مصفوفة RACI بإيجاز

توضح مصفوفات RACI الدور الوظيفي الذي يلعبه كل شخص في فريق المشروع. عند إنشاء هذه المصفوفات ، يمكن للشركات موازنة أعباء عمل المشروع بشكل فعال وتحديد مدير مشروع واضح. مصفوفة RACI هي وسيلة بسيطة وفعالة لتوثيق أدوار ومسؤوليات المشروع.

فهم مصفوفة RACI

في الواقع ، تسعى مصفوفة RACI إلى تجنب أوجه القصور التي تنتج عندما لا يتم الاتفاق على صانع القرار قبل بدء المشروع.

مع تحديد الأدوار والمسؤوليات ، يفهم المشاركون في المشروع ما هو متوقع منهم.

لإنشاء مصفوفة RACI ، يتم استخدام جداول البيانات عادةً. هنا ، متطلبات المشروع مثل المخاطر إدارة والموافقة على الميزانية مدرجة في عمود على الجانب الأيسر.

ثم يتم سرد أعضاء فريق المشروع على طول الجزء العلوي في كل عمود.

تتم مطابقة أعضاء الفريق بعد ذلك مع متطلبات المشروع وفقًا لأربعة معايير: مسؤول ، وخاضع للمساءلة ، ومستشار ومطلّع. في القسم التالي ، سنتناول هذه المعايير بمزيد من التفصيل.

مستويات المهام الأربعة لمصفوفة RACI

مسؤول (أداء المهمة)

الشخص المسؤول عن القيام بالعمل لتحقيق مهمة.

يجب أن يكون الشخص المسؤول فردًا واحدًا لديه القدرة على اتخاذ القرارات.

في بعض الأحيان ، سيحتاج هذا الشخص إلى دعم من الآخرين أو قد يختار تفويض جوانب المهمة.

مسؤول (امتلاك المهمة)

من هو المسؤول عن الانتهاء المرضي من المهمة؟

غالبًا ما يكون هذا الفرد هو مدير المشروع أو الراعي الذي يقوم بتكليف المشروع.

استشارة (مساعدة)

يشمل المستشارين الذين لديهم خبرة في موضوع معين. يجب أن يبقى الموظفون المساعدون عند الحد الأدنى لكل مهمة من مهام المشروع.

يمكن أن يؤدي كثرة المستشارين إلى مداولات غير ضرورية وعدم كفاءة العملية.

مطلعة (إبقاء على علم)

الأفراد أو المجموعات الذين يتم إطلاعهم على تقدم المهام.

لن يُطلب من الموظفين المطلعين تقديم ملاحظات مهمة ، ولكن يمكن أن يتأثروا بنتيجة المهمة.

تحديد المعلومات لمصفوفة RACI

قبل تعيين المعلومات لجدول بيانات ، يجب على الفريق أولاً تحديد عملية عمل المشروع المحددة. بشكل عام ، يجب أن تتكون كل عملية من 10 إلى 25 مهمة مع معالجة المهام ذات الأولوية العالية أولاً.

بعد ذلك ، فإن الأمر يتعلق باتباع الخطوات التالية:

حدد المهام

كن محددًا قدر الإمكان عن طريق تجنب المهام المصاغة بشكل عام أو التي لا معنى لها مثل "حضور الاجتماعات"أو"تجميع التقارير".

تعتبر التشاور مع كبار أعضاء المشروع ذوي المعرفة ذات الصلة طريقة جيدة لضمان عدم تفويت أي تفاصيل.

تعيين مسؤولية المهمة

من هم الأشخاص الذين سيتم تكليفهم بكل مهمة؟

في هذه المرحلة ، من الأفضل تعيين المهام بناءً على المعايير الأربعة المذكورة أعلاه وليس لأفراد محددين.

هذا يضمن أن مصفوفة RACI أكثر قابلية للتكيف في حالة استقالة أحد أعضاء الفريق أو إضافته لاحقًا.

املأ المصفوفة

عند العمل من خلال قائمة متطلبات المشروع ، قم بتعيين حرف لكل منهم بناءً على المعايير الأربعة.

يمكن ملء الخلايا باستخدام R for Responsible و A للمساءلة وما إلى ذلك.

جمع ردود الفعل

بمجرد اكتمال مصفوفة RACI وتسليمها إلى أعضاء الفريق ، اطلب التعليقات. هل يفهم الجميع مسؤولياتهم؟

علاوة على ذلك ، هل كل شخص لديه عبء عمل مناسب؟ هل لكل مهمة شخص مسؤول ومسؤول؟

مراجعة وصقل

مصفوفة RACI ليست أداة ضبط ونسيان. يجب صقلها باستمرار مع تغير متطلبات المشروع.

دراسة الحالات

بدء التشغيل الفني: تطوير تطبيق جوال

تحديد المهمة: تعمل شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا على تطوير تطبيق جوال يتضمن صمم والتطوير والاختبار و تسويق المراحل.

تعيين الدور: تقوم الشركة الناشئة بتعيين الأدوار لأعضاء الفريق، بما في ذلك المصممين والمطورين ومختبري ضمان الجودة (QA) و تسويق المتخصصين.

إنشاء مصفوفة RACI:

المسؤول (ر):
- التصميم: تم تعيينه لمصمم UI/UX، وهو المسؤول عن إنشاء واجهة مستخدم التطبيق.
- التطوير: تم تعيينه لمطور البرامج، وهو المسؤول عن ترميز التطبيق.
- الاختبار: يتم تعيينه لمختبر ضمان الجودة، وهو المسؤول عن تحديد الأخطاء والإبلاغ عنها.
- التسويق: مخصص ل تسويق متخصص، مسؤول عن الترويج للتطبيق.
مسؤول (أ):
- يتم تعيين المسؤولية الشاملة عن المشروع لمدير المشروع، الذي يضمن التسليم الناجح للتطبيق.
استشارة (ج):
- فرص صمم القرارات، يتشاور المصمم مع مدير المشروع وفريق التطوير.
- بالنسبة لخيارات التطوير، يتشاور المطور مع المصمم ومدير المشروع.
- للاختبار إستراتيجيةيتشاور مختبر ضمان الجودة مع المطور ومدير المشروع.
- فرص تسويق إستراتيجيةأطلقت حملة تسويق يتشاور المتخصص مع مدير المشروع والمصمم.
مطلع (أنا):
- يتم إبلاغ مدير المشروع بالتقدم المحرز في صمم والتطوير والاختبار و تسويق.

إدارة المشروع الفعالة: باستخدام مصفوفة RACI هذه، تضمن الشركة الناشئة أن كل عضو في الفريق يعرف دوره ومسؤولياته، مما يمنع الصراعات ويضمن عملية تطوير سلسة للتطبيق.

إعادة تصميم موقع التجارة الإلكترونية:

تحديد المهمة: تخطط إحدى شركات التجارة الإلكترونية لإعادة تصميم موقعها الإلكتروني لتحسين تجربة المستخدم.

تعيين الدور: تقوم الشركة بتعيين الأدوار للمصممين والمطورين ومنشئي المحتوى والمتخصصين في تحسين محركات البحث.

إنشاء مصفوفة RACI:

المسؤول (ر):
- التصميم: تم تعيينه لمصمم الويب، وهو المسؤول عن إنشاء تخطيط الموقع الجديد.
- التطوير: تم تعيينه لمطور الويب، المسؤول عن تنفيذ صمم .
- إنشاء المحتوى: يتم تعيينه لمنشئ المحتوى، ويكون مسؤولاً عن إنشاء أوصاف وصور جديدة للمنتج.
- تحسين محركات البحث (SEO): يتم تعيينه لمتخصص تحسين محركات البحث (SEO)، المسؤول عن تحسين تصنيفات محركات البحث لموقع الويب.
مسؤول (أ):
- يتم تعيين المسؤولية الشاملة عن المشروع لمدير المشروع، الذي يضمن إعادة تصميم موقع الويب بنجاح.
استشارة (ج):
- فرص صمم الخيارات، يتشاور مصمم الويب مع مدير المشروع وفريق التطوير.
- لاعتبارات التطوير، يتشاور مطور الويب مع المصمم ومدير المشروع.
- لإنشاء المحتوى إستراتيجيةيتشاور منشئ المحتوى مع مدير المشروع وأخصائي تحسين محركات البحث (SEO).
- بالنسبة لقرارات تحسين محركات البحث، يتشاور متخصص تحسين محركات البحث مع مدير المشروع والمصمم.
مطلع (أنا):
- يتم إبلاغ مدير المشروع بالتقدم المحرز في صمم والتطوير وإنشاء المحتوى وتحسين محركات البحث.

إعادة تصميم موقع الويب بكفاءة: تساعد مصفوفة RACI هذه شركة التجارة الإلكترونية على تنسيق الجهود بين أعضاء الفريق، مما يضمن اكتمال مشروع إعادة تصميم موقع الويب بكفاءة ويتوافق مع الأعمال الأهداف.

الهجرة السحابية لشركة كبيرة:

تحديد المهمة: تخطط شركة كبيرة لترحيل خوادمها المحلية إلى السحابة.

تعيين الدور: تقوم الشركة بتعيين الأدوار لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات، ومهندسي السحابة، وخبراء الأمن، ومديري المشاريع.

إنشاء مصفوفة RACI:

المسؤول (ر):
- تحليل الخادم: مخصص لمسؤولي تكنولوجيا المعلومات، ويكونون مسؤولين عن تقييم تكوينات الخادم الحالية.
- الهندسة السحابية: مخصصة لمهندسي السحابة، المسؤولين عن تصميم البنية التحتية السحابية.
- تقييم الأمان: يتم تعيينه لخبراء الأمن، ويكونون مسؤولين عن تقييم وضمان أمن البيانات في السحابة.
- تنفيذ المشروع: تم تعيينه لمديري المشاريع، المسؤولين عن الإشراف على مشروع الترحيل بأكمله.
مسؤول (أ):
- يتم تعيين المسؤولية الشاملة للمشروع إلى مدير المشروع، الذي يضمن الترحيل السحابي الناجح.
استشارة (ج):
- يتشاور مسؤولو تكنولوجيا المعلومات مع مهندسي السحابة لتخطيط الترحيل.
- يتشاور مهندسو السحابة مع خبراء الأمن لاعتبارات أمنية.
- يتشاور خبراء الأمن مع مديري المشاريع لتنسيق المشروع.
مطلع (أنا):
- يتم إبلاغ مدير المشروع بتقدم الخادم تحليلوالهندسة السحابية وتقييم الأمان وتنفيذ المشروع.

الهجرة السحابية الفعالة: تعمل مصفوفة RACI على تبسيط عملية الترحيل السحابي للشركة، مما يضمن معرفة كل عضو في الفريق بمسؤولياته وتقليل مخاطر اختراق البيانات أثناء الترحيل.

الوجبات الرئيسية

توضح مصفوفة RACI أدوار ومسؤوليات أعضاء فريق المشروع وفقًا لمستوى خبرتهم والمشاركة اللاحقة في كل مهمة.
تطابق مصفوفة RACI أعضاء فريق المشروع إلى أربعة مستويات مهمة: مسؤول ، وخاضع للمساءلة ، ومستشار ومستنير. الطبيعة الهرمية إلى حد ما لكل منها تزيد من الكفاءة من خلال التأكد من أن القرارات المهمة هي مسؤولية فرد واحد.
يجب إنشاء مصفوفة RACI عن طريق تحديد 10 إلى 25 مهمة مشروع محددة. يجب معالجة المهام ذات الأولوية العالية أولاً لتحقيق أقصى تأثير. الأهم من ذلك ، يجب تنقيح مصفوفة RACI وإعادة تقييمها مع تغير متطلبات الموظفين أو المشروع.

ويبرز الرئيسية

تعريف مصفوفة RACI: مصفوفة RACI هي أداة تستخدم لتحديد وتوضيح أدوار ومسؤوليات الأفراد ضمن فريق المشروع. يساعد على توضيح سلطة اتخاذ القرار والمشروع إدارة بناء.
الغرض والفوائد:
- يمنع أوجه القصور الناشئة عن صانعي القرار غير المحددين.
- يوضح التوقعات والمسؤوليات لأعضاء فريق المشروع.
- يوازن بين أعباء العمل ويحدد مدير مشروع واضحًا.
إنشاء مصفوفة RACI:
- استخدم جداول البيانات لإنشاء المصفوفة.
- يتم إدراج متطلبات المشروع على اليسار، ويتم إدراج أعضاء الفريق في الأعلى.
- قم بتعيين الأدوار لكل عضو في الفريق بناءً على أربعة معايير: مسؤول وخاضع للمساءلة ومستشار ومطلع (RACI).
أربعة مستويات مهمة لمصفوفة RACI:
- مسؤول: الشخص الذي يقوم بالمهمة، وله سلطة اتخاذ القرار.
- مسؤول: الشخص الذي يملك الإكمال النهائي للمهمة، غالبًا ما يكون مدير المشروع أو الراعي.
- استشارة: مستشارون ذوو خبرة في مواضيع محددة.
- أبلغ: ظل الأفراد أو المجموعات على علم بتقدم المهمة، على الرغم من عدم مشاركتهم بشكل مباشر في تنفيذ المهمة.
خطوات تحديد معلومات RACI:
- تحديد عمليات عمل المشروع المحددة مع 10-25 مهمة.
- كن محددًا وتجنب الأوصاف الغامضة للمهام.
- استشر كبار أعضاء المشروع للتأكد من دقته.
- قم بتعيين الأدوار بناءً على معايير RACI، وليس الأفراد في البداية.
- املأ المصفوفة بـ R أو A أو C أو I لكل مهمة.
- جمع ردود الفعل من أعضاء الفريق.
- قم بمراجعة المصفوفة وتحسينها مع تطور متطلبات المشروع.