وصف هنري فايول الوظائف الخمس للإدارة لأول مرة في كتابه عام 1916 إدارة Industrielle et Generale. الوظائف الخمس للإدارة هي نظرية عامة لـ عمل الادارة. يجادل بأن الإدارة تتكون من خمس وظائف عامة: التخطيط ، التنظيم ، التوظيف ، القيادة ، والتحكم.
ومع ذلك ، فإن هؤلاء لا يفعلون ذلك في أغلب الأحيان.
في الواقع، قيادة يتعلق الأمر أكثر بكثير بالاتجاه طويل المدى لـ عملوالتي تميل لتحفيز الموظفين من خلال إلهام واضح مهمة، عادة ما يتم غرسها من قبل فريق قيادة الشركة.
من ناحية أخرى ، تتعلق الإدارة بالجانب التشغيلي والتخطيط اليومي اللازم لتحقيق هذه الأهداف.
ترتبط الإدارة والقيادة ارتباطًا وثيقًا ، حيث أن أحدهما دون الآخر لا يذهب بعيدًا.
في الواقع ، قد تؤدي الإدارة الفعالة إلى نجاح قصير المدى ، لكنها قد تعرقل الشركة على المدى الطويل.
في حين أن القيادة القوية قد تعمل كحافز لا يصدق حتى الآن ، إلا أنها قد تؤدي أيضًا إلى فوضى تنظيمية.
وبالتالي ، فإن تحقيق التوازن بين الإدارة والقيادة أمر بالغ الأهمية لتمكين الشركة من التحرك نحو المدى الطويل برؤية طبيعية بينما تكون فعالة على المدى القصير.
هذا هو السبب ، بدلاً من النظر إليه على أنه الإدارة مقابل القيادة، يجب أن تنظر الشركة في كيفية تضافر الإدارة والقيادة للوصول إلى هدف الشركة.
لذلك ، تقدم الإدارة والقيادة وجهات نظر مختلفة إلى الجدول بناءً على خمسة جوانب رئيسية:
إن كيفية تشكيل هذين المنظورين المختلفين للمؤسسة أمر بالغ الأهمية لبناء شركة قيمة تصمد أمام اختبار الزمن.
فهم الوظائف الخمس للإدارة
وصف هنري فايول الوظائف الخمس للإدارة لأول مرة في كتابه عام 1916 إدارة Industrielle et Generale.
افترض فايول ، مهندس التعدين الفرنسي ، أن خمس وظائف كانت عامة للإدارة عبر مختلف المنظمات.
تصف كل وظيفة مجموعة من المبادئ التي تقدم المشورة للمديرين حول كيفية قيادة مرؤوسيهم بنجاح. علاوة على ذلك ، تساعد النظرية المديرين على رؤية دورهم على أنه أكثر من مجرد إشرافي بطبيعته.
اليوم ، لا تزال الوظائف الخمس قيد الاستخدام وغالبًا ما يشار إليها مجتمعة باسم الفيولية. دعنا نلقي نظرة على كل من هذه الوظائف في القسم التالي.
الوظائف الخمس للإدارة
تتكون الوظائف الخمس للإدارة من:
التخطيط
وفقًا لفيول ، فإن التخطيط هو أصعب الوظائف الخمس.
يجب على المديرين التخطيط للمستقبل وتطوير الاستراتيجيات المناسبة لتحقيق الأهداف التنظيمية.
علاوة على ذلك ، يجب تحديد المخاطر مع الخطط الموضوعة للتخفيف منها. يجب أيضًا تنسيق التخطيط عبر مستويات مختلفة والنظر في الموارد البشرية وغير البشرية المتاحة.
شدد فايول أيضًا على أهمية التنبؤ على فترات يومية وأسبوعية وشهرية وسنوية وخمس سنوات وعشر سنوات.
تنظيم
أو عملية تجميع الموارد المادية والمالية والبشرية.
وهذا ينطوي على تحديد الأنشطة الضرورية ، وإسناد الأدوار والمسؤوليات ، وتفويض السلطة.
