مصفوفة أولويات الإجراء هي أداة إنتاجية تساعد الشركات على تحديد أولويات مهام وأهداف معينة على غيرها. يتم تمثيل المصفوفة نفسها بأربعة أرباع على رسم بياني ديكارتي نموذجي. يتم رسم هذه الأرباع مقابل الجهد المطلوب لإكمال مهمة (المحور السيني) والتأثير (الفائدة) الذي تجلبه كل مهمة بمجرد اكتمالها (المحور ص). تساعد هذه المصفوفة في تقييم المشاريع التي يجب القيام بها والأثر المحتمل لكل منها.
فهم مصفوفة أولويات العمل
مصفوفة أولوية الإجراء (APM) عبارة عن تمثيل بياني يوضح بوضوح الأنشطة التي يجب الانتهاء منها في الوقت المحدد والتي يمكن تركها حتى تاريخ لاحق.
APM له آثار مهمة على الأعمال التجارية.
أولئك الذين يتخذون قرارات حكيمة بشأن المهام التي يتعين عليهم السعي إليها أولاً يزيدون من عائد الاستثمار.
وعلى العكس من ذلك ، فإن أولئك الذين يتخذون قرارات سيئة يكرسون أنفسهم للمهام التي تتطلب الكثير من الوقت والموارد نمو.
هذا ينتج أربع فئات
مكاسب سريعة (تأثير كبير ، جهد منخفض)
أكثر المهام المرغوبة بسبب قدرتها على تحقيق عائد مجدي مقابل جهد ضئيل نسبيًا.
المشاريع الكبرى (عالية التأثير ، جهد كبير)
تدر المشاريع الكبرى عائدات كبيرة ولكنها غالبًا ما تتطلب الكثير من الوقت والموارد.
نتيجة لذلك ، لديهم القدرة على إبطال العديد من المكاسب الأصغر والأسرع.
عمليات التعبئة - (تأثير منخفض ، جهد منخفض)
بما في ذلك مهام مثل حفظ الملفات وإدخال البيانات والبريد الإلكتروني.
في حين أنها منخفضة الجهد وفي معظم الحالات ضرورية ، فإن تأثيرها ضئيل.
مهام نكران الجميل (جهد كبير ، تأثير منخفض)
وبخلاف ذلك ، تُعرف باسم المهام الصعبة ، يجب تجنبها قدر الإمكان.
إنشاء مصفوفة أولويات العمل
في مصفوفة أولوية العمل نموذج، يمكن أن يشير الجهد إلى أشياء مثل كلفأو الوقت أو العقبات التنظيمية أو أي عقبة قد تعيق مهمة يتم تنفيذها.
يمكن قياس التأثير كميًا (الربحية ، إيرادات, كلف) أو نوعيا (الروح المعنوية ، العلامة تجارية الصورة ، تصور العميل).
لتصنيف مهام محددة ، قم بتعيين الدرجات بناءً على الجهد والفوائد اللاحقة لكل مهمة.
في حين أن نظام التسجيل الدقيق أقل أهمية ، يختار الكثيرون استخدام الدرجات المدرسية نموذج (أ إلى و) أو ببساطة 1-10 مقياس.
عند التسجيل ، يجب على الشركات استخدام الفطرة السليمة عندما تقترب القيم من حدود الربع.
على سبيل المثال ، يتم تصنيف المهمة التي حصلت على درجة 4.9 على أنها مهمة غير مرغوب فيها بينما المهمة التي حصلت على درجة مشابهة جدًا وهي 5.1 تعتبر مهمة رئيسية. تنفيذ المشاريع .
بمجرد تسجيل كل مهمة ، ارسمها على المصفوفة وفقًا للقيم المخصصة لها.
كقاعدة عامة ، يجب إعطاء الأولوية للمكاسب السريعة وقضاء الوقت المتبقي في المشاريع الكبرى.
هذا مفيد إستراتيجية للشركات التي تسعى إلى رفع الروح المعنوية أو بناء الزخم بسرعة.
يجب تفويض أنشطة التعبئة منخفضة التأثير والجهد المنخفض أو الاستعانة بمصادر خارجية أو تجنبها تمامًا.
الوجبات الرئيسية
- تسمح مصفوفة أولويات العمل للشركات بتحديد أولويات القرارات الفعالة والذكية.
- يتم تقسيم مصفوفة أولويات العمل إلى أربعة أرباع ، وفقًا لدرجة الجهد والفوائد المحتملة لمهمة معينة.
- يمكن أن تستخدم مصفوفات أولوية الإجراء مجموعة واسعة من المعلمات الخاصة بـ الأعمال عمليات. ومع ذلك ، يجب توخي الحذر عند التسجيل للتأكد من أن الشركات لا تركز جهودها في المجالات الخطأ.
