مصفوفة أيزنهاور ولماذا هي مهمة في الأعمال

مصفوفة أيزنهاور هي أداة تساعد الشركات على تحديد أولويات المهام بناءً على إلحاحها وأهميتها ، وقد سميت على اسم دوايت دي أيزنهاور ، رئيس الولايات المتحدة من 1953 إلى 1961 ، وتساعد المصفوفة الشركات والأفراد على التمييز بين المهم والمهم لمنع الضرورة الملحة. أشياء (تبدو مفيدة على المدى القصير) تفكك أشياء مهمة (حاسمة للنجاح على المدى الطويل).

الربعية	الوصف	التحليل والاستراتيجية	أمثلة وتطبيقات في العالم الحقيقي
الربع 1 (عاجل وهام)	تتطلب المهام العاجلة والمهمة اهتمامًا فوريًا. إنها حاسمة بالنسبة لأهدافك ويجب معالجتها على الفور.	في الربع الأول، ركز على إكمال المهام بكفاءة لتجنب الأزمات. تحديد الأولويات وتخصيص الموارد لحل هذه المشكلات على الفور.	– الالتزام بالمواعيد النهائية الحاسمة للمشروع. – حل شكاوى العملاء. – معالجة القضايا الطبية العاجلة. – حالات الاستجابة للطوارئ.
الربع 2 (ليس عاجلا ولكنه مهم)	المهام المهمة ولكنها ليست ملحة تكون موجهة نحو المستقبل وتساهم في تحقيق الأهداف طويلة المدى والنمو الشخصي. إنها تتطلب تخطيطًا استباقيًا ويجب جدولتها.	تدور مهام الربع الثاني حول استثمار الوقت بحكمة لتحقيق فوائد طويلة المدى. تخطيط وتخصيص الوقت لهذه المهام لمنعها من أن تصبح عاجلة.	- تخطيط استراتيجي. - تطوير المهارة. - بناء العلاقات. - تطوير الذات.
الربع 3 (عاجل ولكن غير مهم)	تعتبر مهام الربع الثالث ملحة ولكنها ليست ذات أهمية خاصة على المدى الطويل. قد تكون هذه الانحرافات أو الانقطاعات التي يمكن أن تستهلك الوقت إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح.	في الربع الثالث، قم بتقييم ما إذا كان من الممكن تفويض هذه المهام أو أتمتتها أو تقليلها لتوفير الوقت لأعمال أكثر أهمية.	– رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات غير الضرورية. – اجتماعات ذات تأثير ضئيل. – مهام إدارية بسيطة. - صيانة روتينية.
الربع 4 (غير عاجل وغير مهم)	المهام في الربع الرابع ليست عاجلة ولا مهمة. إنها أنشطة مضيعة للوقت ويجب التقليل منها أو التخلص منها لإفساح المجال لمزيد من العمل الهادف.	غالبًا ما تكون مهام الربع الرابع غير منتجة ويمكن أن تستنزف الوقت والطاقة. تحديد هذه الأنشطة وتقليلها لتحسين الإنتاجية.	- التصفح المفرط لوسائل التواصل الاجتماعي. – اجتماعات غير مثمرة. - الانشغال بالأعمال غير الضرورية. – الأنشطة الترفيهية ذات الأولوية المنخفضة.

فهم مصفوفة أيزنهاور

تمت تسمية مصفوفة أيزنهاور على اسم دوايت أيزنهاور ، رئيس الولايات المتحدة من 1953 إلى 1961.

في ذلك الوقت ، دافع عن بناء نظام الطريق السريع بين الولايات ، وأنهى الحرب الكورية ، وأنشأ وكالة ناسا ، ورحب بهواي وألاسكا في الاتحاد من بين أمور أخرى.

كان أيزنهاور رئيسًا مجتهدًا يفهم الفرق الأساسي بين المهام العاجلة والمهمة.

بعد حوالي ثلاثة عقود ، أعاد مؤلف المساعدة الذاتية ستيفن كوفي صياغة رؤى أيزنهاور في شكل مصفوفة.

تساعد المصفوفة الشركات والأفراد على التمييز بين المهم والمُلح. يعد هذا أمرًا حاسمًا في التخلص من المهام التي تضيع الوقت ، مما يوفر المزيد من الوقت للمهام التي تدفع الأعمال إلى الأمام.

الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور

يقسم أيزنهاور ماتريكس المهام إلى أربعة أرباع وفقًا لإلحاحها أو أهميتها (أو عدم وجودها):

افعل ذلك (عاجل / هام)

تحظى هذه المهام بأولوية قصوى لأنها مهمة وملحة.

عادة ما تكون هذه مهام أو مهام في نفس اليوم مع موعد نهائي وشيك.

تتأكد الشركات ذات الكفاءة من إكمال المهام العاجلة والمهمة ، حيثما كان ذلك ممكنًا ، أول شيء في الصباح.

جدولة (غير عاجل / مهم)

في الربع الثاني توجد مهام مهمة ليست ملحة.

يشمل هذا الربع مهام لا حصر لها مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وجدولة المواعيد والإعلان والتوظيف.

بالنظر إلى أن هذه المهام مهمة ، فإنها ترتبط عادةً بأهداف طويلة المدى تساعد في نمو.

يجب على الشركات تخصيص الوقت لإكمال هذه المهام ، وإلا فإنها تتعرض لخطر الإرهاق لأن مهام "جدولة ذلك" تصبح مهام "افعلها".

تفويضه (عاجل / غير مهم)

تتطلب المهام في هذا الربع اهتمامًا فوريًا ، لكن افتقارها إلى الأهمية يعني أن التفويض مناسب.

غالبًا ما يشمل التفويض المرؤوسين ولكن في بعض الحالات ، أ الأعمال قد تختار تفويض جوانب كبيرة من عملياتها إلى شركة أخرى.

يقع تحميل منشورات المدونة وبعض مراسلات البريد الإلكتروني أو خدمة العملاء في هذا الربع.

حذفه (ليس عاجلاً / غير مهم)

هذه دائمًا أنشطة مضيعة للوقت يجب تجنبها.

في مكان العمل ، غالبًا ما ترتبط هذه المهام بالتسويف - مثل الاستخدام المفرط لوسائل التواصل الاجتماعي ، وفرز البريد الوارد للبريد الإلكتروني ، وإعادة تنظيم المكتب.

أفضل ممارسات أيزنهاور ماتريكس

في حين أن الأعمال لن يتمكنوا أبدًا من تجنب أنشطة إضاعة الوقت تمامًا ، فهناك بعض النصائح لمساعدتهم على الاستمرار في التركيز على المهام في الربعين الأولين.

قوائم المهام التي تحتوي على مهام عاجلة ومهمة تساعد الشركات على التركيز على الأنشطة عالية التأثير.

يؤدي إكمال المهام من الربعين "قم بذلك" و "جدولة ذلك" إلى منح المنظمة طاقة وزخمًا لبقية أسبوع العمل.

وجد البعض أيضًا أنه من المفيد تعيين حد لعدد المهام التي يمكن جدولتها لكل رباعي.

يعمل الأفراد الآخرون بشكل جيد مع تقنية بومودورو ، حيث يتم قضاء 25 دقيقة في المهام ذات الأولوية العالية حتى يتم الانتهاء منها.

أمثلة مصفوفة أيزنهاور

الآن سنختتم هذه المقالة في مصفوفة أيزنهاور مع أمثلة على المهام والأنشطة لكل رباعي.

عاجل / هام

عادةً ما تتعلق المهام التي تتطلب اهتمامًا فوريًا بالمواعيد النهائية وحالات الطوارئ والقضايا الملحة والتزامات اللحظة الأخيرة.

هذا قد يشمل:

معالجة طلب مستعجل للعميل أو شكوى العميل.
تقديم مسودة اقتراح.
الرد على عرض عمل على LinkedIn.
الاهتمام بتفاصيل المعدات التي أدت إلى توقف الإنتاج.
دراسة اللحظة الأخيرة لامتحان وشيك أو دورة تدريبية.
الاتصال بسباك محلي لإصلاح تسرب المياه في القبو.
إجراء جلسة وساطة مع الموظفين الذين تعرضوا لمضايقات من قبل الآخرين في مكان العمل.
التعامل مع أ شبكة تسبب في انقطاع الاتصال عن أنظمة نقاط البيع (POS).
الاستجابة لأزمة العلاقات العامة بعد اكتشاف أن أ المنتج كانت ملوثة أو معيبة.

غير مستعجل / مهم

تذكر أن المهام في هذا الربع مفيدة ولكنها ليست ملحة على الفور. نتيجة لذلك ، قد يستغرق تحقيق الفوائد بعض الوقت.

ومن الأمثلة على ذلك:

تحقيق هدف زيادة الراتب الذي يحصل عليه المرء من المنزل إلى 90,000 ألف دولار.
بناء قاعدة عملاء من خلال الشبكات المهنية.
التخطيط لمشروع طويل الأجل مثل بدء مشروع جديد الأعمال .
تهدف إلى خسارة 10 كيلوغرامات خلال الأشهر الأربعة المقبلة.
تحسين جودة علاقة الفرد مع رؤسائه أو زملائه أو عائلته.
إجراء صيانة استباقية لآلات المصنع لتقليل احتمالية حدوث أعطال مستقبلية.
أي عمل يساهم بشكل مباشر في أهداف المنظمة وغاياتها.
أي مهام أو أنشطة من الربع السابق لم يتم التعامل معها بعد.
إجراء تدريب الموظفين وتعليمهم لاعتمادهم للعمل بأمان في موقع البناء.

