.

Die Taktik kann Ihnen sogar dabei helfen, qualitativ bessere Arbeit zu leisten. Das Studie zeigte, dass Schüler zu Beginn und am Ende eines Projekts ihre besten Leistungen erbrachten. Die Teilnehmer lockerten normalerweise in der Mitte. Indem Sie diese größeren Projekte in kleinere Aufgaben umwandeln, profitieren Sie immer von der hohen Energie, die Sie zu Beginn einer Aufgabe haben. Sie können zum Beispiel Ihre setzen Marketing Planen Sie gemeinsam eine ganze Woche und haken Sie jeden Tag einen neuen Abschnitt ab.

Verwenden Sie eine App wie Todoist und schlüsseln Sie auf, was Bedürfnisse getan werden.

Zeitkasten

Zeitboxen — Timeboxing ist eine einfache, aber leistungsstarke Zeitmanagementtechnik zur Verbesserung der Produktivität. Timeboxing beschreibt den Prozess der proaktiven Planung eines Zeitblocks für eine Aufgabe in der Zukunft. Es wurde erstmals vom Autor James Martin in einem Buch über agile Softwareentwicklung beschrieben.

Beachten Sie, wie eine einfache Aktivität immer komplexer wird, je länger Menschen daran arbeiten. Wir haben alle schon erlebt, wie aus einer 15-minütigen Diskussion ein einstündiges Meeting wurde, nur weil so viel Zeit gebucht wurde.

Das ist einem Phänomen namens Parkinson-Gesetz zu verdanken.

Cyril Northcote Parkinson stellte das Konzept erstmals in einem vor Aufsatz für The Economist. Parkison machte sich über die Ineffizienz des öffentlichen Sektors lustig, aber die erste Zeile seines Aufsatzes gilt noch heute:

„Es ist eine alltägliche Beobachtung, dass sich die Arbeit ausdehnt, um die Zeit auszufüllen, die für ihre Fertigstellung zur Verfügung steht. „

Glücklicherweise können Sie dieses Gesetz für sich arbeiten lassen. Setzen Sie sich einen bestimmten Zeitrahmen für eine Aufgabe, bevor Sie beginnen. Wenn Sie Ihre Zeit verfolgt haben, wissen Sie, wie lange es dauert. Versuchen Sie, die Aufgabe in diesem Slot zu erledigen.

Dies könnte auch ein starker Motivator sein. Sehen Sie, laut einer Studie mit dem Titel „Die Wirkung von digitalem Lernen, Ergebnissen und proximalen Zielen auf eine mäßig komplexe Aufgabe“ von Seijts und Latham. Verwenden Sie eine Taktik wie die Pomodoro-Technik um sich dabei ohne Unterbrechungen zu konzentrieren.

Die Pomodoro-Technik wurde von Italienern entwickelt Geschäft Berater Francesco Cirillo in den späten 1980er Jahren. Die Pomodoro-Technik ist eine Zeit Management System, bei dem im 25-Minuten-Takt gearbeitet wird.

Verwenden Sie die richtige Technologie, um Zeit zu sparen

Eine der einfachsten Möglichkeiten, Zeit zu sparen, ist die Technologie. Verwenden Sie beispielsweise die Automatisierung, um jeden Admin-Teil Ihres zu platzieren Geschäft auf Autopilot. Als ein Geschäft Besitzer, Sie tragen wahrscheinlich viele Hüte. Heutzutage machen Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendungen es möglich, alle Hilfe zu erhalten, die Sie benötigen.

Hier sind einige Dienste, die Sie berücksichtigen sollten:

Calendly, um Besprechungen zu planen
Quickbooks, Zoho oder Freshbooks zur Verwaltung Ihrer Buchhaltung
Planen Sie Posts mithilfe von Social-Media-Automatisierung mit einem Dienst wie SocialPilot
Automatisieren Sie Kundenservices mit Tools wie HappyBox oder Groove oder HubSpot
Verwenden Sie elektronische Signaturen, um die Verwaltung von Dokumenten zu vereinfachen

Meistern Sie Ihr Zeitmanagement und erreichen Sie Ihre Ziele

Etwas Sinnvolles aufbauen – ein Gedeihen Geschäft oder eine erfüllende Karriere – erfordert Zeit, Konzentration und Beständigkeit. Wir alle haben die gleichen 24 Stunden am Tag, um auf diese Ziele hinzuarbeiten. Kein Produktivitätssystem oder Zeit Management hack wird das ändern. Dennoch ist das moderne Leben hektisch. An manchen Tagen teilen wir unsere Zeit ständig zwischen digitalen Ablenkungen und unerwarteten Notfällen auf.

