Eisenhower-Matrix und warum sie im Geschäft wichtig ist

Die Eisenhower-Matrix ist ein Werkzeug, das Unternehmen hilft, Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren, benannt nach Dwight D. Eisenhower, Präsident der Vereinigten Staaten von 1953 bis 1961. Die Matrix hilft Unternehmen und Einzelpersonen, zwischen Dringlichem und Wichtigem zu unterscheiden, um Dringendes zu verhindern Dinge (scheinbar kurzfristig nützlich) kannibalisieren wichtige Dinge (entscheidend für den langfristigen Erfolg).

Quadrant	Beschreibung	Analyse und Strategie	Beispiele und reale Anwendungen
Quadrant 1 (Dringend und wichtig)	Dringende und wichtige Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Sie sind für Ihre Ziele von entscheidender Bedeutung und sollten umgehend angegangen werden.	Konzentrieren Sie sich in Quadrant 1 darauf, Aufgaben effizient zu erledigen, um Krisen zu vermeiden. Priorisieren und weisen Sie Ressourcen zu, um diese Probleme umgehend zu lösen.	– Einhaltung kritischer Projektfristen. – Lösung von Kundenbeschwerden. – Behandlung dringender medizinischer Probleme. – Notfallsituationen.
Quadrant 2 (Nicht dringend, aber wichtig)	Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben sind zukunftsorientiert und tragen zu langfristigen Zielen und persönlichem Wachstum bei. Sie erfordern eine proaktive Planung und sollten geplant werden.	Bei den Aufgaben im Quadranten 2 geht es darum, Zeit sinnvoll zu investieren, um langfristige Vorteile zu erzielen. Planen und reservieren Sie Zeit für diese Aufgaben, um zu verhindern, dass sie dringend werden.	- Strategische Planung. - Fähigkeits-Entwicklung. - Beziehungsaufbau. - Persönliche Entwicklung.
Quadrant 3 (Dringend, aber nicht wichtig)	Quadrant 3-Aufgaben sind dringend, aber auf lange Sicht nicht besonders wichtig. Dabei kann es sich um Ablenkungen oder Unterbrechungen handeln, die Zeit kosten können, wenn sie nicht richtig gemanagt werden.	Bewerten Sie in Quadrant 3, ob diese Aufgaben delegiert, automatisiert oder minimiert werden können, um Zeit für wichtigere Arbeiten zu gewinnen.	– Unwesentliche E-Mails und Anrufe. – Meetings mit minimaler Wirkung. – Kleinere Verwaltungsaufgaben. - Routinewartung.
Quadrant 4 (Nicht dringend und nicht wichtig)	Aufgaben im Quadranten 4 sind weder dringend noch wichtig. Es handelt sich dabei um zeitraubende Aktivitäten, die minimiert oder eliminiert werden sollten, um Platz für sinnvollere Arbeit zu schaffen.	Aufgaben im Quadranten 4 sind oft unproduktiv und können Zeit und Energie verschlingen. Identifizieren und reduzieren Sie diese Aktivitäten, um die Produktivität zu steigern.	– Übermäßiges Surfen in sozialen Medien. – Unproduktive Meetings. – Unnötige Arbeit. – Freizeitaktivitäten mit geringer Priorität.

Die Eisenhower-Matrix verstehen

Die Eisenhower-Matrix ist nach Dwight D. Eisenhower, Präsident der Vereinigten Staaten von 1953 bis 1961, benannt.

In dieser Zeit setzte er sich für den Bau des Interstate Highway Systems ein, beendete den Koreakrieg, gründete die NASA und begrüßte unter anderem Hawaii und Alaska in der Union.

Eisenhower war ein fleißiger Präsident, der den grundlegenden Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben verstand.

Etwa drei Jahrzehnte später hat der Selbsthilfeautor Stephen Covey Eisenhowers Erkenntnisse in Form einer Matrix umfunktioniert.

Die Matrix hilft Unternehmen und Einzelpersonen, zwischen Dringlichem und Wichtigem zu unterscheiden. Dies ist entscheidend, um zeitraubende Aufgaben zu eliminieren, wodurch mehr Zeit für Aufgaben entsteht, die einen antreiben Geschäft nach vorne.

Die vier Quadranten der Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix unterteilt Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit oder Wichtigkeit (oder deren Fehlen) in vier Quadranten:

Mach es (dringend/wichtig)

Diese Aufgaben erhalten die höchste Priorität, da sie sowohl dringend als auch wichtig sind.

Dies sind in der Regel Aufgaben am selben Tag oder Aufgaben mit einer bevorstehenden Frist.

Effiziente Unternehmen sorgen dafür, dass dringende und wichtige Aufgaben morgens möglichst früh erledigt werden.

Planen (nicht dringend/wichtig)

Im zweiten Quadranten befinden sich wichtige Aufgaben, die nicht dringend sind.

Dieser Quadrant umfasst unzählige Aufgaben wie das Beantworten von E-Mails, das Planen von Terminen, Werbung und Personalbeschaffung.

Da diese Aufgaben wichtig sind, werden sie häufig mit langfristigen Zielen in Verbindung gebracht, die helfen Wachstum.

Unternehmen sollten sich Zeit nehmen, um diese Aufgaben zu erledigen, sonst laufen sie Gefahr, überfordert zu werden, da „Planen“-Aufgaben zu „Erledigen“-Aufgaben werden.

Delegieren (Dringend/Nicht wichtig)

Aufgaben in diesem Quadranten erfordern sofortige Aufmerksamkeit, aber ihre mangelnde Bedeutung bedeutet, dass eine Delegation angemessen ist.

An der Delegation sind häufig Untergebene beteiligt, aber in einigen Fällen a Geschäft kann sich dafür entscheiden, große Teile seiner Geschäftstätigkeit an ein anderes Unternehmen zu delegieren.

Das Hochladen von Blogbeiträgen und etwas E-Mail-Korrespondenz oder Kundenservice fällt in diesen Quadranten.

Löschen (nicht dringend/nicht wichtig)

Dies sind ausnahmslos zeitraubende Aktivitäten, die vermieden werden müssen.

Am Arbeitsplatz sind diese Aufgaben oft mit Prokrastination verbunden – etwa durch exzessive Social-Media-Nutzung, E-Mail-Postfach-Sortierung und Schreibtisch-Reorganisation.

Best Practices der Eisenhower-Matrix

Während Geschäft nie ganz auf zeitraubende Tätigkeiten verzichten können, gibt es ein paar Tipps, die ihnen dabei helfen, sich auf die Aufgaben in den ersten beiden Quadranten zu konzentrieren.

To-do-Listen mit Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind, helfen Unternehmen, sich auf wichtige Aktivitäten zu konzentrieren.

Das Erledigen von Aufgaben aus den Quadranten „Erledigen“ und „Planen“ verleiht einer Organisation Energie und Schwung für den Rest der Arbeitswoche.

Einige haben es auch als nützlich empfunden, die Anzahl der Aufgaben zu begrenzen, die für jeden Quadranten geplant werden können.

Andere Personen arbeiten gut mit der Pomodoro-Technik, bei der 25-Minuten-Intervalle für Aufgaben mit hoher Priorität aufgewendet werden, bis sie erledigt sind.

Beispiele für Eisenhower-Matrizen

Nun werden wir diesen Artikel über die Eisenhower-Matrix mit beispielhaften Aufgaben und Aktivitäten für jeden Quadranten abschließen.

Dringend / wichtig

Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, beziehen sich normalerweise auf Fristen, Notfälle, dringende Probleme und Verpflichtungen in letzter Minute.