ويبرز الرئيسية
- أداة الإنتاجية: مصفوفة أولويات العمل (APM) هي أداة إنتاجية تستخدمها الشركات لتحديد أولويات المهام والأهداف بناءً على جهدها وتأثيرها. يتضمن تخطيط المهام على رسم بياني بجهد على المحور السيني والتأثير على المحور الصادي.
- دليل تحديد الأولويات: تساعد APM الشركات على تحديد المهام التي تحتاج إلى اهتمام فوري وأيها يمكن تأجيله. الخيارات الفعالة تزيد من العوائد و نمو مع تجنب أنشطة استنزاف الموارد.
- أربعة أرباع:
- انتصارات سريعة: مهام عالية التأثير وبجهد أقل توفر فوائد كبيرة بأقل قدر من الاستثمار. هذه المهام مرغوبة بسبب عودتها الفورية.
- المشاريع الكبرى: مهام عالية التأثير ومجهود كبير تحقق فوائد كبيرة ولكنها تتطلب الكثير من الوقت والموارد. يمكن أن تطغى على المكاسب الصغيرة.
- عمليات التعبئة: تأثير ضئيل ومهام منخفضة الجهد مثل إدخال البيانات أو حفظها. عند الضرورة ، يكون لها تأثير ضئيل على نمو.
- مهام ناكر للجميل: جهد كبير ، مهام منخفضة التأثير يجب تجنبها. أنها توفر القليل من العائد وتستهلك الموارد.
- إنشاء APM:
- الجهد والتأثير: يمكن أن يشير الجهد إلى التكاليف والوقت والعقبات وما إلى ذلك ، بينما يمكن أن يكون التأثير كميًا (الإيرادات ، كلف) أو نوعيًا (صورة العلامة التجارية ، الروح المعنوية).
- مهام التهديف: قم بتعيين الدرجات للمهام بناءً على الجهد والتأثير باستخدام مقاييس مثل AF أو 1-10. كن حذرًا عندما تكون النتائج قريبة من حدود الربع.
- مهام التآمر: ارسم المهام على المصفوفة وفقًا لنتائجها. حدد أولويات المكاسب السريعة وخصص الوقت للمشاريع الكبرى. قم بتفويض المهام ذات التأثير المنخفض والجهد المنخفض أو تجنبها.
- رؤى الإستراتيجية:
- حدد أولويات المكاسب السريعة لتحقيق نتائج إيجابية فورية.
- تخصيص الموارد بحكمة للمشاريع الكبرى التي تقدم الكثير نمو المحتملين.
- تفويض أو الاستعانة بمصادر خارجية للمهام ذات التأثير المنخفض والجهد المنخفض لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.
- تجنب المهام النائمة التي تتطلب مجهودًا كبيرًا ولكنها تؤدي إلى نتائج ضئيلة.
- معلمات قابلة للتخصيص: يمكن أن تستخدم APM معلمات مختلفة ذات صلة بمعايير محددة الأعمال عمليات. يساعد صانعي القرار على تقييم النتائج المحتملة للمهام بشكل منهجي.
- تحقيق التوازن بين قانون: تساعد APM في تحقيق التوازن بين المشاريع عالية التأثير التي تتطلب موارد والمكاسب الصغيرة والسريعة التي توفر الزخم وتعزيز المعنويات.
- تحسين صنع القرار: من خلال تقييم المهام من حيث الجهد والتأثير ، توجه APM الشركات نحو اتخاذ قرارات ذكية ومستنيرة تتماشى معها نمو الأهداف.
- تخصيص الموارد: تساعد APM في تخصيص الموارد بشكل فعال ، مما يضمن توجيه الجهود نحو الأنشطة التي تؤدي إلى نتائج ذات مغزى.
- تخفيف المخاطر: تقلل APM من مخاطر تخصيص موارد زائدة للمهام ذات التأثير المحدود ، مما يؤدي إلى موارد أفضل إدارة.
- التطبيق عبر الصناعات: APM قابل للتطبيق عبر الصناعات ، مما يساعد المؤسسات من مختلف الأحجام والأنواع على تحديد أولويات المهام وتحقيق النتائج المرجوة.
- تعزيز الكفاءة: يمكن للشركات تعزيز الكفاءة والإنتاجية والنجاح الشامل من خلال دمج مبادئ مصفوفة أولويات العمل في عمليات صنع القرار الخاصة بهم.
أطر أخرى لإدارة الوقت
قراءة التالي: تحليل الأعمال, تحليل المنافسين الابتكار المستمر, منهجية رشيقة, العجاف بدء التشغيل, ابتكار نموذج الأعمال, إدارة المشاريع.
الأدلة الرئيسية:
- نماذج الأعمال
- استراتيجية العمل
- تطوير الأعمال
- قنوات التوزيع
- استشارات تسويقية
- نماذج أعمال المنصة
- تأثيرات الشبكة
دراسات الحالة الرئيسية:
