دليل إدارة الوقت للمدير التنفيذي الرشيق

إن إدارة الوقت في عالم به موارد محدودة هي فهم كيفية تعيين وقياس وبناء أدوات إعدادات أهداف ناجحة للأفراد والفرق. لذلك ، تصبح إدارة الوقت أحد الأصول الحاسمة لأي منظمة لتمكين الحجم المناسب.

جدول المحتويات

أهداف SMART لأصحاب المشاريع الفردية

إذا كنت رائد أعمال منفرد ، فإن إطار عمل SMART Goal فعال للغاية.

• الأهداف الذكية يساعد إطار العمل في الحفاظ على هذه الأهداف:

لإنجاحه ، من الضروري تجنب:

OKRs للفرق الطموحة

بالنسبة للشروط الطموحة ، فإن OKR أكثر فعالية.

ما هو okr — ساعد آندي جروف شركة إنتل في أن تصبح من بين الشركات الأكثر قيمة بحلول عام 1997. وخلال السنوات التي قضاها في إنتل ، ابتكر نظامًا للإدارة وتحديد الأهداف ، يسمى OKR ، يرمز إلى "الأهداف والنتائج الرئيسية". منظم رأس المال الاستثماري والمستثمر الأول في Google ، جون دوير ، في كتاب "قياس ما يهم".

ستجعل OKR فريقك يستفيد من أربع قوى عظمى:

واتبع دورة تكرارية تشتمل على:

عبر Negativa: تعيين الحدود

تتمثل الخطوة الأولى نحو خطة إدارة الوقت الناجحة في تحديد الأشياء التي لا يجب التركيز عليها.

في الواقع ، من السهل الوقوع في فخ الاعتقاد بأنه يجب تخصيص الوقت لجميع المهام الممكنة.

ولكن في الواقع ، فإن الوظيفة الأولى لفريق إدارة الوقت هي تعيين المهام التي يجب ألا تدخل في خط أنابيب التجارب.

يمكن بالطبع تحديد تلك المهام بطرق مختلفة.

أحد الأطر المثيرة للاهتمام لاستخدامها في ذلك هو ايزنهاور ماتريكس.

مصفوفة ايزنهاور — مصفوفة أيزنهاور هي أداة تساعد الشركات على تحديد أولويات المهام بناءً على إلحاحها وأهميتها ، وقد سميت على اسم دوايت دي أيزنهاور ، رئيس الولايات المتحدة من 1953 إلى 1961 ، وتساعد المصفوفة الشركات والأفراد على التمييز بين المهم والمهم لمنع الضرورة الملحة. أشياء (تبدو مفيدة على المدى القصير) تفكك أشياء مهمة (حاسمة للنجاح على المدى الطويل).

العامل الأساسي هنا هو تحديد أولويات الأنشطة المهمة وغير العاجلة بحيث تتماشى تلك الأنشطة مع الأهداف طويلة المدى للمؤسسة.

من المؤكد أنك ستنتقل من وقت لآخر إلى حالات الطوارئ.

نظرًا لأن احتياجات العمل قصيرة الأجل تتطلب منا القيام بذلك ، ولكنك على الأقل ستضع جدولًا زمنيًا للأنشطة المهمة وغير العاجلة والاستراتيجية التي يتعين عليك تنفيذها بغض النظر عن الإلحاح!

تخيل حالة شبكة اجتماعية تتعامل باستمرار مع تعطل الموقع بسبب كثرة حركة المرور ، وبالتالي وضع تصحيحات هنا وهناك لإصلاح المشكلة.

ومع ذلك ، فإن عدم تخصيص أي وقت لحل مشكلة البنية التحتية التي ستمنع حدوث هذه المشكلة في المستقبل ، وسيمكن الشركة من الحفاظ على مستوى أعلى من حركة المرور على المدى الطويل.

هذا ما يحدث للشركات التي ليس لديها على الأقل خطة مكشوفة للأهداف المهمة والاستراتيجية.

عبر Positiva: عيّن منطقة التركيز

بمجرد تحديد المهام التي لا يجب التركيز عليها ، والتي عادة ما تكون غير مهمة وليست عاجلة ، فإن ذلك يتطلب للمفارقة في كثير من الأحيان معظم فترة انتباهنا قصيرة المدى.

يمكنك تحديد المنطقة الإيجابية التي تريد أن ينتقل عملك من خلالها.

عند إعداد التجارب والمهام ، أزعم أن الطريقة الأساسية للنظر فيها هي فهم الديناميكيات بين السرعة وقابلية الانعكاس.

في الواقع ، عند المضي قدمًا في عملك ، فإن السرعة أمر بالغ الأهمية.

ومع ذلك ، يجب أيضًا أن تكون متوازنة مع ما إذا كان يمكن عكس التجربة أم لا.

هذا ما يمكنك تحقيقه مع مصفوفة سرعة الانعكاس.

سيساعدك هذا الإطار في العثور على ملف رهانات تجارية غير متكافئة.

يتم إعطاء بُعد آخر للمراهنة غير المتكافئة من خلال مدى تأثير الفكرة على العمل. عندما يكون لدينا رهانات غير متكافئة يمكن أن يكون لها تأثير كبير ويسهل عكسها ، فإننا نصل إلى "الجائزة الكبرى" ونذهب إلى "الوضع متعدد الإمكانات"! ومدى سهولة الرجوع.

ومع ذلك ، طوال الوقت ، لا تغفل عنك هدف جريء كبير شعر!

كبير-شعر-جريء-هدف-بهاج — قدم جيم كولينز وجيري بوراس فكرة الهدف الجريء الكبير لأول مرة في كتابهم بنيت لتستمر: العادات الناجحة للشركات ذات الرؤية. الهدف الجريء الكبير (BHAG) هو هدف واضح ومقنع طويل الأجل يسترشد بقيم الشركة وأغراضها.

إعطاء الأولوية للفكرة: توليد الأفكار وتوجيهها وتحديد أولوياتها

الخطوة الأولى في العملية هي إنشاء ملف قمع الفكرة.

يبدأ هذا من فهم أنه مع السياق المناسب ، يمكن لأي شخص أن يولد أفكارًا رائعة.

وأن معظم الأفكار ستكون بلا قيمة على الإطلاق ، بمجرد أن تحاول تنفيذها.

على النحو التالي:

قم بإنشاء سياق للأفكار لتزدهر.
افهم أن معظم الأفكار لن تصل إلى مسار تحديد الأولويات.
افهم أنه حتى الأفكار التي ستجعلها ستفشل على الأرجح.

بمجرد حصولك على هذه المجموعة ، يمكنك استخدام العديد من أطر تحديد الأولويات للأفكار.

أنا شخصيا أحب إطار بولس، وهو بسيط وسهل التنفيذ.

الهدف — يعد إطار عمل Bullseye طريقة بسيطة تمكنك من تحديد أولويات تسويق القنوات التي ستجعل شركتك تكتسب زخمًا. المنطق الرئيسي لإطار عمل بولس هو العثور على ملف تسويق القنوات التي تعمل وتعطي الأولوية لها.

تحتاج أيضًا إلى فهم الفرق بين الإستراتيجية مقابل التكتيكات.

من الجيد أن يكون لديك أفكار لا يبدو أنها منطقية على المدى الطويل ومع ذلك فهي منطقية على المدى الطويل.

والعكس صحيح.

بمجرد قبولك للانقسام الثنائي ، فأنت على استعداد لتمكين فريقك من إطلاق العنان لإمكانات هائلة.

استراتيجية مقابل تكتيكات — تضع المنظمات استراتيجيات لتحديد الأهداف الشاملة وكيف تنوي الوصول إليها. تصف التكتيكات الخطوات والإجراءات الفردية التي تسمح لـ إستراتيجية ليتم تنفيذها.

كوصلة بين الأهداف قصيرة وطويلة المدى ، استخدم ملحق إطار نماذج الأعمال الانتقالية.

و نهج هندسة الأعمال.

أدوات وتقنيات إدارة الوقت

تتضمن بعض أدوات إدارة الوقت الشائعة ما يلي:

Todoist (تتبع المهام) ،
تقويم Google (تطبيق التقويم) ،
Trello (أداة الإنتاجية عبر الإنترنت) ،
ورقة عمل OKR (تحديد الهدف) ،
Microsoft Project (مخططات جانت)
برنامج جيرا (لوحة كانبان).