Dies kann beinhalten:

Bearbeitung einer dringenden Kundenanfrage oder Kundenbeschwerde.
Einreichung eines Entwurfsvorschlags.
Antwort auf ein Stellenangebot auf LinkedIn.
Betreuung eines Geräteausfalls, der die Produktion zum Erliegen gebracht hat.
Last-Minute-Lernen für eine bevorstehende Prüfung oder Ausbildung.
Wenden Sie sich an einen örtlichen Klempner, um ein Wasserleck im Keller zu beheben.
Durchführung einer Schlichtungssitzung mit Mitarbeitern, die von anderen am Arbeitsplatz belästigt wurden.
Umgang mit a Netzwerk Ausfall, der dazu geführt hat, dass Point-of-Sale (POS)-Systeme offline gegangen sind.
Reaktion auf eine PR-Krise, nachdem festgestellt wurde, dass a PRODUKTE verschmutzt oder defekt war.

Nicht dringend/Wichtig

Denken Sie daran, dass Aufgaben in diesem Quadranten nützlich sind, aber nicht sofort dringend. Daher kann es einige Zeit dauern, bis die Vorteile realisiert werden.

Anwendungen:

Sich zum Ziel setzen, sein Nettogehalt auf 90,000 Dollar zu erhöhen.
Aufbau eines Kundenstamms durch professionelles Networking.
Planen Sie ein langfristiges Projekt, z. B. den Start eines neuen Geschäft.
Ziel ist es, in den nächsten vier Monaten 10 Kilogramm abzunehmen.
Verbesserung der Qualität der Beziehung zu Vorgesetzten, Kollegen oder der Familie.
Durchführung einer proaktiven Wartung von Fabrikmaschinen, um die Wahrscheinlichkeit zukünftiger Ausfälle zu verringern.
Jede Arbeit, die direkt zu den Zielen und Zwecken der Organisation beiträgt.
Alle Aufgaben oder Aktivitäten aus dem vorherigen Quadranten, die noch nicht erledigt wurden.
Durchführung von Schulungen und Schulungen für Mitarbeiter, um sie für die sichere Arbeit auf einer Baustelle akkreditieren zu lassen.

Dringend/Nicht wichtig

Der sogenannte „Delegat“-Quadrant enthält Aufgaben, die jetzt erledigt werden müssen, aber die langfristigen Ziele nicht beeinflussen.

Sie erfordern in der Regel auch keine besonderen Fähigkeiten oder Fachkenntnisse, und es besteht nur eine geringe persönliche Bindung an das Ergebnis.

Beispielsweise:

Hochladen einer Reihe von Blogbeiträgen, die für eine neue Softwareversion werben.
Transkription der Notizen eines Meetings, bei dem die Anwesenheit bei dem Meeting optional ist.
Lebensmitteleinkauf für die Mitarbeiter-Weihnachtsfeier am Wochenende.
Überprüfen und Beantworten von Nicht-Kunden-E-Mails mehrmals täglich.
Fielding ruft den Kundendienst und Wartungsanrufe an, wenn man aus dem ist Marketing Abteilung.
Zwanghaftes Handeln bei telefonischen Benachrichtigungen in sozialen Netzwerken.
Planen Sie das Vorstellungsgespräch mit einem neuen Praktikanten, das nächste Woche beginnen soll.
Anfragen von Kollegen, die nicht direkt dazu beitragen, die eigenen Ziele zu erreichen oder die tägliche Aufgabenliste zu erledigen.

Nicht dringend/Nicht wichtig

Dies sind einige der zeitraubenden, sofortigen Befriedigungsaktivitäten, bei denen Mäßigung der Schlüssel ist:

Ansehen der gesamten Serie von Tintenfischspiel auf einen Schlag.
Gedankenlos durch soziale Medien scrollen oder Kanäle surfen, ohne es zu merken.
Jede Form des Aufschiebens, wie z. B. die Suche nach einer neuen Sonnenbrille bei Amazon, anstatt zu arbeiten.
Teilnahme an einem überflüssigen oder unnötigen Statusmeeting.
Einen Auffrischungskurs absolvieren, der denselben Stoff wiederholt behandelt.

