يتضمن تحسين إجراءات العمل (BPI) التقييم والتحسين اللاحق لعمليات الأعمال. يسعى تحسين إجراءات العمل إلى تحسين العمليات التجارية ، والتي تُعرّف على أنها أي سلسلة من المهام المتكررة التي يتم إنشاؤها قيمنا للعميل أو الراعي أو أصحاب المصلحة. خلال BPI ، يتم تخطيط كل عملية لتحديد أوجه القصور. بعد ذلك ، تخضع العملية لإعادة تصميم بحيث يمكنها تلبية المعايير الجديدة أو معايير الأداء.
| الجانب | تفسير |
|---|---|
| تعريف | يعد تحسين عمليات الأعمال (BPI) أسلوبًا منظمًا ومستمرًا لتحديد العمليات التجارية الحالية وتحليلها وتعزيزها داخل المؤسسة. الهدف الأساسي لـ BPI هو تحسين العمليات لتحقيق قدر أكبر من الكفاءة والفعالية والجودة والقيمة. تتضمن BPI منهجية منظمة تشمل تقنيات وأدوات مختلفة، مثل رسم خرائط العمليات، وتحليل البيانات، ومقاييس الأداء، لتحديد مجالات التحسين. وغالبًا ما يؤدي ذلك إلى إعادة تصميم العمليات، أو التشغيل الآلي، أو اعتماد أفضل الممارسات لتبسيط العمليات، وخفض التكاليف، وتعزيز رضا العملاء، والحفاظ على القدرة التنافسية في بيئة أعمال ديناميكية. يعد BPI مكونًا أساسيًا للتحسين المستمر ومبادرات التميز التشغيلي في المؤسسات. |
| المفاهيم الرئيسية | - اسلوب منهجي: تتبع BPI منهجًا منظمًا ومنظمًا لتقييم العمليات وتحسينها. - تعتمد على البيانات: يعتمد على البيانات ومقاييس الأداء لتحديد مجالات التحسين. - عملية رسم الخرائط: تتضمن BPI غالبًا رسم خرائط للعمليات الحالية لتصور الخطوات وأوجه القصور. - التطوير الدائم: BPI هو جهد مستمر يهدف إلى التحسين المستمر. - إشراك أصحاب المصلحة: غالبًا ما يشارك أصحاب المصلحة الرئيسيون، بما في ذلك الموظفون والعملاء، في مبادرات BPI لجمع الأفكار والتعليقات. |
| الخصائص | - تحليل العملية: تتضمن BPI تحليل العمليات الحالية لتحديد الاختناقات والتكرار وأوجه القصور. - محاذاة الهدف: تتماشى جهود التحسين مع الأهداف والغايات التنظيمية. - مقاسات: يتم استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لقياس أداء العملية. - التعاون:: يعد التعاون بين الفرق متعددة الوظائف أمرًا شائعًا في مشاريع BPI. - دمج التكنولوجيا: قد تتضمن BPI دمج التكنولوجيا لأتمتة العمليات وكفاءتها. |
| الآثار | - الكفاءة: يمكن أن تؤدي BPI إلى عمليات مبسطة، مما يقلل من أوجه القصور التشغيلية. - تقليل التكاليف: من خلال القضاء على الهدر وتحسين تخصيص الموارد، غالبًا ما يؤدي BPI إلى توفير التكاليف. - تحسين الجودة: تساهم العمليات المحسنة في تحسين جودة المنتج أو الخدمة. - رضا العملاء: يمكن أن تؤدي BPI إلى تجارب أفضل للعملاء وزيادة الرضا. - ميزة تنافسية: المنظمات التي تتفوق في BPI تكتسب ميزة تنافسية في صناعتها. |
| المزايا | - مكاسب الكفائة: تؤدي BPI إلى عمليات أكثر كفاءة، مما يقلل من هدر الموارد. - وفورات في التكاليف: تحقق المؤسسات غالبًا وفورات في التكاليف من خلال مبادرات BPI. - تحسين الجودة: تؤدي العمليات المحسنة إلى تحسين جودة المنتج أو الخدمة. - التركيز على العملاء: تساعد BPI في مواءمة العمليات مع احتياجات العملاء وتوقعاتهم. - ميزة تنافسية: المنظمات ذات BPI الفعالة تكتسب ميزة تنافسية. |