من الضروري اختيار الشخص المناسب بناءً على الاحتياجات الفردية قبل استثمار أي أموال.

تقدم كل أداة ميزات مصممة خصيصًا مع وضع مديري المشاريع في الاعتبار.

تقييم الأداء بمقاييس إدارة الوقت

تعتبر مقاييس إدارة الوقت ضرورية لتقييم الأداء في إدارة المشروع.

أنها توفر طريقة لقياس فعالية الأنشطة والمهام المتعلقة بالوقت ، وتمكين المديرين من اتخاذ قرارات مستنيرة حول تخصيص الموارد.

تشمل مقاييس إدارة الوقت ما يلي:

دورة مرات: مقدار الوقت المطلوب لعملية معينة أو نشاط داخل المشروع ؛ قد يتراوح هذا من ساعات للمهام الصغيرة إلى أشهر للمهام الأكبر حسب التعقيد والنطاق.
معدلات الإنتاجية ، مدى سرعة إكمال الفرق للمهام مقارنة بأهدافها المحددة بينما تشير المهل الزمنية إلى المدة التي تستغرقها بين بدء العمل في مهمة حتى الانتهاء (وهذا يشمل كلا من مراحل التخطيط / الإعداد وكذلك التنفيذ الفعلي).
المهل الزمنية،
يقيس استخدام الموارد مدى كفاءة استخدام الموارد عن طريق قياس كمية المخرجات التي يتم تحقيقها لكل وحدة إدخال (على سبيل المثال ، عدد المنتجات المنتجة في الساعة).
وأكثر من ذلك.

من خلال تتبع هذه المقاييس على أساس مستمر ، يمكن للمديرين تحديد المجالات التي يمكن فيها إجراء تحسينات أو معالجة المشكلات قبل أن تصبح مكلفة للغاية أو يصعب إصلاحها.

ما هي العناصر الأربعة لإدارة الوقت؟

العناصر الأربعة لإدارة الوقت هي:

1. أولويات - تحديد أهم المهام والتركيز عليها أولاً.

2. خطة - تحديد الأهداف ، وإنشاء جدول زمني ، وتطوير الاستراتيجيات للوصول إليها.

3. إعداد - اجمع الموارد اللازمة للنجاح وكن مستعدًا للعمل عند الضرورة.

4. نفذ - تنفيذ الخطة باجتهاد وتصميم لتحقيق النتائج المرجوة بكفاءة.

باتباع هذه العناصر الأربعة ، يمكن لمديري المشاريع إدارة وقتهم بفعالية وضمان إكمال المشاريع بنجاح.

ما هي المهارات السبع لإدارة الوقت؟

تلك تشمل:

1. ترتيب الأولويات: يعد تحديد المهام وترتيبها حسب الأولوية بناءً على أهميتها وإلحاحها أمرًا ضروريًا لإدارة المشروع الناجحة.

2. التخطيط: ستساعدك الخطة الجيدة على البقاء منظمًا وتوقع المشكلات وتعظيم الموارد.

3. جدولة: يساعد وضع جدول زمني مع معالم رئيسية على ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح والوفاء بالمواعيد النهائية.

4. وفد: معرفة وقت تفويض المهام يمكن أن يوفر الوقت لعمل أكثر أهمية بينما يساعد أيضًا في بناء معنويات الفريق وكفاءته.

5. Communication: يعد إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع بالتقدم المحرز أمرًا أساسيًا للحفاظ على الثقة في نجاح المشروع بالإضافة إلى ضمان فهم الجميع لأدوارهم فيه.

6. مرونة: التغييرات غير المتوقعة أمر لا مفر منه ، لذا فإن تعديل الخطط بسرعة دون المساس بالجودة أو الجداول الزمنية أمر ضروري لإدارة المشروع الناجحة.

7. تتبع الوقت والتقارير: يتيح التتبع المنتظم للوقت الذي يقضيه في كل مهمة للمديرين فهم أفضل لمقدار الجهد المبذول في كل جزء من المشروع ، والذي يمكن استخدامه لأغراض التخطيط المستقبلي