عاجل / غير مهم

يحتوي ما يسمى رباعي "المفوض" على المهام التي يجب إكمالها الآن ولكنها لا تؤثر على الأهداف طويلة المدى.

كما أنهم يميلون أيضًا إلى عدم طلب مهارات أو خبرة معينة وهناك القليل من الارتباط الشخصي بالنتيجة.

فمثلا:

تحميل سلسلة من منشورات المدونة للترويج لإصدار برنامج جديد.
تدوين ملاحظات الاجتماع حيث يكون حضور الشخص في الاجتماع أمرًا اختياريًا.
تسوق البقالة لحفلة عيد الميلاد للموظفين في عطلة نهاية الأسبوع.
التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بغير العملاء والرد عليها عدة مرات في اليوم.
يستدعي Fielding خدمة العملاء ومكالمات الصيانة عندما يكون أحدهم من تسويق  قسم، أقسام.
التصرف بشكل إلزامي على إشعارات الهاتف عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
تحديد موعد المقابلة مع متدرب جديد من المقرر أن يبدأ الأسبوع المقبل.
الطلبات الواردة من الزملاء الذين لا يساهمون بشكل مباشر في تحقيق أهداف الفرد أو إنهاء قائمة المهام اليومية.

ليس عاجلاً / غير مهم

هذه بعض من أنشطة الإرضاء الفوري التي تهدر الوقت حيث يكون الاعتدال أمرًا أساسيًا:

مشاهدة سلسلة كاملة من لعبة الحبار بضربة واحدة.
التمرير بلا وعي عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو تصفح القنوات دون أن تدرك ذلك.
أي شكل من أشكال التسويف مثل البحث عن زوج جديد من النظارات الشمسية على أمازون بدلاً من العمل.
حضور اجتماع الحالة غير الضروري أو غير الضروري.
إجراء دورة تنشيطية تتناول نفس المادة بشكل متكرر.

دراسات الحالة

1. الشركات الناشئة:

صياغة المشكلة: مع محدودية الموارد والوقت، غالبًا ما تواجه الشركات الناشئة صعوبة في تحديد أولويات المهام التي يمكن أن تؤدي إلى ذلك نمو والاستدامة.

افعل ذلك (عاجل / هام): تأمين التمويل من المستثمرين، ومعالجة حاسمة المنتج الأخطاء والاستجابة لتعليقات العملاء الأولية.
جدولة (غير عاجل / مهم): الإعداد على المدى الطويل تسويق الاستراتيجيات وخطط التوظيف للعام المقبل والبحث والتطوير للمستقبل المنتج الميزات.
تفويضه (عاجل / غير مهم): تحديثات منتظمة لوسائل التواصل الاجتماعي والمهام الإدارية والواجبات التشغيلية اليومية.
حذفه (ليس عاجلاً / غير مهم): التغيير والتبديل في الموقع إلى ما لا نهاية صمم وحضور فعاليات التواصل غير الأساسية والمشاركة في كل قرار بسيط.

2. الرعاية الصحية:

صياغة المشكلة: تواجه المستشفيات والعيادات التحدي المتمثل في رعاية المرضى وصيانة المعدات وضمان سلاسة العمليات.

افعل ذلك (عاجل / هام): معالجة حالات الطوارئ الطبية، وإجراء العمليات الجراحية للمرضى ذوي الحالات الحرجة، والاستجابة للتنبيهات على مستوى المستشفى.
جدولة (غير عاجل / مهم): الصيانة الدورية للأجهزة والتدريب الطبي المستمر ومتابعة المرضى.
تفويضه (عاجل / غير مهم): طلب مستلزمات المستشفى، وتنسيق جداول المناوبات، والتعامل مع استفسارات المرضى غير الطبية.
حذفه (ليس عاجلاً / غير مهم): حضور كل مؤتمر طبي، وإعادة تصميم ديكور المستشفى، والاهتمام بتفاصيل استقصاءات المرضى.

3. التعليم:

صياغة المشكلة: المؤسسات التعليمية التوفيق بين تطوير المناهج الدراسية، ورعاية الطلاب، والمسؤوليات الإدارية.

افعل ذلك (عاجل / هام): معالجة القضايا التأديبية للطلاب، وتحديث المناهج الدراسية بناءً على الولايات الجديدة، والتعامل مع مشاكل البنية التحتية الفورية.
جدولة (غير عاجل / مهم): التخطيط للعام الدراسي القادم، وبرامج تدريب المعلمين، والأهداف المؤسسية طويلة المدى.
تفويضه (عاجل / غير مهم): تنظيم الأحداث الروتينية وإدارة الواجبات الإدارية اليومية والتنسيق مع البائعين الخارجيين.
حذفه (ليس عاجلاً / غير مهم): إعادة تصميم كتيبات المؤسسة سنويًا، واجتماعات الموظفين غير الضرورية، والإدارة الدقيقة لديكور الفصول الدراسية.