القيادة (الإخراج)
يتواصل المديرون الناجحون بوضوح وصدق ويتصرفون بطريقة تعكس قيم الشركة.
تستند قراراتهم إلى عمليات تدقيق منتظمة وهم قادرون على تحفيز وتشجيع الموظفين على استخدام المبادرة.
تنسيق
تهدف الوظيفة الرابعة إلى خلق الانسجام بين الأنشطة المختلفة داخل المنظمة.
على سبيل المثال ، يجب أن يكون الإنفاق متناسبًا مع الموارد المتاحة أو متطلبات الإنتاج أو طلب السوق أو مستويات المخزون.
جادل فايول بأن الاجتماعات المنتظمة كانت أيضًا طريقة جيدة لتوطيد العلاقات بين الإدارات أو الأنشطة المختلفة.
يتم إنشاء Harmony أيضًا من خلال تعيين موظفين مؤهلين بشكل مناسب للقيام بأدوارهم.
السيطرة
هل يتم إحراز تقدم نحو الأهداف والغايات المنصوص عليها في مرحلة التخطيط؟
إذا لم يكن الأمر كذلك ، تحتاج الإدارة إلى اتخاذ إجراءات تصحيحية.
حدود الوظائف الخمس للإدارة
على الرغم من مزاياها الواضحة ، إلا أن نظرية فايول لها بعض العيوب:
بناء على الأدلة القصصية
تستند الوظائف الخمس للإدارة على تجارب فايول الخاصة خلال فترة عمله كمدير لشركة تعدين.
لا تتضمن النظرية البحث التجريبي وقد يكون تطبيقها محدودًا نتيجة لذلك.
تركز على الداخل
مع عدم منح المصداقية للعميل ، يتم تنظيم كل مؤسسة لتلبية احتياجاتها الخاصة وليس احتياجات المستخدم النهائي الأكثر أهمية.
عدم وجود فارق بسيط
نظرية فايول واسعة وجامدة إلى حد ما. لا يمتد نطاقها إلى التفاعلات غير الرسمية أو الصغيرة أو العلاقات بين المديرين والمرؤوسين.
في المنظمات الأكثر ديناميكية وحداثة ، قد لا تكون النظرية قادرة على تسهيل الإدارة الفعالة.
خمس وظائف لأمثلة الإدارة
الآن دعنا نختتم بإلقاء نظرة أكثر شمولية على بعض الأمثلة لكل من وظائف الإدارة الخمس.
يعتمد هذا القسم بشكل فضفاض على حالة مدير قسم في مركز تنفيذ الطلبات مع 10 قادة فريق و 120 موظفًا.
التخطيط
كما أشرنا سابقًا ، تعد وظيفة التخطيط واحدة من أهم الوظائف ولكنها أيضًا يصعب تنفيذها بشكل جيد.
لكي تكون فعالة ، اعتقد فايول أن أربعة مكونات ستمكن المنظمة من الاتحاد لتحقيق هدف مشترك: الوحدة والاستمرارية والمرونة والدقة
على مستوى الإدارات أو الفريق ، يجب على المؤسسات التخطيط لخلق بيئة مثالية للموظفين.
نظرًا لأن الأشخاص هم أهم الأصول ، فمن الضروري تخطيط الأنشطة التي تؤدي إلى العمل الجماعي والتعاون وثقافة الشركة الإيجابية.
قد تشمل هذه الأنشطة:
اللقاء الأولي والترحيب حيث يتعرف الموظفون على بعضهم البعض ويعملون على فهم احتياجاتهم الحالية.
مناقشات دورية مع المشرفين لمعالجة القضايا الإشكالية.
إنشاء أهداف إيجابية قابلة للتحقيق مع أنظمة المكافآت المعمول بها.
تنظيم
بينما تتميز الشركات المماثلة مثل Amazon بالتعاون السريع بين الإدارات المختلفة لتلبية احتياجات العملاء بشكل أفضل ، يدرك المدير أنه يمكن إجراء التغييرات في أقسامهم دون التأثير على بقية المؤسسة.