| عيوب | - موارد كثيفة: يمكن أن تكون مبادرات BPI كثيفة الاستخدام للموارد من حيث الوقت والموظفين والتكنولوجيا. - مقاومة التغيير: قد يقاوم الموظفون تغييرات العملية، مما يعيق نجاح BPI. - تعقيد: قد تتطلب العمليات المعقدة تحليلاً مكثفًا وجهودًا لإعادة التصميم. - تحديات القياس: قد يكون إنشاء مؤشرات أداء رئيسية ذات معنى أمرًا صعبًا. - نطاق محدود: قد تركز BPI على العمليات الفردية بدلاً من القضايا التنظيمية الأوسع. |
| التطبيقات | - تصنيع: يتم تطبيق BPI في التصنيع لتحسين عمليات الإنتاج وتقليل العيوب. - قطاع الخدمات: يستخدم مقدمو الخدمة BPI لتحسين خدمة العملاء وتقليل أوقات الانتظار وتعزيز الكفاءة. - الرعاية الصحية: تستخدم المستشفيات والعيادات BPI لتبسيط عمليات رعاية المرضى وتحسين تقديم الرعاية الصحية. - للخدمات المالية: تستخدم البنوك والمؤسسات المالية BPI لتعزيز معالجة المعاملات وتفاعلات العملاء. - سلسلة التوريد: يتم تطبيق BPI في إدارة سلسلة التوريد لتحسين الخدمات اللوجستية وتقليل المهل الزمنية. |
| استخدم حالات | - كفاءة التصنيع: تحديد وإزالة الاختناقات في عملية التصنيع لزيادة كفاءة الإنتاج. - تعزيز خدمة العملاء: تبسيط عمليات خدمة العملاء لتقليل أوقات الاستجابة وتحسين الرضا. - تحسين عملية الرعاية الصحية: تعزيز جدولة المرضى وعمليات الرعاية لتقليل أوقات الانتظار وتحسين نتائج المرضى. - التحول الرقمي: تنفيذ الحلول التقنية لأتمتة العمليات اليدوية وتحسين الكفاءة التشغيلية. - تحسين سلسلة التوريد: تحليل عمليات سلسلة التوريد وتحسينها لتقليل التكاليف وتحسين أوقات التسليم. |
فهم تحسين إجراءات العمل
في مواجهة سوق عالمي سريع التغير ، لم تكن هناك حاجة أكثر من أي وقت مضى للعمليات التجارية للتكيف مع التقدم في التكنولوجيا والعمل ، توزيع، أو تفضيلات المستهلك.
تنقسم العمليات الجاهزة للتحسين عادة إلى ثلاث فئات:
- العمليات التشغيلية - أو تلك المرتبطة بتدفق القيمة مثل الطلبات ، توزيعوالتصنيع.
- عمليات إدارية - بما في ذلك إجراءات الرقابة والميزانية والتواصل.
- عمليات الدعم - أو تلك التي تؤديها فرق الدعم. بمعنى آخر الدعم الفني والتوظيف وخدمة العملاء والمحاسبة.
الأهداف المشتركة لتحسين إجراءات العمل
تتضمن بعض الأهداف الأكثر شيوعًا الموجهة نحو العمليات ما يلي:
- تقليل وقت العملية - كيف يمكن أن تكون العملية أسرع أو أكثر كفاءة؟ يمكن تحقيق ذلك من خلال اعتماد التكنولوجيا الجديدة أو القضاء على الخطوات غير الضرورية.
- تحسين جودة الإخراج - بالنظر إلى نفس المدخلات من الموارد ، كيف يمكن إنتاج منتج بجودة أفضل؟ تعد القدرة على تحديد العوامل التي تسبب الأخطاء أو العيوب مكانًا جيدًا للبدء.
- التخلص من الهدر - ما هي أكثر الخطوات إهدارًا في العملية؟ تعد إزالة النفايات جزءًا لا يتجزأ من ذلك لأنها يمكن أن تساعد الشركة على تحقيق أهداف العملية الثلاثة في وقت واحد.
منهجيات تحسين إجراءات العمل
هناك العديد من منهجيات BPI المتاحة ، حيث يساعد كل منها الأعمال على تطبيق إطار عمل تم تجربته واختباره لمبادرة التحسين الخاصة بهم.
تشمل المنهجيات الأكثر استخدامًا ما يلي:
ستة سيغما
تم تطويره لأول مرة بواسطة مهندسي Motorola لقياس عيوب العملية وإنتاج منتج نهائي شبه مثالي.
في الواقع ، عملية Six Sigma هي التي تنتج أقل من 3.4 عيب لكل مليون ناتج.
إطار DMAIC هو أداة شائعة لتحسين العمليات تستخدم مبادئ Six Sigma.
الإدارة المنهجية
أداة تحسين العملية التي تسعى إلى إزالة الخطوات ذات القيمة المضافة المنخفضة مع تأثير ضئيل على المنتج النهائي.
تم تعميم Lean بواسطة تويوتا كوسيلة لتقصير دورة الطلب إلى النقد (O2C) في تصنيع المركبات.
ينصب التركيز على الإدارة الرشيقة على تعظيم قيمة المستهلك والأعمال مع تقليل الهدر.
إدارة الجودة الشاملة (TQM)
نهج تحسين العملية مع التركيز على تحقيق رضا العملاء على المدى الطويل.
إدارة الجودة الشاملة هي منهجية أكثر شمولية تركز على العميل وتركز على العملية وتدعو إلى التحسين المستمر.
كما أنها تفضل الاتصال التعاوني واتخاذ القرارات القائمة على الحقائق.
رشيق
تستخدم بكثرة في صناعة تطوير البرمجيات مع فلسفة "الفشل السريع" لتطوير المنتجات التكرارية وتسليمها.
يتم اكتشاف الأخطاء وإزالتها لاحقًا من التطوير السريع في وقت مبكر ، مما يؤدي إلى تحسينات في الكفاءة وقيمة العميل.
الوجبات الرئيسية
- تحسين إجراءات العمل هو مصطلح عام لتقييم العمليات التجارية بهدف تحسينها.
- يركز تحسين إجراءات العمل بشكل أساسي على تقليل وقت العملية ، وتحسين جودة المخرجات ، والقضاء على الهدر.
- تتضمن منهجيات تحسين إجراءات العمل إطار عمل DMAIC المستند إلى ستة سيجما. كما تحظى الإدارة الرشيقة وإدارة الجودة الشاملة بشعبية كبيرة.
ويبرز الرئيسية
- تعريف تحسين عمليات الأعمال (BPI): يتضمن BPI تقييم عمليات الأعمال وتعزيزها لزيادة الكفاءة وخلق القيمة للعملاء أو الرعاة أو أصحاب المصلحة.
- فئات عمليات التحسين:
- العمليات التشغيلية: هذه تتعلق بتدفقات القيمة مثل الطلبات ، توزيعوالتصنيع.
- عمليات إدارية: وتشمل هذه الرقابة والميزنة والتواصل.
- عمليات الدعم: يتم تنفيذ ذلك من قبل فرق الدعم ، مثل الدعم الفني والتوظيف وخدمة العملاء والمحاسبة.
- الأهداف المشتركة لـ BPI:
- تقليل وقت المعالجة: زيادة الكفاءة من خلال اعتماد التكنولوجيا أو القضاء على الخطوات غير الضرورية.
- تحسين جودة الإخراج: تحسين جودة المنتج النهائي باستخدام نفس الموارد.
- التخلص من الهدر: تحديد وإزالة الخطوات المهدرة لتحقيق أهداف العملية المختلفة في وقت واحد.
- منهجيات BPI:
- ستة سيجما: نهج قائم على البيانات لإزالة الأخطاء في المنتجات أو الخدمات أو العمليات. يتم استخدام إطار DMAIC (تعريف ، قياس ، تحليل ، تحسين ، تحكم) بشكل شائع.
- الإدارة المنهجية: تركز عملية التطوير المستمر للمنتج على احتياجات العملاء ، مع التركيز على تقليل النفايات دون التأثير على المنتج النهائي.
- إدارة الجودة الشاملة (TQM): نهج شامل يشمل جميع الموظفين في التحسين المستمر لتحقيق رضا العملاء على المدى الطويل من خلال أساليب تتمحور حول العملية.
- نشاط: تم تطوير Agile في البداية لتطوير البرامج ، وتؤكد على التطوير التكراري وفلسفة "الفشل السريع" ، مما يؤدي إلى الكشف المبكر عن الأخطاء وتحسين الكفاءة وتعزيز قيمة العميل.
- الوجبات الرئيسية:
- يهدف BPI إلى تحسين العمليات التجارية من خلال التركيز على الكفاءة وخلق القيمة.
- يمكن تحسين العمليات التشغيلية والإدارية والداعمة باستخدام منهجيات مختلفة.
- تشمل المنهجيات الأكثر شيوعًا ستة سيجما ، والإدارة اللينة ، وإدارة الجودة الشاملة ، والرشاقة.
أطر العمل الرشيقة المتصلة
الأدلة الرئيسية:
