- يعد قياس الأداء وإعداد التقارير أداة أساسية لأي شركة ناشئة تتطلع إلى النمو والنجاح.
- يوفر طريقة لقياس التقدم وتحديد مجالات التحسين.
- من خلال فهم الفوائد والتحديات وأفضل الممارسات المرتبطة بقياس الأداء وإعداد التقارير ، يمكن للشركات الناشئة ضمان الاستفادة الكاملة من هذه الأداة القوية.
- من خلال التنفيذ المناسب ، يمكن أن يساعد قياس الأداء وإعداد التقارير الشركات الناشئة في الوصول إلى أهدافها بسرعة وكفاءة أكبر.
قياس الأداء هو وظيفة أساسية داخل الشركة الناشئة لأنه يمكّنها من تحديد معيار لكيفية ومتى تم تحقيق الهدف عبر مبادرات مختلفة. في الوقت نفسه ، يمنح هذا الأساس لبدء التشغيل لفهم كيفية الإبلاغ و تحليل الأداء ، وبالتالي إعطاء الأولوية أكثر فأكثر لما ينجح ، لتجاهل ما لا يعمل.
فوائد قياس الأداء وإعداد التقارير
يمكن أن يوفر قياس الأداء وإعداد التقارير فوائد عديدة لبدء التشغيل. يمكن أن يساعد في تحديد مجالات التحسين من أجل تحسين الأداء بمرور الوقت.
تحسين صنع القرار العمليات
يساعد قياس الأداء وإعداد التقارير المؤسسات على اتخاذ قرارات أفضل من خلال توفير رؤى قائمة على البيانات لعملياتها وأدائها.
هذا يسمح لمديري المشاريع بفهم تأثير قراراتهم على النجاح العام لـ الأعمال ، وتمكينهم من تعديل الاستراتيجيات وفقًا لذلك.
بالإضافة إلى ذلك ، فإنه يوفر فرصة لأصحاب المصلحة لتقييم التقدم ومساءلة أعضاء الفريق عن النتائج.
زيادة الكفاءة والإنتاجية
من خلال تتبع المقاييس الرئيسية مثل رضا العملاء أو توفير التكاليف أو الإيرادات نمو، يمكن لمديري المشاريع التعرف بسرعة على أي مشكلات قد تعيق مستويات الكفاءة أو الإنتاجية داخل المنظمة.
هذا يسمح لهم باتخاذ إجراءات تصحيحية قبل أن تصبح المشاكل مكلفة للغاية أو ضارة لإصلاحها لاحقًا.
رؤية محسنة في عمليات الأعمال
يمنح قياس الأداء وإعداد التقارير أيضًا مديري المشاريع رؤية أكبر لكيفية أداء الإدارات المختلفة بالنسبة لبعضها البعض وكيف يساهمون في تحقيق الأهداف والغايات التنظيمية.
هذه المعلومات لا تقدر بثمن عندما يحين الوقت لاتخاذ قرارات استراتيجية حول تخصيص الموارد أو تغييرات الموظفين التي يمكن أن يكون لها تأثير كبير على النتائج المستقبلية.
بشكل عام ، يعد قياس الأداء وإعداد التقارير ضروريًا لمساعدة الشركات الناشئة على الوصول إلى إمكاناتها الكاملة من خلال توفير رؤى قيمة للعمليات الحالية مع السماح للفرق والقادة على حد سواء بمواصلة التركيز على الأمور الأكثر أهمية: تقديم مشاريع ناجحة بأقصى قدر من الكفاءة والفعالية.
يوفر قياس الأداء وإعداد التقارير عددًا من الفوائد للشركات ، بما في ذلك عمليات صنع القرار المحسنة ، وزيادة الكفاءة والإنتاجية ، وتحسين الرؤية في الأعمال العمليات.
من خلال فهم أهمية مقاييس الأداء وكيف يمكن استخدامها لإبلاغ القرارات ، يمكن للشركات الناشئة زيادة نمو القدره. بعد ذلك سنناقش استراتيجيات تنفيذ أنظمة فعالة لقياس الأداء.
تحديات قياس الأداء وإعداد التقارير
يعد قياس الأداء وإعداد التقارير من المكونات الأساسية لأي مشروع ناجح.
ومع ذلك ، هناك بعض التحديات التي يجب معالجتها من أجل ضمان نجاح هذه المبادرات.
جمع بيانات دقيقة في الوقت الفعلي
يعد جمع البيانات الدقيقة في الوقت الفعلي أحد أكبر التحديات المرتبطة بقياس الأداء وإعداد التقارير.
قد يكون هذا صعبًا لأنه يتطلب قدرًا كبيرًا من الموارد والوقت لجمع ، تحليل، وتفسير البيانات من مصادر متعددة.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تصبح هذه العملية أكثر تعقيدًا إذا كان لدى الفرق / الأقسام / المؤسسات المختلفة أنظمة مختلفة لجمع البيانات وتخزينها.
ضمان جودة البيانات واتساقها عبر الفرق / الإدارات / المنظمات:
يتمثل التحدي الآخر المتعلق بقياس الأداء وإعداد التقارير في ضمان وصول جميع الفرق / الإدارات / المنظمات إلى بيانات الجودة المتسقة.
بدون الاتساق بين جميع أصحاب المصلحة ، سيكون من الصعب قياس التقدم بدقة أو تحديد الاتجاهات داخل عمليات المنظمة.
لمعالجة هذه المشكلة ، يجب على المؤسسات وضع مبادئ توجيهية واضحة لكيفية قيام فرقهم / أقسامهم / مؤسساتهم بجمع وتخزين بياناتهم حتى يتمكن الجميع من الوصول إلى نفس المعلومات في جميع الأوقات.
أخيرًا ، هناك تحد آخر مرتبط بقياس الأداء وإعداد التقارير وهو التغلب على المقاومة من أصحاب المصلحة الذين قد لا يرون القيمة في تنفيذ مثل هذه المبادرات أو من قد يخشى التغيير بسبب عدم الإلمام بالعمليات أو التقنيات الجديدة المشاركة في قياس مقاييس الأداء.
لمعالجة هذه المشكلة ، يجب على المنظمات أن توضح سبب ضرورة هذه التغييرات وكذلك الفوائد التي ستجلبها على المدى القصير والطويل قبل محاولة التنفيذ على نطاق أوسع داخل هيكل المنظمة.
بشكل عام ، في حين أن هناك العديد من الفوائد المرتبطة بقياس الأداء وإعداد التقارير ، إلا أن هناك أيضًا العديد من التحديات التي يجب معالجتها من قبل المنظمات التي تبحث في تنفيذ مثل هذه المبادرات.
وتشمل هذه جمع البيانات الدقيقة في الوقت الحقيقي. ضمان مراقبة الجودة على المعلومات التي تم جمعها ؛ ومعالجة المقاومة المحتملة من أصحاب المصلحة عند إدخال عمليات أو تقنيات جديدة لقياس النتائج.
يمكن أن يمثل قياس الأداء وإعداد التقارير تحديًا لأي مدير مشروع.
لضمان النجاح ، من المهم أن تأخذ الوقت الكافي لفهم كل من هذه التحديات ووضع استراتيجيات لمعالجتها بشكل فعال. بعد ذلك ، سوف نستكشف الحلول للتغلب على هذه التحديات.
تحديد مقاييس الأداء
تتمثل الخطوة الأولى في قياس الأداء في تحديد المقاييس التي سيتم استخدامها لقياس التقدم نحو الأهداف.
يجب أن تكون هذه المقاييس محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة ومحددة زمنياً (سمارت).
تشمل الأمثلة تقييمات رضا العملاء أو أرقام زيارات الموقع أو أرقام المبيعات.
إنشاء خطوط الأساس
بمجرد تحديد المقاييس ، يجب إنشاء خطوط الأساس بحيث يمكن تتبع التقدم بمرور الوقت.