Glücklicherweise wenden wir uns einmal zur richtigen Zeit Management Techniken schützen und respektieren wir unsere Zeit. Wir kommen zu den wirklich wichtigen Dingen. Und plötzlich fühlt sich das Leben etwas weniger gehetzt und viel lohnender an.

Schlüssel-Höhepunkte

Herausforderungen des Zeitmanagements:
- Unternehmer kämpfen oft mit Zeitdruck und konkurrierenden Prioritäten.
- Beschäftigt zu sein bedeutet nicht unbedingt, effektiv zu sein; Es gibt einen Unterschied zwischen beschäftigt zu sein und bei wichtigen Aufgaben Fortschritte zu machen.
Machen Sie sich die Prioritäten klar:
- Konzentrieren Sie sich auf Aufgaben, die Ihren Zielen und Wünschen entsprechen.
- Vermeiden Sie es, sich zu dünn zu machen; Priorisieren Sie Aufgaben, die wirklich wichtig sind, um sinnvolle Fortschritte zu erzielen.
EINE Sache Philosophie:
- Die ONE Thing-Philosophie legt Wert darauf, sich jeweils auf eine wichtige Aufgabe zu konzentrieren, um außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen.
- Multitasking und das gleichzeitige Verfolgen mehrerer Ziele können zu unterdurchschnittlichen Ergebnissen führen.
Pareto-Prinzip (80/20-Regel):
- Das Pareto-Prinzip besagt, dass 80 % der Ergebnisse durch 20 % der Anstrengungen erzielt werden.
- Identifizieren Sie die wirkungsvollsten Aufgaben, die den Großteil Ihrer gewünschten Ergebnisse erzielen.
Zeiterfassung:
- Verwenden Sie Tools wie Harvest und Toggl, um zu verfolgen, wie Sie Ihre Zeit verbringen.
- Analysieren Sie, wohin Ihre Zeit fließt, und identifizieren Sie Aufgaben, die den größten Beitrag leisten Wert.
Eisenhower-Methode:
- Priorisieren Sie Aufgaben anhand der Eisenhower-Matrix nach Dringlichkeit und Wichtigkeit.
- Unterscheiden Sie zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben, delegieren Sie Aufgaben und streichen Sie unwesentliche Aufgaben.
Just-in-Time-Ansatz:
- Machen Sie sich die „Just-in-Time“-Philosophie zu eigen, um sich auf das Wesentliche der aktuellen Aufgabe zu konzentrieren.
- Vermeiden Sie Informationsüberflutung und Ablenkungen, indem Sie sich auf das Notwendige konzentrieren.
Early-Bird-Ansatz:
- Beginnen Sie Ihren Tag mit der wichtigsten Aufgabe (den Frosch essen).
- Nutzen Sie Ihre energiegeladene Morgenzeit für wirkungsvolle Aufgaben, bevor Sie sich anderen Aktivitäten widmen.
Chunking-Projekte:
- Teilen Sie größere Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben auf.
- Verbessern Sie die Motivation, indem Sie kleinere Ziele erreichen und die Energie während des gesamten Projekts aufrechterhalten.
Timeboxing:
- Nutzen Sie Timeboxing, um gezielt Zeitblöcke für Aufgaben einzuplanen.
- Verhindern Sie, dass Aufgaben unnötig Zeit in Anspruch nehmen, indem Sie bestimmte Zeitrahmen festlegen.
Pomodoro-Technik:
- Nutzen Sie die Pomodoro-Technik, um in 25-Minuten-Intervallen mit gezielten Pausen zu arbeiten.
- Steigern Sie die Produktivität und verwalten Sie Aufgaben effizient und ohne Ablenkungen.
Technologie für Automatisierung:
- Nutzen Sie Technologie und Automatisierungstools, um Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren.
- Nutzen Sie Tools wie Calendly, Quickbooks, SocialPilot und andere, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu verbessern.
Zeitmanagement meistern:
- Effektive Zeit Management erfordert Konzentration, Konsequenz und den Schutz Ihrer Zeit.
- Priorisieren Sie Aufgaben, die Ihren Zielen entsprechen, minimieren Sie Ablenkungen und erzielen Sie sinnvolle Fortschritte.