Ein Projektstrukturplan ist ein einfaches und methodisches Mittel, um den Projektumfang zu organisieren und zu verstehen. Der Ansatz ermöglicht es Unternehmen, ein Projekt von oben nach unten zu betrachten und es in kleinere Aufgaben und Unteraufgaben zu unterteilen, die den Projektabschluss unterstützen. Es leitet auch Zeit- und Kostenschätzungen und Zeitplanentwicklung und -kontrolle. Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Bestandteil des Projekts Management und Systems Engineering, das ein Projekt in eine Hierarchie von Aufgaben und Ergebnissen aufteilt.
Verstehen eines Projektstrukturplans
Der Projektstrukturplan veranschaulicht die Komponenten eines Projekts, die für seinen Gesamterfolg entscheidend sind.
Das endgültige Projektergebnis wird oben im Diagramm platziert, mit mehreren Ebenen darunter, die die Systeme, Teilsysteme, Komponenten, Aufgaben, Teilaufgaben und Arbeitspakete bezeichnen, die für den Projektabschluss entscheidend sind.
Arbeitspakete beschreiben die Arbeit, die erforderlich ist, um einen bestimmten Job oder Prozess abzuschließen, und nehmen die unterste Ebene des PSP-Diagramms ein.
Die Anzahl der erforderlichen Ebenen hängt von der Komplexität des Projekts ab.
Für mäßig komplexe Projekte empfehlen Praktiker die Verwendung von drei oder vier Ebenen.
Komplexere Projekte können die volle Ergänzung von sechs Ebenen erfordern.
Dieser Prozess, bei dem das Projekt in immer kleinere Teile zerlegt wird, nennt man Zersetzung.
Die Entwicklung eines Systems für den Bau eines neuen Flugzeugs ist ein Beispiel für ein komplexes Projekt mit vielen beweglichen Teilen.
Anhand eines Projektstrukturplans kann der Hersteller ein System dem Flugzeugbau und ein anderes der Pilotenausbildung zuordnen.
Innerhalb des mit dem Flugzeugbau betrauten Systems kann es Unterelemente für die Flugzeugzelle, das Navigationssystem und das Fahrwerk geben.
In ähnlicher Weise kann das Flugzeugzellenbau-Subsystem selbst weiter in Flügel-, Heck- und Rumpfkomponenten usw. unterteilt werden.
Erstellung eines Projektstrukturplans
Im Folgenden finden Sie einen sehr allgemeinen Überblick über die Schritte zur Erstellung einer robusten Projektschätzung.
1 – Listen Sie High-Level-Ergebnisse auf
Der Prozess beginnt mit der Definition des Projektumfangs. Was muss das Team liefern, um das Projektende zu erreichen? Tor?
Zu den Leistungen für eine neue Unternehmenswebsite können beispielsweise Blog-Inhalte und Seiten gehören Design, eine Sitemap sowie Front- und Backend-Code.
Das Besprechen von Projektergebnissen im Team ist von entscheidender Bedeutung, da es ermöglicht, Erwartungen in Bezug auf die individuelle Aufgabenverantwortung festzulegen.
2 – Unterteilen Sie jeden Liefergegenstand in Aufgaben
Diese Aufgaben definieren, wie die Leistung erfüllt wird. Mit anderen Worten, was Bedürfnisse zu tun, um die Leistung zu erstellen?
Was sind die Aufgabenanforderungen? Gibt es andere Projektaufgaben, die bei der Erstellung hilfreich sind? Gibt es tatsächlich Aufgabenabhängigkeiten?
Die Elemente in jeder Ebene müssen sich gegenseitig ausschließen.
Um Doppelarbeit zu vermeiden und Missverständnisse zu reduzieren, dürfen sich die Leistungen nicht überschneiden.
3 – Zerlegung mit Teilaufgaben
Um den Projektstrukturplan so detailliert wie möglich zu gestalten, muss jede Aufgabe in Teilaufgaben definiert werden.
Jede Dekompositionsebene muss 100 % der darüber liegenden Ebene umfassen und mindestens zwei „untergeordnete“ Teilaufgaben enthalten.
Der Prozess der sorgfältigen Sicherstellung, dass 100 % des Umfangs erfasst werden, kann erschöpfend sein, aber die Investition in diesen Ansatz bedeutet jetzt eine geringere Wahrscheinlichkeit späterer Budgetüberschreitungen und verpasster Fristen.
Das Unternehmen, das eine neue Website entwickelt, kann sein Navigationsmenü mit zehn Benutzern testen.
Diese Aufgabe kann in Unteraufgaben unterteilt werden, darunter das Anwerben von Benutzern, das Planen von Sitzungen, das Durchführen von Sitzungen, das Entlohnen von Benutzern für ihre Zeit sowie das Verfassen von Ergebnissen und nachfolgenden Empfehlungen.
Der Dekompositionsprozess sollte fortgesetzt werden, bis jedes Element von einer einzelnen Person oder verwaltet werden kann Organisation.
4 – Formatieren Sie den Projektstrukturplan und schätzen Sie die Arbeit ein
Die Formatierung erfolgt normalerweise durch Gantt-Diagramme, da sie eine praktische Aufgabenhierarchie bieten und leicht referenziert werden können.
Ein Whiteboard oder eine Tabelle ist jedoch genauso effektiv.
Nach der Formatierung muss das Team jede Aufgabe gemeinsam besprechen und eine Fertigstellungszeit schätzen.
Durch Summieren der geschätzten Fertigstellungszeit für jede Aufgabe wird das Team dann wissen, ob das Projekt innerhalb oder außerhalb des zu Beginn definierten Umfangs liegt.
Die zentralen Thesen
Ein Projektstrukturplan ist ein Bestandteil des Projekts Management und Systems Engineering, das ein Projekt in eine Hierarchie von Aufgaben und Ergebnissen aufteilt
Ein Projektstrukturplan ist besonders nützlich bei komplexen Projekten, die eine sorgfältige und detaillierte Planung erfordern. In einem Prozess namens Zersetzung, wird das Projekt in immer kleinere Ebenen von Liefergegenständen und zugehörigen Aufgaben unterteilt.
Der Projektstrukturplanprozess kann in vier Schritten durchgeführt werden. Das Team beginnt mit der Definition von High-Level-Ergebnissen und segmentiert sie dann in Aufgaben und Unteraufgaben. Im letzten Schritt weist das Team jeder Aufgabe eine Schätzung der Zeit bis zur Fertigstellung zu und verwendet diese Informationen, um zu bestimmen, ob das Projekt innerhalb des Rahmens geliefert werden kann.
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Gennaro ist der Schöpfer von FourWeekMBA, das allein im Jahr 2022 rund vier Millionen Geschäftsleute erreichte, darunter C-Level-Führungskräfte, Investoren, Analysten, Produktmanager und aufstrebende digitale Unternehmer | Er ist auch Director of Sales für ein Hightech-Scaleup in der KI-Industrie | Im Jahr 2012 erwarb Gennaro einen internationalen MBA mit Schwerpunkt auf Unternehmensfinanzierung und Geschäftsstrategie.