يدعو هذا "التقسيم الإداري" المزعوم إلى تقسيم الموظفين والأنشطة في مركز التنفيذ إلى مجموعات صغيرة ومتخصصة.
على سبيل المثال ، قد ينشئ المدير فريقًا أكثر خبرة لمعالجة العناصر الهشة أو الضخمة ، بينما يمكن إعداد فريق آخر للتعامل مع الطلبات مع التسليم في اليوم التالي.
يمكن أيضًا تخصيص موارد إضافية للفريق الأخير لضمان إرسال الطلبات في الأطر الزمنية المناسبة.
القيادة (الإخراج)
يقرر المدير اعتماد أسلوب القيادة التحويلية عند التعامل مع المرؤوسين.
يتجسد هذا الأسلوب في القادة الذين يلهمون الموظفين ويحفزونهم ويشجعونهم على أن يكونوا المحركين لها ابتكار والتغيير الإيجابي.
لتنفيذ المكون الثاني من القيادة ، والذي وصفه فايول بأنه وضع المنظمة موضع التنفيذ ، يجب على المدير أيضًا:
فهم التزامات المنظمة تجاه الموظفين.
العمل مع المديرين الآخرين لضمان وحدة الاتجاه ، و
تجنب إقحام أنفسهم في الأمور التافهة.
تنسيق
في الأساس ، يعني التنسيق أن جميع الموظفين يفهمون أدوارهم ومسؤولياتهم بينما يعملون أيضًا مع الآخرين بانسجام لتحقيق الأهداف.
يتم تسهيل ذلك من خلال التخصيص المناسب للموارد وتوظيف الأفراد المؤهلين بشكل مناسب.
لضمان عدم تعطيل عمليات مركز الإنجاز ، يضمن المدير أنه عندما يأخذ الموظفون ذوو الخبرة إجازة أو تتم ترقيتهم ، فإن هناك خبرة مناسبة ومتاحة لاستبدالهم.
السيطرة
في الوظيفة الخامسة والأخيرة ، يحدد المدير مؤشرات الأداء الرئيسية التي يجب على جميع الموظفين الوفاء بها في أدوارهم.
ثم يتم قياس الأداء بشكل دوري لتحديد ومعالجة المشكلات التي قد تتعلق بالموظفين أنفسهم أو بالعمليات.
يمكن وضع تعليمات جديدة أو تدريب إضافي بطريقة تعاونية تتماشى مع أسلوب القيادة التحويلية للمدير.
وظائف إدارة مثال: Apple
الآن ، دعنا نلقي نظرة على وظائف مثال الإدارة لعملاق التكنولوجيا Apple.
التخطيط
وفقًا لصفحة تعليقات منتجات Apple ، فإن الشركة "تسعى جاهدة لتقديم أفضل تجربة حوسبة شخصية للطلاب والمعلمين والمهنيين المبدعين والمستهلكين في جميع أنحاء العالم من خلال عروض الأجهزة والبرامج وعروض الإنترنت المبتكرة."
لتحقيق هذا مهمة، توظف Apple تطوير المنتجات والتمايز إستراتيجية مدعوم من:
لم تتغير الطريقة التي تنظم بها Apple مواردها منذ عودة ستيف جوبز للانضمام إلى الشركة في عام 1997. وفي ذلك العام ، وضع الشركة تحت ربح وخسارة ودمج مختلفًا عمل أقسام الوحدة في منظمة وظيفية واحدة. بشكل حاسم ، تم ذلك بطريقة تتماشى الخبرة مع سلطة صنع القرار.
منذ ذلك الحين ، احتفظت شركة Apple بهذا الهيكل الشركة الآن أكبر 40 مرة وأكثر تعقيدًا بكثير. يظل نواب الرئيس هم قادة الوظائف (وليس المنتجات) ويحتل الرئيس التنفيذي تيم كوك المنطقة الوحيدة على مخطط المؤسسة حيث العمليات ، تسويق، هندسة، صمم ، والبيع بالتجزئة لمنتجات أبل الأساسية.
القيادة (الإخراج)
فيما يتعلق بإدارة الموظفين ، تعين Apple مهام الموظفين وتوضح مواعيد الانتهاء المحددة. يعد العمل المتأخر لأي سبب من الأسباب غير مقبول ، حيث يكون مديرو الموارد البشرية مسؤولين عن ضمان إكمال الموظفين للمهام في الوقت المحدد.
يجب على الموظفين أيضًا تجسيد شعار "التفكير خارج الصندوق" باستمرار. تمشيا مع الشركة مهمة والقيم ، يجب أن يكونوا قادرين على بناء وتحسين المنتجات بأفكار إبداعية.
تحدد الصناعة التي تعمل فيها Apple أيضًا كيفية توجيه الموظفين. نظرًا لوجود الشركة في الأسواق التي يتكرر فيها الاضطراب الناتج عن التكنولوجيا ، فإنها تتطلب من قادتها امتلاك ثلاث سمات مهمة:
الحدس والحكم وخبرة الموضوع العميقة. وهذا يمكنهم من المشاركة بشكل هادف في كل جانب من جوانب وظائفهم.
الانغماس في تفاصيل تلك الوظائف ، و
الدافع للانخراط في النقاش التعاوني حول الوظائف الأخرى أثناء عملية صنع القرار الجماعي.
أخيرًا ، يجب أن يقال إن Apple ليس لديها تسلسل هرمي حيث يشرف المديرون على المديرين. إنها بدلاً من ذلك واحدة يقود فيها الخبراء الخبراء. لماذا ا؟ لأن الشركة تعتقد أنه من الأسهل تدريب خبير ليكون مديرًا من العكس.
تنسيق
داخل الشركة ، هناك المئات من الفرق المتخصصة ، وقد تكون هناك حاجة لعشرات لمكون واحد فقط من منتج جديد. الكاميرا ذات العدسة المزدوجة في iPhone ، على سبيل المثال ، مطلوبة التعاون بين 40 فريقًا متخصصًا في مجالات مثل برامج الكاميرا والموثوقية وأجهزة استشعار الحركة والسيليكون صمم .
إذن كيف يتم تنسيق هذه الفرق؟ نظرًا لعدم وجود وظيفة واحدة مسؤولة عن منتج أو خدمة ، فإن التعاون والنقاش متعدد الوظائف ضروريان. عندما تصل النقاشات إلى طريق مسدود - كما هو الحال مع جميع المناقشات - يتدخل كبار نواب الرئيس وأحيانًا حتى كوك نفسه لكسر الجمود.
السرعة والاهتمام بالتفاصيل في تنسيق الشركة إستراتيجية يمكن أن يمثل تحديًا حتى لأكثر القادة فاعلية. لكن Apple تجعلها تعمل لأن العديد من كبار موظفيها يفهمون طريقة Apple وهم متعاونون ماهرون.
الوجبات الرئيسية
الوظائف الخمس للإدارة هي نظرية عامة لـ عمل تسلط الإدارة الضوء على خمسة مجالات رئيسية: التخطيط ، والتنظيم ، والقيادة ، والتنسيق ، والسيطرة.
توفر الوظائف الخمس للإدارة إطارًا للإدارة الفعالة. تجادل النظرية بأن دور المدير أكثر تعقيدًا بكثير من الإشراف على المرؤوسين.
وظائف الإدارة الخمس واسعة وجامدة وقد تفتقر إلى الفروق الدقيقة المطلوبة للأعمال الديناميكية. كما أنه يفتقر إلى أي أساس في البحث التجريبي ولا يركز على تلبية احتياجات العميل.
إدارة محفظة المشاريع (PPM) هي نهج منظم لاختيار وإدارة مجموعة من المشاريع المتوافقة مع الأهداف التنظيمية. هذا هو عمل عملية إدارة مشاريع متعددة يمكن تحديدها وتحديد أولوياتها وإدارتها داخل المنظمة. تساعد PPM المؤسسات على تحسين استثماراتها من خلال تخصيص الموارد بكفاءة عبر جميع المبادرات.
كان الأستاذ بكلية إدارة الأعمال بجامعة هارفارد الدكتور جون كوتر قائدًا فكريًا للتغيير التنظيمي ، وقد طور تغيير كوتر المكون من 8 خطوات نموذج، الذي يساعد عمل يتعامل المديرون مع التغيير التنظيمي. ابتكر كوتر الخطوة الثماني نموذج لدفع التحول التنظيمي.
تم إنشاء نموذج تطابق Nadler-Tushman بواسطة David Nadler و Michael Tushman في جامعة كولومبيا. نموذج تطابق Nadler-Tushman هو أداة تشخيصية تحدد مجالات المشاكل داخل الشركة. في سياق عمليحدث التطابق عندما تتطابق أهداف مختلف الأشخاص أو مجموعات المصالح.
درجات الحرية السبع لماكينزي من أجل النمو هي أ إستراتيجية أداة. تم تطوير الأداة بواسطة شركاء في McKinsey and Company ، وهي تساعد الشركات على فهم الفرص التي ستساهم في التوسع ، وبالتالي فهي تساعد في تحديد أولويات تلك المبادرات.
5Ps من استراتيجية Mintzberg هي أ إستراتيجية تطوير نموذج يفحص خمسة وجهات نظر مختلفة (خطة ، حيلة ، نمط ، موقف ، منظور) لتطوير منظور ناجح استراتيجية العمل. تم تطوير منظور سادس على مر السنين ، يسمى الممارسة ، والذي تم إنشاؤه لمساعدة الشركات على تنفيذ استراتيجياتها.
مصفوفة TOWS هي اختصار للتهديدات والفرص ونقاط الضعف والقوة. المصفوفة عبارة عن تباين في تحليل SWOT ، وتسعى إلى معالجة انتقادات تحليل SWOT فيما يتعلق بعدم قدرتها على إظهار العلاقات بين الفئات المختلفة.
إدارة التغيير في لوين نموذج يساعد الشركات على إدارة عدم اليقين والمقاومة المرتبطة بالتغيير. طور كورت لوين ، وهو من أوائل الأكاديميين الذين ركزوا أبحاثه على ديناميكيات المجموعة ، مرحلة من ثلاث مراحل نموذج. اقترح أن سلوك الأفراد يحدث كدالة لسلوك المجموعة.
تتبع Airbnb كارثة نموذج، أو نوع من شقة الهيكل التنظيمي، حيث يتم تنظيم الفرق للمشاريع ، للتحرك بسرعة وتكرارها بسرعة ، وبالتالي الحفاظ على نهج مرن ومرن. انتقلت Airbnb أيضًا إلى نظام هجين نموذج حيث يمكن للموظفين العمل من أي مكان والاجتماع على أساس ربع سنوي للتخطيط المسبق والتواصل مع بعضهم البعض.
كانت eBay حتى وقت قريب منظمة متعددة الأقسام (M-form) مع وحدات شبه مستقلة مجمعة وفقًا للخدمات التي تقدمها. اليوم ، لدى eBay قسم واحد يسمى Marketplace ، والذي يتضمن eBay وتكراراته الدولية.
لدى IBM امتداد الهيكل التنظيمي تتميز بالتقسيمات القائمة على المنتج ، مما يتيح لها إستراتيجية لتطوير منتجات مبتكرة وتنافسية في أسواق متعددة. تتميز IBM أيضًا بالمقاطع المستندة إلى الوظائف التي تدعم تطوير المنتجات و ابتكار لكل قسم قائم على المنتج ، والذي يشمل الأسواق العالمية وسلسلة التوريد المتكاملة والبحث والتطوير والملكية الفكرية.
سوني لديها مصفوفة الهيكل التنظيمي تعتمد بشكل أساسي على المجموعات القائمة على الوظائف وأقسام المنتجات / الأعمال. يشتمل الهيكل أيضًا على التقسيمات الجغرافية. في عام 2021 ، أعلنت شركة سوني عن إصلاحها الهيكل التنظيمي، تغيير اسمها من Sony Corporation إلى Sony Group Corporation لتعريف نفسها بشكل أفضل كمقر لمجموعة شركات Sony التي توجه الشركة نحو أقسام المنتجات.
يتميز الفيس بوك بمصفوفة متعددة الأوجه الهيكل التنظيمي. تستخدم الشركة شقة الهيكل التنظيمي بالاشتراك مع الفرق القائمة على الوظائف المؤسسية والأقسام القائمة على المنتج أو الجغرافي. يتم تنظيم الهيكل التنظيمي المسطح حول قيادة مارك زوكربيرج والمديرين التنفيذيين الرئيسيين من حوله. من ناحية أخرى ، تستند الفرق القائمة على الوظائف إلى وظائف الشركة الرئيسية (مثل الموارد البشرية وإدارة المنتجات وعلاقات المستثمرين وما إلى ذلك).
لدى Google (الأبجدية) وظيفة متعددة الوظائف (قائمة على الفريق) الهيكل التنظيمي يُعرف ببنية المصفوفة بدرجة معينة من التسطيح. على مر السنين ، عندما توسعت الشركة وأصبحت عملاقًا تقنيًا ، أصبحت الهيكل التنظيمي يتحول أكثر إلى منظمة مركزية.
تتميز تسلا بوظيفة الهيكل التنظيمي مع جوانب الهيكل الهرمي. تسلا لا توظف مراكز وظيفية تغطي الجميع عمل الأنشطة ، بما في ذلك التمويل والمبيعات ، تسويقالتكنولوجيا والهندسة صمم ، ومكاتب الرئيس التنفيذي ورئيس مجلس الإدارة. تسلامقر الشركة الرئيسي في أوستن ، تكساس ، هو الذي يقرر الاتجاه الاستراتيجي للشركة ، مع منح العمليات الدولية القليل من الاستقلالية.
ماكدونالدز لديها قسم الهيكل التنظيمي حيث يتم تعيين المسؤوليات التشغيلية والأهداف الاستراتيجية لكل قسم - بناءً على الموقع الجغرافي. الأقسام الجغرافية الرئيسية هي الولايات المتحدة والأسواق المدارة دوليًا والأسواق التنموية الدولية المرخصة. ومن ناحية أخرى ، يتم تنظيم هيكل القيادة الهرمية حول الأقسام الإقليمية والوظيفية.
وول مارت لديه وظيفة هرمية هرمية الهيكل التنظيمي، يشار إليها على أنها بنية مصفوفة تجمع بين طرق متعددة. من ناحية ، يتبع Walmart هيكلًا هرميًا ، حيث يكون الرئيس التنفيذي الحالي Doug McMillon هو الموظف الوحيد بدون رئيس مباشر ، ويتم إرسال التوجيهات من الإدارة العليا. من ناحية أخرى ، يتم استخدام هيكل Walmart المستند إلى الوظائف لتصنيف الموظفين وفقًا لمهاراتهم وخبراتهم الخاصة.
لدى Microsoft قسم من نوع المنتج الهيكل التنظيمي على أساس الوظائف والمجموعات الهندسية. مع تطور الشركة بمرور الوقت ، أصبحت أيضًا أكثر هرمية ، ولكنها لا تزال تحافظ على نهجها الهجين بين الوظائف والمجموعات الهندسية والإدارة.
Gennaro هو منشئ FourWeekMBAالتي وصلت إلى حوالي أربعة ملايين رجل أعمال ، من المديرين التنفيذيين والمستثمرين والمحللين ومديري المنتجات ورواد الأعمال الرقمية الطموحين في عام 2022 وحده | وهو أيضًا مدير المبيعات لتوسيع نطاق التكنولوجيا الفائقة في صناعة الذكاء الاصطناعي | في عام 2012 ، حصل جينارو على ماجستير في إدارة الأعمال الدولية مع التركيز على تمويل الشركات واستراتيجية الأعمال.
