كيف تستخدم كايزن لتنمية عملك

كايزن هي عملية طورتها صناعة السيارات. تم العثور على جذورها في نظام إنتاج تويوتا ، والذي تأثر بشدة بنظام خط تجميع هنري فورد. كلمة Kaizen هي عبارة عن تهجين لكلمتين يابانيتين ، "kai" تعني "تغيير" و "zen" تعني "جيد". يتضمن اثنان من المبادئ الأساسية في Kaizen إجراء تغييرات تدريجية صغيرة - أو تحسين بنسبة 1٪ كل يوم - والمشاركة الكاملة للجميع.

جدول المحتويات

ما أهمية كايزن لعملك؟

بناء الأعمال التجارية هو وسيظل دائمًا شيئًا من عملية النجاح أو الخطأ.

في حين أنه من الواضح أن هناك العديد من رواد الأعمال الذين نجحوا في دخول الشركات الناشئة إلى شركات مزدهرة تمامًا ، فمن المحتمل ألا يكون هناك اثنان قد فعلوا ذلك بالطريقة نفسها تمامًا.

هذا لا يعني أنه لا توجد مبادئ أساسية معينة يمكن أن تساعد في توجيه العملية ، ولا بعض العقبات الشائعة إلى حد ما لبناء معظم الأعمال.

لقد استثمروا وقتهم و تعلمت كل شيء عن قطاع أعمالهم قبل اتخاذ قفزة الإيمان. إلى حد ما ، ستواجه كل شركة منافسة وتحديات مالية ونقص في المهارات ومعارضة للتغيير.

إحدى الطرق التي يمكن أن تساعدك في معالجة العديد من هذه المشكلات والتغلب عليها هي كايزن.

تاريخ كايزن

كايزن هي في الواقع عملية تطورت من صناعة السيارات.

تم العثور على جذورها الأكثر شهرة في نظام إنتاج تويوتا ، والذي تأثر بشدة بنظام خط تجميع هنري فورد.

في الثلاثينيات من القرن الماضي ، قام فريق من شركة تويوتا موتور بزيارة مصنع هنري فورد. في الموعد، كانت تويوتا تنتج 40 سيارة فقط في اليوم ، بينما كانت فورد تنتج 8,000 سيارة.

قررت شركة Toyota تنفيذ العديد من تقنيات Ford ، لكن زيارة قام بها أحد المهندسين الرئيسيين إلى Piggly-Wiggly المحلي أعطته إلهامًا أدى إلى تطوير أساسيات نظام Ford بشكل كبير.

لم تكتسب Kaizen شعبية دولية حتى الثمانينيات عندما أ منظّر تنظيمي ياباني ومستشار إداري اسمه Masaaki Imai ، أسس مجموعة Kaizen Institute الاستشارية للمساعدة في تقديم مفاهيم Kaizen للشركات الغربية.

ما هو كايزن؟

كلمة Kaizen نفسها عبارة عن تهجين لكلمتين يابانيتين ، kai تعني التغيير و zen تعني الخير.

كما نعلم ، ليس كل التغيير تغييرًا جيدًا ، ولا ينتهي كل التغيير بنتائج إيجابية.

يتضمن اثنان من المبادئ الأساسية في Kaizen إجراء تغييرات تدريجية صغيرة - أو تحسين بنسبة 1٪ كل يوم - والمشاركة الكاملة للجميع.

تسمح لك منهجيات كايزن باختبار وتعديل وتقييم باستمرار أثناء إجراء التغييرات للتأكد من أنك تسير في الاتجاه الصحيح بالفعل. كما أنها تساعد في ضمان تقدم عملك بالكامل كوحدة واحدة سلسة وسلسة.

مبادئ كايزن

فيما يلي المبادئ الأساسية الخمسة لـ Kaizen وكيف يمكنك استخدامها لتنمية أعمالك.

1. تغييرات تدريجية صغيرة

في حين أن التحسن بنسبة 1٪ قد لا يبدو كثيرًا ، إلا أنه يتراكم بمرور الوقت. تخيل وضع دولار واحد في المدخرات كل يوم. بالكاد ستلاحظ أن دولارًا واحدًا مفقودًا كل يوم ، ولكن بحلول نهاية العام ، سيكون لديك 1 دولارًا مدخرًا.

إذا أخذت 365 دولارًا واستثمرتها حتى بمعدل فائدة 2٪ ثم واصلت استثمار 30 دولارًا أخرى شهريًا ، ففي غضون 5 سنوات فقط يمكن أن ينتج عن استثمارك 1 دولار يوميًا ما يقرب من 3,000 دولار ، وذلك بفضل الفائدة المركبة. تؤدي التغييرات الصغيرة إلى نتائج مركبة ، بنفس الطريقة التي تُجمع بها الفائدة على استثماراتك.

في كل عام ، يتخذ الملايين من الأمريكيين قرارات العام الجديد ، ومع ذلك فإن قراراتهم فقط جزء صغير منهم ينجح على الإطلاق. قد يكون هذا إلى حد كبير بسبب تحديد أهدافهم الأولية عالية جدًا ومحاولة تحقيقها بسرعة كبيرة.

إن تحديد هدف خسارة 50 رطلاً في 6 أشهر أمر واحد إذا كنت تعمل بالفعل على ممارسة المزيد من التمارين وتغيير نظامك الغذائي.

إنها مشكلة أخرى كاملة إذا كنت من البطاطس التي لم تطبخ وجبة صحية أو تأكل خضروات منذ سنوات. من ناحية أخرى ، حتى أكثر أنواع البطاطس المعلقة يمكن أن تزيد من نشاطها بنسبة 1٪ كل يوم أو تحسن بنسبة 1٪ في نظامها الغذائي.

لا تركز Kaizen على النتائج ؛ يركز على العملية. ولكن من خلال الاستثمار في هذه العملية كل يوم ، لا توجد طريقة لعدم تجربة نتائج مهمة.

بالنسبة لعملك ، ألق نظرة طويلة وفاحصة على أموالك ، وتخلص من النفقات التي لا تحتاجها. فقط تأكد من القيام بذلك تدريجيًا.

2. الموظفون مشاركون نشطون ويقدمون الأفكار والحلول

تخيل أنك بحاجة إلى زيادة الإنتاج بنسبة 15٪ خلال الأشهر الستة المقبلة. يمكنك استدعاء نوع من الخبراء لتحليل عملياتك وتقديم التوصيات.

Yيمكنك بعد ذلك إبلاغ موظفيك بالتغييرات التي تجريها والنتائج التي تتوقع منهم تحقيقها نتيجة لذلك.

الاحتمال هو أنك في أحسن الأحوال سوف تتعرض للكثير من الصدمة وفي أسوأ الأحوال قد يكون لديك تمرد صريح بين يديك.

على العكس من ذلك ، يمكنك الاقتراب من موظفيك واسألهم كيف شعروا أنه يمكن تحسين الإنتاج.

الاحتمال هو أن لديهم فكرة جيدة جدًا عما يبطئ الإنتاج في المقام الأول.

من خلال سؤال الأشخاص الذين يرتدون أحذية على الأرض ، من المرجح أن تحصل على صورة أكثر دقة بكثير لمكان وجود المشكلات ، مقابل استدعاء مجموعة خارجية من العيون.

3. المساءلة وملكية العمليات / التغييرات الجديدة

بمجرد أن تفهم أين يشعر موظفوك بالمشكلات ، يمكنكما حل المشكلات معًا. بواسطة إشراك موظفيك في التوصل إلى حلول، يصبحون حرفياً شركاء في الحلول.

على سبيل المثال ، لنفترض أنهم حددوا خطوة في عمليتهم تمثل إهدارًا كبيرًا للوقت ، مثل الحصول على الموافقة على شيء من المدير قبل المتابعة.

إذا قمت بالتحقيق واكتشفت أنها ، في الواقع ، خطوة ضائعة أو إشكالية ، فيمكنك استكشاف طرق تسريع العملية وإصلاحها.

من هناك ، يمكنك العمل مع الموظفين لتطوير أهداف جديدة بناءً على العملية الأحدث والأكثر انسيابية ونظام المساءلة للتأكد من أنهم يتقدمون بشكل مناسب.

الاحتمال هو أن موظفيك سيشاركون بسهولة أكبر إذا ساعدوا في استكشاف الأخطاء وإصلاحها وابتكار حل في المقام الأول.

والأهم من ذلك ، أنهم سيبدأون في مساءلة بعضهم البعض ، مما يريحك من عبء القيام بذلك.

4. ردود الفعل والحوار والتواصل المفتوح

حتى مع موافقة الموظف وتعديل النظام ، فإنه لا يضمن تلقائيًا تحقيق الأهداف الجديدة. في بعض الأحيان ، يؤدي حل مشكلة ما إلى إنشاء مشكلة أخرى.

هذا هو المكان الذي يكون فيه الحوار المستمر والتغذية الراجعة والتواصل أمرًا مهمًا.

على سبيل المثال ، قد يؤدي تجاوز موافقة المدير في خطوة واحدة في الواقع إلى حدوث عدد أكبر من الأخطاء أو يؤدي إلى تدفق عمل إضافي في مكان ما أسفل الخط.

من خلال إبقاء خطوط الاتصال مفتوحة والبحث عن ردود فعل متسقة ، يمكنك تحديد هذه المشكلات مبكرًا واتخاذ الإجراءات التصحيحية قبل أن تتحول إلى ازدحام كبير في السجل.

ربما يكون الجانب الأكثر أهمية في تطبيق كايزن بفعالية هو تجنب لعب "لعبة إلقاء اللوم".

عندما تكون هناك مشكلة ، يمكنك حلها بشكل أكثر فاعلية من خلال العمل معًا لحلها بدلاً من إضاعة الوقت في محاولة معرفة من يقع اللوم.

الطريقة الوحيدة التي يشعر بها الموظفون بالأمان الكافي لجذب انتباه الإدارة إلى المشكلات هي إذا شعروا بالثقة في أنه لن يتم إلقاء اللوم على أنفسهم أو زملائهم بسبب المشاكل أو "معاقبتهم" بأي شكل من الأشكال.

5. الرصد الفعال وقياس التغييرات - الأثر الإيجابي أو السلبي

الشيء الوحيد الذي لا يمثله كايزن هو نوع نظام "اضبطه وانساه".

في حين أن التحسينات اليومية بنسبة 1٪ قابلة للتحقيق تمامًا ، فإن الهدف الكامل من إجراء تغييرات صغيرة وتدريجية هو أنها تسمح لك بإجراء تعديلات وتصحيحات للمسار كما تذهب.

فكر في الأمر على أنه الفرق بين إجراء تعديلات على المسار عند التحرك بسرعة 5 ميل في الساعة مقابل إجراء تصحيحات للمسار بسرعة 70 ميلاً في الساعة. فقط لأنك تتحرك بسرعة 5 أميال في الساعة لا يعني أنك لست بحاجة إلى أن تكون يقظًا باستمرار.

الهدف من التحرك بسرعة 5 ميل في الساعة بدلاً من 70 هو منحك متسعًا من الوقت لمناقشة وتنفيذ الحلول عندما تبدأ في إدراك أنك تخرج عن المسار الصحيح.

أحد أكبر أسباب فشل العديد من الشركات الناشئة هو أنها تحاول ببساطة أن تنمو بسرعة كبيرة. يمكن للشركات الصغيرة ، على وجه الخصوص ، الاستفادة من Kaizen لأنها ستساعد في إبطاء نمو بوتيرة أكثر سهولة.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن دمج مبادئ Kaizen في عملك عندما يكون صغيرًا ، سيساعد في ضمان أن تصبح جزء من تطوير عملك. بهذه الطريقة ، سيظلون موجودين عندما ينمو عملك عندما تكون في أمس الحاجة إليهم.

أمثلة كايزن

أدناه سنناقش مثالين من العالم الحقيقي عن كايزن في العمل.

هيرمان ميلر

تركز شركة تصنيع الأثاث الأمريكية هيرمان ميلر بشكل أساسي على المفروشات الداخلية المعاصرة وحلول بيئة الرعاية الصحية والخدمات والتقنيات ذات الصلة.

خلال التسعينيات ، كانت الشركة تتطلع إلى خفض التكاليف لتظل قادرة على المنافسة في الوقت الذي أرادت فيه Toyota تأسيس وجود في الولايات المتحدة.

واستشعارًا لفرصة ، أقنع كين جودسون ، نائب الرئيس التنفيذي للعمليات ، شركة تويوتا بأن هيرمان ميلر يجب أن تكون واحدة من أولى الشركات الأمريكية التي تدمج مبادئ التصنيع اليابانية.

أرسلت تويوتا الممثل هاجيمي أوبا - عبقري كايزن الذي سبقته سمعته في اليابان - الذي شرع على الفور في إدخال تحسينات صغيرة وتدريجية عبر عمليات التصنيع في الشركة.

تضمنت إحدى هذه التحسينات نقل سلة الغسالات بحيث لا يضطر الموظف إلى الوصول إلى أكثر من ست بوصات.

عندما تم وضع الحاوية على الارتفاع الصحيح ، وفر هيرمان ميلر جزءًا من الثانية كان قد قضاها الموظف في الاضطرار إلى الانحناء.

بدأ موظفو هيرمان ميلر الآن بمعدل 1,200 دورة PDCA كل عام، مع ثقافة التحسين هذه التي أدت إلى كفاءات عملية رائعة.

كرسي مكتب Aeron ، على سبيل المثال ، يستغرق 17 ثانية فقط في البناء والتركيب. قبل عشر سنوات ، استغرقت هذه العملية 82 ثانية.

شركة لوكهيد مارتن

شركة لوكهيد مارتن للفضاء هي من أوائل المؤيدين لمبادئ كايزن.

في عام 1991 ، انخفضت معايير إنتاج الطائرة F-16 بشكل كبير مع مشكلات مراقبة الجودة المتكررة والتأخر في التسليم.

وإذ تدرك الحاجة إلى التغيير ، تم تطبيق مبادئ كايزن لخفض تكاليف التصنيع بنسبة 38٪ بين شنومكس و شنومكس.

كما تم تخفيض مواعيد تسليم طائراتها العسكرية بنسبة 50٪ تقريبًا من 42 شهرًا إلى 21.5 شهرًا.

كانت شركة لوكهيد مارتن مقيدة أيضًا بالمبادرات الحكومية التي كانت بحاجة إلى تقليل تكاليف أنظمة الأسلحة الجديدة.

فازت الشركة بعقد مهم لطائرة جديدة في عام 2001 من خلال اعتماد نهج سلسلة التوريد الكاملة عبر إدارة البرنامج ، صمم والهندسة والموردين والإنتاج.

بناءً على أفكار كايزن ، طورت الشركة نظامها الخاص المكون من ست نقاط:

الشفافية - يجب أن يكون كل موظف قادرًا على الدخول إلى مساحة العمل وفهم كيفية عملها بصريًا.
التصميم للتصنيع والتجميع (DFMA) - حتى أفضل التصميمات لا قيمة لها إذا لم يكن بالإمكان إنتاجها بطريقة فعالة من حيث التكلفة.
تركيز العملية - يدحض التصنيع الخالي من الهدر الافتراض القائل بأن تحسين كل مهمة له نفس التأثير على العملية برمتها.
نظام Just in Time (JIT) - مصانع لوكهيد لن تنتج إلا ما هو مطلوب عند الحاجة وبالكمية المطلوبة.
تحكم العملية - وهذا يعني التأكد من صحة العملية في المرة الأولى لتجنب أوجه القصور في وقت لاحق.
عمل قياسي - يضمن توحيد المهام أن يتم العمل بشكل صحيح وضمن الإطار الزمني المطلوب.

يستمر اهتمام Lockheed بـ Kaizen حتى يومنا هذا مع العديد من أحداث kaizen التي أقيمت في مصانعها في فلوريدا وألاباما. كما تم استخدام كايزن مؤخرًا أثناء تطوير نظام الصواريخ جو-أرض المشترك (JAGM) الخاص بالشركة.

أخيرًا ، وتقديراً لعملها الجيد ، فازت الشركة بجائزة Shingo للتميز في عام 2000 لتطبيقها الدقيق لمبادئ كايزن في التصنيع الخالي من الهدر.