Fallstudien

1. Startups:

Problemartikulation: Da die Ressourcen und die Zeit begrenzt sind, kämpfen Start-ups oft mit der Priorisierung von Aufgaben, die zu Problemen führen können Wachstum und Nachhaltigkeit.

Mach es (dringend/wichtig): Finanzierung von Investoren sichern, kritische Themen ansprechen PRODUKTE Fehler beheben und auf erstes Kundenfeedback reagieren.
Planen (nicht dringend/wichtig): Langfristig einrichten Marketing Strategien, Einstellungspläne für das nächste Jahr und Forschung und Entwicklung für die Zukunft PRODUKTE Funktionen.
Delegieren (Dringend/Nicht wichtig): Regelmäßige Social-Media-Updates, Verwaltungsaufgaben und tägliche betriebliche Aufgaben.
Löschen (nicht dringend/nicht wichtig): Endloses Optimieren der Website Design, an unwesentlichen Networking-Veranstaltungen teilnehmen und sich an jeder noch so kleinen Entscheidung beteiligen.

2. Gesundheitswesen:

Problemartikulation: Krankenhäuser und Kliniken stehen vor der Herausforderung, Patienten zu betreuen, Geräte zu warten und einen reibungslosen Betrieb sicherzustellen.

Mach es (dringend/wichtig): Bewältigung medizinischer Notfälle, Operationen bei kritischen Patienten und Reaktion auf krankenhausweite Alarme.
Planen (nicht dringend/wichtig): Regelmäßige Gerätewartung, kontinuierliche medizinische Schulung und Patientennachsorge.
Delegieren (Dringend/Nicht wichtig): Bestellung von Krankenhausbedarf, Koordinierung von Schichtplänen und Bearbeitung nichtmedizinischer Patientenanfragen.
Löschen (nicht dringend/nicht wichtig): An jeder medizinischen Konferenz teilnehmen, die Krankenhauseinrichtung neu gestalten und sich mit den Details der Patientenbefragung beschäftigen.

3. Bildung:

Problemartikulation: Bildungseinrichtungen jonglieren mit der Entwicklung von Lehrplänen, dem Wohlergehen der Studierenden und Verwaltungsaufgaben.

Mach es (dringend/wichtig): Behandlung disziplinarischer Probleme der Studierenden, Aktualisierung des Lehrplans auf der Grundlage neuer Mandate und Bewältigung unmittelbarer Infrastrukturprobleme.
Planen (nicht dringend/wichtig): Planung für das nächste akademische Jahr, Lehrerausbildungsprogramme und langfristige institutionelle Ziele.
Delegieren (Dringend/Nicht wichtig): Organisation von Routineveranstaltungen, Verwaltung täglicher Verwaltungsaufgaben und Koordination mit externen Anbietern.
Löschen (nicht dringend/nicht wichtig): Jährliche Neugestaltung der Broschüren der Einrichtung, unnötige Mitarbeiterbesprechungen und Mikromanagement der Klassenzimmerdekoration.

4. Einzelhandel:

Problemartikulation: Einzelhandelsunternehmen müssen damit umgehen Inventar, Kundenservice und Vertriebsziele gleichzeitig.

Mach es (dringend/wichtig): Bearbeitung von Kundenbeschwerden, Wiederauffüllung schnelldrehender Artikel und Bearbeitung von Zahlungsproblemen.
Planen (nicht dringend/wichtig): Planung für Weihnachtsverkäufe, Schulung des Personals in neuen Bereichen PRODUKTE Linien und die Entwicklung von Kundenbindungsprogrammen.
Delegieren (Dringend/Nicht wichtig): Arrangieren PRODUKTE Auslagen, tägliche Ladenreinigung und routinemäßige Kassiererarbeiten.
Löschen (nicht dringend/nicht wichtig): Ständiges Ändern der Ladengestaltung, Besuch jeder Einzelhandelsmesse und Verweilen bei jeder einzelnen Kundenbewertung.

5. Freiberufler:

Problemartikulation: Die Balance zwischen Kundenarbeit, persönlicher Weiterentwicklung und Verwaltungsaufgaben kann für Freiberufler eine Herausforderung sein.

Mach es (dringend/wichtig): Projektfristen einhalten, auf Kundenänderungen reagieren und Zahlungsprobleme lösen.
Planen (nicht dringend/wichtig): Persönliches Portfolio aktualisieren, neue Fähigkeiten erlernen und planen Marketing angeregt werden.
Delegieren (Dringend/Nicht wichtig): Bearbeitung der E-Mail-Korrespondenz, Verwaltung der Finanzbuchhaltung und routinemäßige Wartung der Website.
Löschen (nicht dringend/nicht wichtig): Ihr persönliches Logo regelmäßig neu gestalten, an jedem Webinar teilnehmen und sich an jeder Online-Debatte zu ihrem Fachgebiet beteiligen.

Die zentralen Thesen

Die Eisenhower-Matrix ist eine Zeit Management Tool, das Unternehmen dabei hilft, die Erledigung von Aufgaben mit hoher Auswirkung zu priorisieren.
Die Eisenhower-Matrix trennt Aufgaben nach vier Quadranten mit unterschiedlichem Grad an Dringlichkeit und Wichtigkeit.
Durch die Quantifizierung der Erledigung von Aufgaben mit hoher Auswirkung rät die Eisenhower-Matrix von zeitraubenden Aufgaben ab, die oft das Ergebnis von Aufschub oder mangelnder Delegation sind.

Schlüssel-Höhepunkte

Die Eisenhower-Matrix verstehen:
- Benannt nach Dwight D. Eisenhower, hilft es dabei, dringende und wichtige Aufgaben zu unterscheiden und so effektiv Prioritäten zu setzen.
- Die Matrix unterteilt Aufgaben anhand ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Quadranten.
Vier Quadranten der Eisenhower-Matrix:
1. Tun Sie es (dringend/wichtig): Aufgaben mit hoher Priorität mit bevorstehenden Fristen oder Fertigstellung am selben Tag.
2. Planen Sie es (nicht dringend/wichtig): Wichtige Aufgaben, die keine sofortige Aufmerksamkeit erfordern und mit langfristigen Zielen verbunden sind.
3. Delegieren Sie es (dringend/nicht wichtig): Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, aber nicht wichtig genug sind, um persönlich erledigt zu werden.
4. Löschen Sie es (nicht dringend/nicht wichtig): Zeitraubende Aktivitäten sollten vermieden werden, oft verbunden mit Prokrastination.
Best Practices für die Eisenhower-Matrix:
- To-Do-Listen mit Fokus auf dringende und wichtige Aufgaben steigern die Produktivität.
- Die Begrenzung der Anzahl der Aufgaben in jedem Quadranten hilft dabei, Prioritäten effektiv zu setzen.
- Die Pomodoro-Technik mit 25-Minuten-Intervallen bei Aufgaben mit hoher Priorität steigert die Konzentration.
Beispiele für Eisenhower-Matrix:
- Dringend/Wichtig: Bearbeitung von Kundenanfragen, Unterbreitung von Vorschlägen, Bearbeitung von Notfällen.
- Nicht dringend/Wichtig: Finanzielle Ziele setzen, langfristige Projekte planen, Beziehungen verbessern.
- Dringend/Nicht wichtig: Blogbeiträge hochladen, Notizen transkribieren, Lebensmittel einkaufen.
- Nicht dringend/Nicht wichtig: Gedankenloses Scrollen durch soziale Medien, unnötige Meetings, Aufschieben.