4. البيع بالتجزئة:

صياغة المشكلة: يجب على شركات البيع بالتجزئة التعامل معها المخزونوخدمة العملاء وأهداف المبيعات في وقت واحد.

افعل ذلك (عاجل / هام): معالجة شكاوى العملاء وإعادة تخزين العناصر سريعة الحركة والتعامل مع مشكلات الدفع.
جدولة (غير عاجل / مهم): التخطيط لمبيعات العطلات، وتدريب الموظفين على الجديد المنتج الخطوط، ووضع إستراتيجيات لبرامج ولاء العملاء.
تفويضه (عاجل / غير مهم): تنظيم المنتج يعرض، وتنظيف المتجر اليومي، وواجبات أمين الصندوق الروتينية.
حذفه (ليس عاجلاً / غير مهم): تغيير تخطيط المتجر باستمرار، وحضور كل معارض البيع بالتجزئة، والتفكير في كل مراجعة من العملاء.

5. المستقلون:

صياغة المشكلة: يمكن أن يشكل تحقيق التوازن بين عمل العميل والتطوير الشخصي والمهام الإدارية تحديًا للموظفين المستقلين.

افعل ذلك (عاجل / هام): الالتزام بالمواعيد النهائية للمشروع، والرد على تعديلات العميل، ومعالجة مشكلات الدفع.
جدولة (غير عاجل / مهم): تحديث المحفظة الشخصية، وتعلم مهارات جديدة، والتخطيط تسويق جهود.
تفويضه (عاجل / غير مهم): التعامل مع مراسلات البريد الإلكتروني وإدارة مسك الدفاتر المالية والصيانة الروتينية للموقع.
حذفه (ليس عاجلاً / غير مهم): إعادة تصميم الشعار الشخصي بشكل متكرر، وحضور كل ندوة عبر الإنترنت، والمشاركة في كل نقاش عبر الإنترنت يتعلق بمجالهم.

الوجبات الرئيسية

مصفوفة أيزنهاور هي الوقت المناسب إدارة أداة تساعد الشركات في تحديد أولويات إنجاز المهام عالية التأثير.
تفصل مصفوفة أيزنهاور المهام وفقًا لأربعة أرباع بدرجات متفاوتة من الإلحاح والأهمية.
عند قياس إنجاز المهام عالية التأثير ، لا تشجع مصفوفة أيزنهاور المهام المهدرة للوقت والتي غالبًا ما تكون نتيجة المماطلة أو عدم التفويض.

ويبرز الرئيسية

فهم مصفوفة أيزنهاور:
- سميت على اسم دوايت دي أيزنهاور ، وهي تساعد على التمييز بين المهام العاجلة والمهمة لتحديد الأولويات بشكل فعال.
- المصفوفة تقسم المهام إلى أربعة أرباع بناءً على إلحاحها وأهميتها.
أربعة أرباع من مصفوفة أيزنهاور:
1. افعل ذلك (عاجل / هام): المهام ذات الأولوية العالية مع المواعيد النهائية الوشيكة أو إكمالها في نفس اليوم.
2. جدولة (غير عاجل / مهم): مهام مهمة لا تتطلب اهتمامًا فوريًا ، مرتبطة بأهداف طويلة المدى.
3. تفويضه (عاجل / غير مهم): المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري ولكنها ليست كبيرة بما يكفي للتعامل معها بشكل شخصي.
4. احذفه (ليس عاجلاً / غير مهم): أنشطة إضاعة الوقت التي يجب تجنبها ، والتي ترتبط غالبًا بالتسويف.
أفضل ممارسات مصفوفة أيزنهاور:
- قوائم المهام التي تركز على المهام العاجلة والمهمة تعمل على تحسين الإنتاجية.
- يساعد الحد من عدد المهام في كل ربع في تحديد الأولويات بشكل فعال.
- تعمل تقنية بومودورو ، مع فواصل زمنية مدتها 25 دقيقة على المهام ذات الأولوية العالية ، على تحسين التركيز.
أمثلة على مصفوفة أيزنهاور:
- عاجل / هام: معالجة طلبات العملاء وتقديم العروض والتعامل مع حالات الطوارئ.
- غير عاجل / مهم: تحديد الأهداف المالية وتخطيط المشاريع طويلة الأمد وتحسين العلاقات.
- عاجل / غير مهم: تحميل منشورات المدونة ، وكتابة الملاحظات ، والتسوق من البقالة.
- غير عاجل / غير مهم: التمرير بلا وعي عبر وسائل التواصل الاجتماعي والاجتماعات غير الضرورية والمماطلة.