يتضمن ذلك النظر في البيانات التاريخية أو تحديد أهداف لكل مقياس بناءً على الظروف الحالية.
تحديد الأهداف والغايات
بعد إنشاء خطوط الأساس لكل مقياس ، يجب تحديد الأهداف والغايات التي يمكن تحقيقها في إطار زمني معين.
يجب أن تتوافق هذه مع بشكل عام الأعمال أهداف مثل زيادة الإيرادات أو تحسين مستويات خدمة العملاء.
جمع البيانات وتحليل النتائج
بمجرد إعداد الأهداف ، من المهم جمع البيانات بانتظام لتتبع التقدم المحرز في تحقيق هذه الأهداف بمرور الوقت.
قد يتضمن ذلك استخدام أدوات آلية مثل برامج التحليلات أو العمليات اليدوية مثل الاستطلاعات أو المقابلات مع العملاء / الموظفين وما إلى ذلك.
تحديد الاتجاهات والرؤى
بعد جمع البيانات من المهم أن تحليل النتائج لتحديد الاتجاهات والأفكار التي قد تشير إلى المجالات التي يمكن فيها إجراء تحسينات أو الاستفادة من الفرص ، على سبيل المثال ، تحديد أسواق / عملاء جدد وما إلى ذلك.
عرض النتائج على أصحاب المصلحة
أخيرًا ، يجب تقديم النتائج المستخلصة من قياسات الأداء إلى أصحاب المصلحة حتى يفهموا كيفية أداء استثماراتهم بالنسبة إلى التوقعات ، على سبيل المثال ، حسابات عائد الاستثمار ، إلخ.
بشكل عام ، يعد قياس الأداء أداة لا تقدر بثمن للشركات عندما يتم إجراؤها بشكل صحيح.
يوفر نظرة ثاقبة حول كيفية تقدم المشاريع / المبادرات نحو النتائج المرجوة ويساعد في توجيه عمليات صنع القرار للمضي قدمًا من خلال تسليط الضوء على مجالات التحسين أو الفرص.
من خلال فهم مقاييس الأداء وتتبعها ، وتحديد خطوط الأساس والأهداف ، يمكنك التأكد من أن مشروعك على المسار الصحيح للوصول إلى أهدافه. بعد ذلك ، سوف ننظر في كيفية الإبلاغ عن هذه القياسات.
تقرير الأداء
الإبلاغ عن الأداء هو عملية تقديم البيانات المجمعة بطريقة منظمة إلى أصحاب المصلحة لمراجعتها.
يتضمن جمع بيانات دقيقة في الوقت الفعلي ، وضمان جودة البيانات والاتساق عبر الفرق / الإدارات / المنظمات ، والتغلب على مقاومة التغيير من أصحاب المصلحة.
جمع البيانات وتحليل النتائج
يعد جمع البيانات ذات الصلة أمرًا ضروريًا للإبلاغ عن الأداء بدقة.
يمكن استخدام أدوات الأتمتة لتبسيط هذه العملية وجعلها أكثر كفاءة.
بمجرد جمع البيانات ، يجب تحليلها بعناية لتحديد الاتجاهات أو الرؤى التي ربما لم تكن مرئية من قبل.
تحديد الاتجاهات والرؤى
بعد تحليل البيانات التي تم جمعها ، يعد تحديد أي اتجاهات أو رؤى يمكن أن تؤثر على عمليات اتخاذ القرار أمرًا أساسيًا عند الإبلاغ عن الأداء.
يمكن أن تساعد هذه الاتجاهات في الكشف عن فرص التحسين أو المجالات التي قد تحتاج إلى تخصيص موارد إضافية.
عرض النتائج على أصحاب المصلحة
بمجرد جمع جميع المعلومات الضرورية وتحليلها ، حان الوقت لتقديم النتائج إلى أصحاب المصلحة حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات مستنيرة حول أفضل السبل للمضي قدمًا في مشروع أو مبادرة.
تُعد لوحات المعلومات طريقة رائعة لعرض النتائج بتنسيق سهل الفهم بحيث يفهم كل شخص معني ما يحدث في أي لحظة دون الحاجة إلى البحث في جداول البيانات المليئة بالأرقام أو التقارير المطولة المليئة بالمصطلحات التي لا يفهمها أحد.
بشكل عام ، يعد فهم كيفية الإبلاغ عن الأداء الأفضل أمرًا ضروريًا للشركات الناشئة التي تتطلع إلى تنمية الأعمال بنجاح لأنه يوفر رؤية للعمليات التي تسمح لهم بإدارة الموارد بشكل أفضل مع مساعدتهم أيضًا على البقاء في صدارة المنافسين من خلال تكييف الاستراتيجيات بسرعة بناءً على التغيرات في ظروف السوق.
يعد الإبلاغ عن الأداء أمرًا ضروريًا لبدء التشغيل لضمان تحقيق الأهداف والغايات.
من خلال فهم الاتجاهات والرؤى ، يمكن لأصحاب المصلحة اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن استثماراتهم في الشركة. سوف يركز العنوان التالي على كيفية تقديم النتائج بفعالية إلى أصحاب المصلحة هؤلاء.
أفضل الممارسات لقياس الأداء وإعداد التقارير
من خلال تحديد أهداف وغايات واضحة ، واستخدام أدوات الأتمتة لتبسيط جمع البيانات ، وإنشاء لوحات معلومات لمراقبة التقدم بسهولة ، ومراجعة النتائج بانتظام ، واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة ، وإبلاغ النتائج بفعالية مع أصحاب المصلحة ، وتقييم العمليات باستمرار لفرص التحسين والاستفادة من الحلول التقنية عند الاقتضاء ؛ يمكن أن تساعد أفضل ممارسات قياس الأداء وإعداد التقارير في ضمان النجاح
وضع أهداف وغايات واضحة للمشروع / المبادرة
يعد تحديد أهداف قابلة للقياس أمرًا أساسيًا لتتبع التقدم نحو تحقيقها. من المهم أن تكون هذه الأهداف واقعية ولكنها صعبة بدرجة كافية بحيث تؤدي إلى التحفيز داخل الفريق.
على سبيل المثال ، يمكن تحديد هدف زيادة رضا العملاء بنسبة 10٪ على مدى 6 أشهر كجزء من إجمالي إستراتيجية لتحسين تجربة العملاء.
استخدم أدوات الأتمتة لتبسيط جمع البيانات
يمكن استخدام أدوات التشغيل الآلي مثل جداول البيانات أو البرامج لجمع البيانات من مصادر متعددة بسرعة وبدقة مما سيوفر الوقت على المدى الطويل.
يتيح ذلك للفرق التركيز على تحليل البيانات بدلاً من إدخالها يدويًا في نظام مما يزيد من الكفاءة مع تقليل الأخطاء بسبب أخطاء الإدخال اليدوي.
يساعد إنشاء تمثيلات مرئية للبيانات المجمعة الفرق على تحديد الاتجاهات بسرعة أكبر مما لو كانوا ينظرون إلى الأرقام الأولية وحدها.
توفر لوحات المعلومات طريقة سهلة لجميع المشاركين في مشروع أو مبادرة - بدءًا من المديرين التنفيذيين وصولاً إلى المساهمين الفرديين - لمعرفة كيف تساهم جهودهم في تحقيق الأهداف في الوقت الفعلي دون الحاجة إلى البحث في التقارير أو المستندات المعقدة في كل مرة يحتاجون فيها إلى تحديث على التقدم المحرز حتى الآن.
مراجعة النتائج بانتظام
بمجرد تحديد مقاييس الأداء ، من المهم أن تقوم الفرق بمراجعتها بانتظام بحيث يمكن تنفيذ أي تغييرات مطلوبة بسرعة قبل حدوث الكثير من الضرر بسبب عدم الاهتمام الذي يتم دفعه أثناء هذه العملية.
تسمح المراجعات المنتظمة أيضًا للفرق بتعديل الدورة التدريبية إذا لزم الأمر بناءً على المعلومات الجديدة التي تم جمعها منذ إجراء المراجعة الأخيرة.
اتخذ إجراءات تصحيحية عند الضرورة
إذا اتضح بعد المراجعات المنتظمة أن بعض المجالات تحتاج إلى تحسين ، فيجب اتخاذ الإجراءات التصحيحية على الفور.
يمكن أن يشمل ذلك تنفيذ تدريب إضافي ، وتغيير العمليات ، وإعادة هيكلة الأدوار وما إلى ذلك حسب ما هو مطلوب.
يُظهر اتخاذ إجراء سريع لأصحاب المصلحة أنك تأخذ ملاحظاتهم على محمل الجد بينما تساعد في منع ظهور المزيد من المشكلات لاحقًا.
توصيل النتائج بشكل فعال مع أصحاب المصلحة
يعد إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع بشأن التقدم المحرز (أو لا) أمرًا أساسيًا عند قياس الأداء.
يضمن الاتصال الفعال أن يعرف كل شخص معني بالضبط ما يجب القيام به بعد ذلك بالإضافة إلى توفير نظرة ثاقبة حول سبب اتخاذ قرارات معينة على طول الطريق مما يتيح لجميع الأطراف المعنية فهمًا أكبر لكيفية تقدم الأمور حتى هذه النقطة ..
تقييم مستمر للعمليات من أجل فرص التحسين
لا يقتصر قياس الأداء وإعداد التقارير على تتبع النجاحات فحسب ، بل يتعلق أيضًا بتحديد المجالات التي لا يزال من الممكن إجراء تحسينات فيها حتى بعد الوصول إلى النتائج المرجوة.
يتيح التقييم المستمر للعمليات الحالية مرونة الفريق عند إجراء التعديلات في المستقبل لضمان أقصى قدر من الكفاءة طوال دورة حياة المشروع / المبادرة بالكامل.
الاستفادة من الحلول التقنية حيثما كان ذلك مناسبًا
تساعد الاستفادة من الحلول التقنية مثل أنظمة التخزين السحابية وخوارزميات الذكاء الاصطناعي وما إلى ذلك حيثما أمكن في تقليل التكاليف المرتبطة بالعمل اليدوي مع زيادة الدقة بسبب الطبيعة الآلية لهذه الأنظمة.
يعد الحفاظ على حوار مفتوح بين جميع الأطراف المشاركة في العملية أمرًا بالغ الأهمية عند محاولة قياس الأداء بنجاح ، لأنه بدونه لا توجد طريقة لمعرفة من المسؤول عن أي مهام ، ولا ما إذا كانت تلك المهام قد أنجزت بشكل صحيح في المقام الأول.
باتباع أفضل الممارسات هذه ، يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن قياسات وتقارير الأداء الخاصة بهم دقيقة وفي الوقت المناسب وتوفر رؤى قيمة حول تقدم المشروع أو المبادرة. الآن دعونا نلقي نظرة على كيفية إنشاء لوحات معلومات فعالة لمراقبة التقدم.
ما هي الأمثلة الثلاثة لأنظمة قياس الأداء؟
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
مؤشرات الأداء الرئيسية هي مقاييس تستخدم لقياس أداء المشروع مقابل أهدافه وغاياته.
أنها توفر طريقة موضوعية لتتبع التقدم ، وتحديد مجالات التحسين ، واتخاذ قرارات مستنيرة حول تخصيص الموارد.
بطاقة الأداء المتوازن
• بطاقة الأداء المتوازن هو نظام قياس الأداء الذي يقيم جميع جوانب الأعمال بما في ذلك العمليات المالية وخدمة العملاء والعمليات الداخلية والتعلم و نموو ابتكار & تطوير.
يساعد المديرين على تقييم الصحة العامة لمؤسستهم من خلال توفير نظرة ثاقبة حول مدى جودة أداء كل منطقة بالنسبة لبعضها البعض.
