على المدى الدروس المستفادة يشير إلى الخبرات المختلفة لأعضاء فريق المشروع أثناء المشاركة في المشروع. يتم مشاركة الدروس في جلسة المراجعة التي تحدث عادةً بمجرد اكتمال المشروع ، مع إدخال أي تحسينات أو أفضل الممارسات في المشاريع اللاحقة.
فهم الدروس المستفادة في إدارة المشاريع
في المشروع إدارة، يتم إجراء مراجعة الدروس المستفادة عند الانتهاء من المشروع حيث يناقش أعضاء الفريق تجاربهم الإيجابية والسلبية.
أكدت باتي أرمانيني ، مديرة الجودة في Festo USA ، أن مراجعة الدروس المستفادة كانت مهمة أيضًا لعدة أسباب أخرى.
في مقابلة مع مزود خدمة SaaS Smartsheetدعت مديري المشاريع إلى:
"راجع الدروس التي تعلمتها في الماضي لتجنب ارتكاب أخطاء مماثلة في المرة القادمة. ولكن من المهم أيضًا الاستفادة من المكاسب في المستقبل ، للمساعدة في تبسيط المشروع ، وللمساعدة في إزالة العوائق قبل حدوثها."
تحقيقا لهذه الغاية ، يمكن لمديري المشاريع الأكثر مهارة معرفة الفرق بين العمليات التي تساعد الفريق وتلك التي تضر به.
علاوة على ذلك ، يسعون للحصول على مدخلات من كل عضو في فريق المشروع بغض النظر عن الرتبة أو مستوى الأقدمية ، وبهذه الطريقة ، يمكنهم الاستفادة من عملية الدروس المستفادة كأداة لبناء الفريق.
الخطوات الخمس للدروس المستفادة في إدارة المشاريع
يحدد معهد إدارة المشاريع (PMI) خمس خطوات متميزة في توثيقه لعملية الدروس المستفادة.
الخطوة 1 - تحديد
تبدأ العملية بتحديد الدروس المستفادة.
تكمل العديد من فرق المشروع الاستطلاعات التي تقيم تجاربهم أو عواطفهم فيما يتعلق بفئات مثل الاتصال والتخطيط والموارد والتقنية ، صمم والبناء والاختبار والتنفيذ.
الخطوة 2 - المستند
بمجرد تحديد الدروس ، يجب إدراجها في مستند مكون من ثلاثة أعمدة: ما قام به الفريق جيدًا (النجاحات) ، وما لم يقم به الفريق جيدًا (الإخفاقات) ، ومجالات التحسين.
يجب أن يكون هذا جهد تعاوني.
الخطوة 3 - تحليل
يتم تحليل الدروس المستفادة وإنشاء تقرير لها توزيع لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين في المشروع.
هذه الخطوة حيوية في أي نقطة من المشروع ولكنها ذات صلة خاصة في منتصف الطريق لأنها تسمح بتحسين المراحل اللاحقة. يجب تحويل التعليقات إلى تحسينات قابلة للتنفيذ لفرق المشروع المستقبلية.
اعتمادًا على الجمهور ، قد يتخذ تقرير فريق المشروع عدة أشكال:
- تقرير مفصل - يتم تنظيمها حسب الحقول الرئيسية من النموذج المذكور في الخطوة الثانية وتتضمن ردود أعضاء الفريق.
- ملخص - تميل هذه إلى أن تكون موجزات أقصر حيث يتم تلخيص النتائج وتقديم التوصيات لتصحيحها.
- الموجودات - ملخص للقضايا التي تم العثور عليها من عملية مراجعة الدروس المستفادة ، و
- التوصيات - تقرير مستوى أعلى حيث يتم التوصية بالإجراءات وتلك المعتمدة يتم توثيقها وتعقبها حتى الانتهاء. عندما تتطلب النتائج قدرًا كبيرًا من الموارد لمعالجتها ، فقد يصبح الإجراء المعتمد جزءًا من المشروع نفسه.
من المهم أن تكون كل توصية للعمل منطقية لأعضاء ذلك الجمهور.
بمعنى آخر ، هل هي ذات مغزى أم قابلة للتطبيق؟ بالنسبة لصانعي القرار على المستوى التنفيذي ، يجب أيضًا تحويل البيانات الواردة في التقرير إلى مقاييس منطقية بالنسبة لهم.
الخطوة 4 - التخزين
ثم يتم تخزين التقرير بعيدًا لاستخدامه في المشاريع المستقبلية في موقع يمكن لجميع الأطراف الوصول إليه مجانًا. اليوم ، يمكن أن يشمل ذلك التخزين السحابي.
الخطوة 5 - استرجاع
لجعل استرجاع المعلومات أسهل وأكثر دقة ، يجب على مدير المشروع تعيين كلمات رئيسية لكل مراجعة للدروس المستفادة.
على سبيل المثال ، إذا كان أحد الدروس يتعلق بجدولة مزيد من الوقت لتسليم النتائج ، فإن الكلمات الرئيسية مثل الموعد الأخير و تسليم المرحلة الثانية يمكن أن تسند إلى التقرير.
الوجبات الرئيسية
- في المشروع إدارة، يتم إجراء مراجعة الدروس المستفادة عند الانتهاء من المشروع حيث يناقش أعضاء الفريق تجاربهم الإيجابية والسلبية.
- يتم مشاركة الدروس في جلسة المراجعة التي تحدث عادةً بمجرد اكتمال المشروع ، مع إدخال أي تحسينات أو أفضل الممارسات في المشاريع اللاحقة. تمكّن المراجعة أيضًا الفرق من تبسيط المشاريع المستقبلية ، والاستفادة من المكاسب لبناء تماسك الفريق ، وإزالة العوائق المحتملة.
- وفقًا لمعهد إدارة المشاريع ، هناك خمس خطوات للدروس المستفادة: التحديد والتوثيق تحليلوتخزينها واستردادها.
ويبرز الرئيسية
- الدروس المستفادة في إدارة المشاريع: تشير "الدروس المستفادة" إلى الأفكار المكتسبة من تجارب أعضاء فريق المشروع أثناء سير المشروع. تتم مناقشة هذه الدروس في جلسة مراجعة تعقد بمجرد اكتمال المشروع. الهدف هو تحديد مجالات التحسين وأفضل الممارسات التي يمكن تطبيقها على المشاريع المستقبلية.
- أهمية مراجعة الدروس المستفادة: يؤكد باتي أرمانيني ، مدير الجودة في Festo USA ، على أهمية مراجعة الدروس المستفادة. وتقترح على مديري المشاريع مراجعة التجارب السابقة لتجنب تكرار الأخطاء والاستفادة من النجاحات لتعزيز كفاءة المشروع ومنع العقبات.
- نهج مديري المشاريع المهرة: يميز مديرو المشاريع المحترفون بين العمليات التي تفيد الفريق وتلك التي تعيقه. يسعون للحصول على مدخلات من جميع أعضاء الفريق ، بغض النظر عن رتبهم أو أقدميتهم ، باستخدام عملية الدروس المستفادة كوسيلة لبناء الفريق.
- خمس خطوات لعملية الدروس المستفادة:
- الخطوة 1 - تحديد: تبدأ العملية بتحديد الدروس المستفادة. غالبًا ما تستخدم الفرق استطلاعات الرأي لتقييم الخبرات في فئات مثل الاتصال والتخطيط والموارد والجوانب الفنية ، صمم والبناء والاختبار والتنفيذ.
- الخطوة 2 - المستند: يتم سرد الدروس في مستند يحتوي على ثلاثة أعمدة: حالات النجاح والفشل ومجالات التحسين. التعاون ضروري في هذه الخطوة.
- الخطوة 3 - تحليل: يؤدي تحليل الدروس المستفادة إلى إنشاء تقرير لأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة. إنه أمر حاسم لتحسين المراحل اللاحقة من المشروع.
- الخطوة 4 - التخزين: يتم تخزين التقرير للرجوع إليه في المستقبل ، وغالبًا ما يستخدم التخزين السحابي لإمكانية الوصول.
- الخطوة 5 - استرجاع: يتم تخصيص كلمات رئيسية لكل مراجعة للدروس المستفادة للمساعدة في استرجاع المعلومات بسهولة ودقة.
أطر التحليل المتصلة
مفاهيم الإستراتيجية ذات الصلة: الذهاب إلى استراتيجية السوق, استشارات تسويقية, نماذج الأعمال, نماذج الأعمال التقنية, الوظائف التي يتعين القيام بها, التفكير في التصميم, قماش بدء التشغيل العجاف, سلسلة القيم, قماش ذات قيمة مضافة, بطاقة الأداء المتوازن, نموذج الأعمال قماش, تحليل SWOT, نمو القرصنة, تجميع, التفكيك, إلباس الحذاء, فينشر كابيتال, قوات بورتر الخمسة, استراتيجيات بورتر العامة, قوات بورتر الخمسة, تحليل PESTEL, SWOT, نموذج الماس بورتر, أنسوف, منحنى تبني التكنولوجيا, تاوز, سور, بطاقة الأداء المتوازن, OKRs, منهجية رشيقة, قيمة المقترح, إطار عمل VTDF, BCG Matrix, مصفوفة GE McKinsey, نموذج التغيير المكون من 8 خطوات لـ Kotter.
