ما هو إطار الكفاءة ولماذا هو مهم في الأعمال

يصف إطار الكفاءات على نطاق واسع التميز في الأداء داخل المنظمة. عادة ما تتضمن هذه الأطر كفاءات محددة يتم تطبيقها على مجموعة متنوعة من الأدوار المهنية.

فهم إطار الكفاءات

على الرغم من أن الكثيرين يصنفون بلا شك أطر الكفاءات على أنها مصطلحات مؤسسية ، إلا أنها مع ذلك تمثل جانبًا حاسمًا لأي نجاح عمل. في الواقع ، تتجاهل المنظمة التي تتجاهل إنشاء إطار للكفاءة تحديد معايير الأداء. مع عدم وجود معايير للحكم عليها ، فإن مقاييس الأداء ذاتية للغاية.

يتم تطوير أطر الكفاءات لكل دور مميز داخل المنظمة. يجب أن يستخدموا لغة واضحة ومحددة تحدد التميز وكيف يمكن تحقيقه. في الواقع ، يصبح التميز هو معيار الأداء الذي يتم قياس كل موظف على أساسه.

كيفية تطوير إطار الكفاءات

يتكون تطوير إطار عمل للكفاءات من أربع خطوات:

1. تحديد الغرض من الإطار

عند تحديد الغرض ، من المهم إدراك أن السياق هو كل شيء. سيختلف الإطار الذي يحدد الموظفين المؤهلين للحصول على زيادة اختلافًا كبيرًا عن إطار العمل الذي يتمثل هدفه الأساسي في تقليل انكماش المنتج.

2. ابحاث

بمجرد تحديد الغرض ، يجب مقارنة المعلومات ذات الصلة. يمكن القيام بذلك عن طريق:

مراقبة الدور ذي الصلة داخل المنظمة وتقديم الملاحظات على أساس الكفاءة. أي تحليل السلوكيات لكل دور يشكل الكفاءة.
الاتصال بالموظفين الأكثر دراية بالكفاءة التي يتم قياسها. على سبيل المثال ، قد يكون التحقق بشكل أفضل من جزء رئيسي من تقليل انكماش المنتج قبل التواريخ ثلاث مرات في اليوم. على أي حال ، يجب فتح خطوط اتصال لجمع التفاصيل المهمة. يمكن القيام بذلك في شكل استبيانات أو استبيانات ، إن لم يكن من خلال المقابلات وجهًا لوجه.

3. بناء الإطار

مع قائمة السلوكيات والإجراءات ، يجب بناء إطار العمل من خلال تجميع السلوكيات والأفعال المتشابهة معًا. قد يكون للموظف الذي يشارك في تقليل الانكماش سلوكيات مجمعة مثل:

فحص البضائع القابلة للتلف ثلاث مرات يوميًا وفقًا لأفضل تاريخ قبل ذلك.
تسجيل المنتجات التي ستنتهي صلاحيتها في الأيام القادمة على جهاز محمول باليد.
التأكد من شحن الجهاز وطباعة تقرير لأفضل غد قبل فحص الروتين.

4. تنفيذ الإطار

بمجرد التنفيذ ، يجب إبلاغ الموظفين بأسباب إنشاء إطار الكفاءات وما هو عمل تأمل في الخروج منه. تحتاج مثل هذه الأطر إلى قبول كامل لتكون فعالة ، والإفصاح الكامل هو أحد طرق الحصول عليها. يجب أيضًا تدريب الموظفين في مجالات معينة إذا لم يكن لديهم بالفعل المهارات ذات الصلة.

فوائد أطر الكفاءات للشركات

إرشادات التوظيف

عندما عمل تقوم بالتوظيف ، وتوجه أطر الكفاءات مدى ملاءمة الأشخاص الذين تمت مقابلتهم لدور معين. بمجرد التوظيف ، يصبح الموظفون أكثر تحفيزًا ورضًا بشكل طبيعي ويبقون مع الشركة لفترة أطول.

خطة التعاقب

تواجه العديد من الشركات مراحل انتقالية صعبة حيث تتقاعد القوى العاملة التي يغلب عليها جيل الطفرة السكانية إدارة ويتم استبداله بجيل أصغر سنا. يمكن أن تساعد أطر الكفاءات في تسهيل هذا الانتقال من خلال ضمان أن يتمتع الجيل القادم بالقدرات والسلوكيات المطلوبة ليكونوا قادة المستقبل.

يحسن الإنتاجية

تقلل أطر الكفاءات من التجاوزات في التكاليف التي تنتج عن أداء الموظف الضعيف ودوران الموظفين المرتفع. قد يقلل أيضًا من تكاليف عدم الكفاءة قيادة حيث يؤدي الافتقار إلى التواصل بشأن التوقعات إلى حدوث ارتباك وانخفاض الروح المعنوية.

مثال على إطار الكفاءة

دعنا نختتم هذه المقالة بإلقاء نظرة مفصلة بشكل معقول على إطار كفاءة منظمة الأمم المتحدة للتربية والعلم والثقافة (اليونسكو).

يضمن هذا الإطار - مثل تلك التي طورتها معظم الشركات الأخرى - مواءمة كفاءات الموظفين مع الأهداف التنظيمية ويوضح معايير السلوك المقبولة.

تحدد اليونسكو ثلاثة مكونات تؤدي إلى أداء ناجح.

1 - القيم الجوهرية

القيم الأساسية هي المبادئ التي تحدد وتوحد الطريقة التي يعمل ويتصرف بها الموظفون. هذه القيم تشمل:

الالتزام بالمنظمة - يفخر الموظفون بخدمة اليونسكو مهمة ومنظومة الأمم المتحدة الأوسع. كما أنهم مطالبون بالعمل من أجل المصلحة الفضلى للمنظمة وخلق الوعي بعمل اليونسكو عبر مختلف الجماهير.
النزاهة - يجب أن تسترشد القرارات والإجراءات بالعدالة والشفافية والصدق. هذا يعني اتباع معايير السلوك التي حددتها الخدمة المدنية الدولية. يتم تعريف النزاهة أيضًا على أنها عدم السماح للآراء الشخصية أو الاجتماعية أو الاقتصادية أو السياسية بالتأثير على عملية صنع القرار.
احترام التنوع - يجب معاملة جميع الأفراد باحترام بغض النظر عن اختلافاتهم. يجب أن يكون الموظفون منفتحين ، ويتحدون الأحكام المسبقة ، ويعززوا التنوع ، ويظهروا التعاطف مع الآخرين.
احترافية - في المقام الأول ، تنطوي الاحتراف على استثمار نشط ومستدام في اليونسكو مهمة. يُظهر الموظفون المحترفون إتقانهم للموضوع ، ويتوقعون المشكلات الرئيسية ، ويتكيفون بسرعة ، ويعملون بشكل تعاوني.

2 - الكفاءات الأساسية

الكفاءات الأساسية هي المهارات والقدرات والمعرفة التي تؤدي إلى سلوكيات أساسية:

المساءلة - يجب الاعتماد على جميع موظفي اليونسكو في جميع جوانب دورهم والامتثال لقواعد وأنظمة الشركة. يجب أن يكونوا قادرين أيضًا على تحمل المسؤولية الشخصية عن أقوالهم وأفعالهم والوفاء بالتزاماتهم.
Communication - التواصل الفعال يعني مشاركة الأفكار مع الآخرين ، والاستماع الفعال ، وطرح الأسئلة عندما لا تكون متأكدًا ، ومراعاة وجهات النظر الفريدة للآخرين. يجب أن يكون الموظفون أيضًا قادرين على إجراء محادثة واستخدام مجموعة متنوعة من القنوات المختلفة لنشر رسالتهم.
فريق العمل - يستلزم ذلك العمل مع الزملاء في بيئة تعاونية إيجابية من خلال بناء توافق الآراء واحترام الآخرين والتماس المدخلات من جميع أعضاء الفريق.
ابتكار - يُظهر الموظفون المبادرة ويمكنهم التفكير بشكل خلاق لتحسين العمليات والإجراءات والأنشطة والأساليب. وهذا يتطلب التفكير "خارج الصندوق" والشجاعة لاتخاذ مخاطر محسوبة.
التركيز على النتائج - التركيز على النتائج يعني أن الفرد يفترض المساءلة عن تقديم النتائج ويمكنه فهم كيفية مساهمتها في النجاح التنظيمي. الوقت والموارد الفعالة إدارة ضرورية ، مع المهارات الناعمة مثل القدرة على التكيف والمثابرة أمر مرغوب فيه أيضًا.
التخطيط والتنظيم - هذه هي الكفاءة الأساسية التي تتعامل مع إنشاء مسار عمل لتحقيق هدف معلن. يجب على الموظفين تخصيص الوقت والموارد بشكل فعال وتطوير حالات الطوارئ للعقبات غير المتوقعة. يعد رصد التقدم باستخدام الأدوات المناسبة والنظر في الصورة الكبيرة أمرًا أساسيًا أيضًا.
تبادل المعرفة والتحسين المستمر - حيثما أمكن ، يجب على الموظفين مواكبة التطورات الجديدة في مجالهم وتعزيز ثقافة يتم فيها الاحتفاء بالتعلم والتحسين والمعرفة.

3 - الكفاءات الادارية

كما يوحي الاسم ، الكفاءات الإدارية هي المهارات والقدرات المطلوبة من كبار الموظفين. بالنسبة لليونسكو ، يشير هذا إلى الموظفين في مستوى P-4 وما فوق.

الكفاءات تشمل:

قيادة التغيير وإدارته - يظهر القادة موقفًا منفتحًا وإيجابيًا تجاه التغيير ويمكنهم حشد المرؤوسين لتنفيذه.
التفكير الاستراتيجي - هذه الكفاءة تنطوي على ضمان ذلك إستراتيجية يتماشى مع اليونسكو برؤية طبيعية والقيم.
اتخاذ قرارات الجودة - بعبارة أخرى ، يجب اتخاذ القرارات بناءً على أفضل الأدلة المتاحة مع مراعاة جميع المخاطر. يجب أن يكون كبار الموظفين أيضًا مسؤولين عن قراراتهم.
بناء الشراكات - يجب أن يكون المديرون على دراية جيدة في إقامة علاقات طويلة الأمد تساعد اليونسكو في تحقيق أهدافها. يجب عليهم أن يروّجوا بنشاط التحالفات بين القطاعات وأن يفهموا أن أفضل العلاقات تعود بالفائدة على الطرفين.
قيادة وتمكين الآخرين - مثل أي رئيس ، يحتاج قادة اليونسكو إلى إلهام وتحفيز الآخرين نحو هدف مشترك برؤية طبيعية. يجب أن يعرفوا نقاط القوة والضعف الفريدة لكل مرؤوس وأن يكونوا مرئيين ومتاحين لمن لديهم استفسارات أو مخاوف.
إدارة الأداء - من الأمور الحاسمة لقيادة وتمكين الآخرين بيئة عمل إيجابية حيث يتم إعطاء الموظفين أفضل فرصة للنجاح. يجب التعامل مع الأداء الضعيف بسرعة ونزاهة وبناءة ، بينما يجب دعم أولئك الذين يؤدون أداءً جيدًا والاحتفاء بهم وتشجيعهم على التقدم في حياتهم المهنية.

الوجبات الرئيسية

يحدد إطار الكفاءة على نطاق واسع كيف يمكن للمؤسسة أن تسعى جاهدة للتميز - سواء داخل المنظمة نفسها أو في القطاع ككل.
تطوير إطار عمل الكفاءات هو عملية من أربع خطوات متكررة ومحددة لأدوار الموظف الفردية.
تتمتع أطر الكفاءات بالعديد من الفوائد بما في ذلك زيادة الاحتفاظ بالموظفين والروح المعنوية والإنتاجية. قد يساعدون أيضًا في تخطيط التعاقب والتوظيف.