ادارة القيمة المكتسبة
حصل القيمة إدارة (EVM) هي تقنية مستخدمة في المشروع إدارة لقياس التقدم مقابل الأهداف المحددة مسبقًا بمرور الوقت من خلال تتبع التكاليف الفعلية المتكبدة مقابل القيم المخططة المرتبطة بالعمل المنجز أو الموارد التي تم إنفاقها على المهام داخل نطاق المشروع.
يوفر EVM رؤى قيمة حول تجاوزات التكلفة أو التأخير بحيث يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية بسرعة إذا لزم الأمر.
النقاط الرئيسية:
- أهمية قياس الأداء: يعد قياس الأداء أمرًا بالغ الأهمية بالنسبة للشركات الناشئة لوضع المعايير، تحليل الأداء، وتحديد أولويات الاستراتيجيات الفعالة.
- فوائد القياس وإعداد التقارير: يوفر قياس الأداء فوائد مثل تحسين عملية صنع القرار، وزيادة الكفاءة، وتعزيز الرؤية في العمليات، وتحسين الأداء بمرور الوقت.
- التحديات التي يجب معالجتها: يعد جمع بيانات دقيقة في الوقت الفعلي، وضمان جودة البيانات عبر الفرق، والتغلب على مقاومة أصحاب المصلحة من التحديات التي تواجه قياس الأداء.
- تحديد مقاييس الأداء: إن تحديد مقاييس محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة ومحددة زمنياً (SMART) هو الخطوة الأولى في قياس التقدم.
- إنشاء خطوط الأساس: يساعد تحديد خطوط الأساس على تتبع التقدم ويتضمن استخدام البيانات التاريخية أو تحديد الأهداف.
- تحديد الأهداف والغايات: بعد الخطوط الأساسية، يتم تحديد أهداف قابلة للتحقيق تتماشى مع الأعمال الأهداف ضرورية.
- جمع البيانات والتحليل: جمع البيانات بانتظام و تحليل تقديم رؤى حول التقدم ومجالات التحسين.
- تحديد الاتجاهات والرؤى: يساعد تحليل البيانات في تحديد الاتجاهات والفرص والمجالات المحتملة للتحسين.
- عرض النتائج: يعد تقديم النتائج إلى أصحاب المصلحة من خلال لوحات المعلومات والتواصل الواضح أمرًا بالغ الأهمية.
- أفضل الممارسات: تتضمن أفضل الممارسات تحديد أهداف واضحة وأدوات التشغيل الآلي والمراجعات المنتظمة والإجراءات التصحيحية والتواصل الفعال والتقييم المستمر والاستفادة من التكنولوجيا.
- أمثلة على أنظمة قياس الأداء:
- مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs): القيم القابلة للقياس تحدد مدى تحقيق الأهداف الرئيسية.
- بطاقة التهديف المتوازن: نظام إدارة يركز على الأهداف الإستراتيجية عبر الشؤون المالية والعملاء والعمليات نمو وجهات النظر.
- إدارة القيمة المكتسبة (EVM): تقنية قياس التقدم المحرز في المشروع مقابل الأهداف المحددة سلفا من خلال التكلفة والمهمة تحليل.
- أهمية فهم الفوائد والتحديات: من خلال فهم فوائد وتحديات قياس الأداء، يمكن للشركات الناشئة تتبع التقدم بشكل فعال واتخاذ قرارات مستنيرة.
- تعزيز نجاح الشركات الناشئة: يمكن أن يساعد التنفيذ السليم لقياس الأداء وإعداد التقارير الشركات الناشئة في تحقيق أهدافها بشكل أكثر كفاءة وفعالية.
قراءة التالي: إدارة المحافظ, إدارة البرنامج, إدارة المنتجات, إدارة المشاريع.
FourWeekMBA صندوق أدوات الأعمال
الرهان غير المتكافئ
مصدر آخر الأعمال مصادر:
