إدارة محافظ المشاريع

حافظة المشروعات إدارة (PPM) هو نهج منظم لاختيار وإدارة مجموعة من المشاريع المتوافقة مع الأهداف التنظيمية. هذا هو عمل عملية إدارة مشاريع متعددة يمكن تحديدها وتحديد أولوياتها وإدارتها داخل المنظمة. تساعد PPM المؤسسات على تحسين استثماراتها من خلال تخصيص الموارد بكفاءة عبر جميع المبادرات.

جدول المحتويات

فوائد إدارة محافظ المشاريع

الهدف من PPM هو تعظيم القيمة الناتجة عن كل مشروع مع تقليل التعرض للمخاطر.

تستفيد المنظمات من تنفيذ PPM من خلال تحسين استخدام الموارد من خلال تخصيص أكثر كفاءة للموظفين والموارد المالية عبر مشاريع متعددة.

بالإضافة إلى ذلك ، يتم تحقيق إمكانات أفضل لصنع القرار حيث تسمح الرؤى المستندة إلى البيانات لأصحاب المصلحة باتخاذ قرارات مستنيرة حول المبادرات التي يجب اتباعها أو التخلي عنها بناءً على عائد الاستثمار المحتمل (ROI).

أخيرًا ، تتيح الرؤية المتزايدة لتقدم المشروع للمديرين تحديد أي مشكلات أو تأخيرات بسرعة قبل أن تصبح مشكلات رئيسية في المستقبل.

تحديات إدارة محافظ المشاريع

يأتي تنفيذ PPM مع بعض التحديات مثل:

إنشاء هياكل حوكمة للإشراف على المحافظ المختلفة.
تخصيص الموارد بشكل فعال بين مختلف المبادرات ؛
مراقبة التقدم والأداء مقابل الأهداف المحددة مسبقًا ؛
تعديل الاستراتيجيات حسب الحاجة عند توفر معلومات جديدة ؛
تقييم النتائج والنتائج بعد الانتهاء ؛
تحليل البيانات لتحسين عمليات صنع القرار ؛
الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط العمليات حيثما أمكن ، واستخدام أفضل الممارسات للتحسين المستمر بمرور الوقت.

تطوير إستراتيجية محفظة المشروع

تطوير محفظة مشاريع ناجحة إستراتيجية يتطلب تحديد الأهداف والغايات ، وتقييم الموارد والقدرات المتاحة ، ووضع معايير لاختيار المشاريع.

يجب أن تشمل هذه العملية أيضًا أصحاب المصلحة من أجل ضمان أخذ احتياجاتهم في الاعتبار عند اتخاذ القرارات بشأن المشاريع التي يجب متابعتها.

تحديد الأهداف والغايات

الخطوة الأولى في تطوير محفظة المشروع إستراتيجية هو تحديد النتائج المرجوة للمنظمة.

يمكن أن تشمل هذه الأهداف قصيرة الأجل مثل زيادة الإيرادات أو خفض التكاليف ، وكذلك الأهداف طويلة الأجل مثل توسيع حصة السوق أو تحسين رضا العملاء.

من المهم مراعاة العوامل الكمية (القابلة للقياس) والنوعية (الذاتية) عند تحديد هذه الأهداف بحيث تعكس بدقة أولويات الشركة.

تقييم الموارد والقدرات

بمجرد تحديد النتائج المرجوة ، حان الوقت لتقييم الموارد المتاحة لديك من أجل تحقيقها.

يشمل ذلك الأصول الملموسة مثل المال والموظفين والتكنولوجيا وما إلى ذلك ، ولكن أيضًا الأصول غير الملموسة مثل المعرفة أو الخبرة داخل المنظمة.

إن معرفة مجموعات المهارات الموجودة داخل فريقك سيساعد في تحديد المشاريع القابلة للتنفيذ نظرًا للقيود الحالية على الوقت أو الميزانية.

بعد فهم الموارد الموجودة تحت تصرفك ، من الضروري بعد ذلك تحديد الأولويات لكل مشروع محتمل بناءً على توافقه مع الأهداف التنظيمية بالإضافة إلى أي معايير أخرى تعتبر مهمة من قبل أصحاب المصلحة المشاركين في عمليات صنع القرار (على سبيل المثال ، تحمل المخاطر).

يساعد وضع معايير اختيار واضحة على تبسيط عملية التقييم مع ضمان أن المبادرات ذات الإمكانات الأعلى فقط القيمة الحصول على مزيد من المتابعة أسفل الخط.

تنفيذ استراتيجية محفظة المشروع

بمجرد حافظة المشروع إستراتيجية تم تطويره ، يجب تنفيذه من أجل ضمان تحقيق النتائج المرجوة.

يتضمن ذلك إعداد عمليات وإجراءات لإدارة المحفظة ، وإنشاء هياكل حوكمة لضمان المساءلة ، وتخصيص الموارد بشكل مناسب لكل مشروع.

إعداد العمليات والإجراءات

الخطوة الأولى في تنفيذ حافظة المشروع إستراتيجية هو وضع عمليات وإجراءات لإدارة المشاريع داخلها.

يتضمن ذلك إنشاء نظام للتواصل بين أصحاب المصلحة ، وتحديد أدوار ومسؤوليات أعضاء الفريق ، وتطوير عملية سير عمل فعالة لإكمال المهام في الوقت المحدد ، وإنشاء بروتوكولات لتتبع التقدم مقابل الأهداف.

إنشاء هياكل الحوكمة

يعد إنشاء هياكل الحوكمة أمرًا ضروريًا عند تنفيذ محفظة المشروع إستراتيجية لأنها توفر الإشراف على كيفية إدارة المشاريع من البداية إلى النهاية.

يجب أن تتضمن هذه الهياكل سلطة واضحة لاتخاذ القرار بين أصحاب المصلحة وكذلك السياسات المتعلقة بتخصيص الموارد عبر المشاريع المختلفة داخل الحافظة.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن عقد اجتماعات منتظمة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين يمكن أن يساعد في إبقاء الجميع على اطلاع بالتقدم المحرز نحو الأهداف مع ضمان المساءلة طوال العملية بأكملها.

بمجرد إنشاء العمليات ووضع هياكل الحوكمة ، يجب تخصيص الموارد وفقًا لذلك عبر مشاريع مختلفة داخل المحفظة بناءً على مستوى الأولوية أو ملف المخاطر.

من المهم أن يتم اتخاذ هذه القرارات بموضوعية حتى لا تُهدر الموارد على المبادرات ذات الأولوية المنخفضة بينما تظل المبادرات الأكثر أهمية ناقصة التمويل أو مهملة تمامًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تؤخذ قيود الميزانية في الاعتبار عند تخصيص الموارد بحيث لا تتجاوز التكاليف الأموال المتاحة بمرور الوقت مما قد يؤدي إلى تأخير أو حتى إلغاء بعض المشاريع في المستقبل إذا لم تتم إدارتها بشكل صحيح من اليوم الأول.

إدارة محفظة المشروع

تتطلب إدارة محفظة المشروع مراقبة مستمرة للتقدم والأداء من أجل تحديد أي مشاكل أو مخاطر قد تنشأ أثناء التنفيذ.

تتضمن مراقبة التقدم والأداء تتبع المعالم والميزانية والجدول الزمني والموارد والمقاييس الرئيسية الأخرى المرتبطة بكل مشروع داخل المحفظة.

يساعد هذا في ضمان أن المشاريع تسير على الطريق الصحيح لتحقيق أهدافها وغاياتها. كما أنه يسمح بالتعرف المبكر على المشكلات المحتملة حتى يمكن معالجتها بسرعة قبل أن تصبح مشكلات رئيسية.

يعد تعديل الاستراتيجيات حسب الحاجة جزءًا مهمًا من إدارة محفظة المشروع.

مع توفر معلومات جديدة أو حدوث تغييرات داخل بيئة المنظمة ، قد يكون من الضروري تعديل الاستراتيجيات الحالية من أجل الحفاظ على مسار المشاريع أو مواجهة التحديات غير المتوقعة التي تنشأ أثناء التنفيذ.

يمكن أن يشمل ذلك تغيير تخصيص الموارد ، أو تغيير الجداول الزمنية ، أو إعادة ترتيب أولويات المهام ، أو تعديل الميزانيات حسب الحاجة من أجل ضمان إكمال المشاريع بنجاح داخل الحافظة.

يعد تقييم النتائج والنتائج مكونًا أساسيًا آخر لإدارة محفظة المشروع.

بعد الانتهاء من جميع المشاريع ، من المهم مراجعة مدى تحقيقها لأهدافها وغاياتها من حيث توفير التكاليف المحققة ، ومستويات رضا العملاء التي تم الوصول إليها ، والأطر الزمنية التي تم الالتزام بها وما إلى ذلك.

وهذا يسمح بتطبيق الدروس المستفادة في المستقبل عند اتخاذ قرارات بشأن المحافظ المستقبلية أو المشاريع الفردية داخلها.

تحسين محفظة المشروع

يعد تحسين مجموعة المشاريع أمرًا ضروريًا لأي مؤسسة تريد أن تظل قادرة على المنافسة في سوق اليوم.

من خلال تحليل البيانات من المشاريع السابقة ، يمكن للمنظمات اتخاذ قرارات أفضل بشأن المستقبل وضمان نجاحها.

يمكن أن تساعد الاستفادة من التكنولوجيا أيضًا في تبسيط العمليات وتوفير الوقت والمال. أخيرًا ، يساعد استخدام أفضل الممارسات في ضمان التحسين المستمر بمرور الوقت.

تحليل البيانات لتحسين اتخاذ القرار

يعد جمع البيانات من المشاريع السابقة أمرًا أساسيًا عندما يتعلق الأمر بتحسين محفظة المشروع.

يمكن استخدام هذه المعلومات لتحديد مجالات التحسين وتتبع التقدم وتعديل الاستراتيجيات حسب الحاجة من أجل تحقيق النتائج المرجوة.

يجب أن تستفيد المؤسسات من الأدوات المتاحة مثل برامج التحليلات أو لوحات المعلومات التي توفر رؤى في الوقت الفعلي لمقاييس الأداء حتى تتمكن من اتخاذ قرارات مستنيرة بسرعة وبدقة.

الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط العمليات

يعد استخدام التكنولوجيا طريقة فعالة للمؤسسات لتحسين محافظ مشاريعها عن طريق أتمتة المهام اليدوية أو دمج أنظمة متعددة في نظام أساسي واحد.

على سبيل المثال ، يتيح استخدام الحلول المستندة إلى السحابة للفرق التعاون بشكل أكثر كفاءة بينما يمكن أن تساعد خوارزميات الذكاء الاصطناعي (AI) في التنبؤ بالنتائج بناءً على نقاط البيانات التاريخية التي يمكن أن تؤدي إلى تحسين قدرات اتخاذ القرار في المستقبل.

يساعد تطبيق أفضل الممارسات المؤسسات في الحفاظ على معايير متسقة عبر جميع المشاريع داخل الحافظة ، مما يؤدي إلى نتائج عالية الجودة بمرور الوقت.

ويشمل ذلك إنشاء هياكل حوكمة واضحة ذات أدوار ومسؤوليات محددة بالإضافة إلى وضع معايير لاختيار المشاريع الجديدة التي تتماشى مع الأهداف والغايات التنظيمية قبل تخصيص الموارد لها.

بالإضافة إلى ذلك ، فإن المراقبة المنتظمة للتقدم مقابل المعالم المحددة مسبقًا ستساعد في إبقاء الفرق على المسار الصحيح خلال كل مرحلة من مراحل التطوير مع توفير ملاحظات قيمة على طول الطريق ؛ يجب أن يؤخذ ذلك في الاعتبار عند إجراء التعديلات إذا لزم الأمر من أجل تحقيق الأهداف المرجوة المحددة في بداية كل مبادرة.

ما هي الأنواع الأربعة لإدارة المحافظ؟

إدارة المحافظ الإستراتيجية

هذا النوع من المحفظة إدارة يتضمن تحديد الأهداف والغايات ، وتحديد أفضل المشاريع لمتابعتها ، وتخصيص الموارد وفقًا لذلك.

ويشمل أيضًا تقييم المخاطر واتخاذ القرارات بشأن كيفية التخفيف منها.

إدارة المحافظ المالية

هذا النوع من المحفظة إدارة يركز على الجوانب المالية مثل الميزانية والتنبؤ نقد تدفق ومراقبة النفقات وتتبع العائد على الاستثمار (ROI).

إدارة المحافظ التشغيلية

هذا النوع من المحفظة إدارة يهتم بإدارة الجداول الزمنية للمشروع ، وضمان استيفاء معايير مراقبة الجودة ، وحل النزاعات بين أصحاب المصلحة أو الفرق العاملة معًا في المشروع ، والإشراف على تقارير التقدم من أعضاء الفريق أو الإدارات المشاركة في المشروع.

إدارة المحافظ الفنية

هذا النوع من المحفظة إدارة يتعامل مع القضايا التقنية مثل عمليات تطوير البرامج أو مهام صيانة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات المرتبطة بمشروع معين.

ويشمل أيضًا تقييم التقنيات الجديدة التي قد تكون مفيدة لعمليات الشركة أو المشاريع المستقبلية التي تخطط للقيام بها.

ما هي المراحل الثلاث لإدارة محفظة المشاريع؟

المراحل الثلاث لحافظة المشروع إدارة هي:

التخطيط

خلال مرحلة التخطيط ، يتم تحديد الأهداف والغايات لكل مشروع ضمن المحفظة.

التنفيذ

تتضمن مرحلة التنفيذ تنفيذ المهام المتعلقة بكل مشروع من أجل تلبية الأهداف والغايات المحددة مسبقًا.

واختتام

أخيرًا ، خلال مرحلة الإغلاق ، يتم تقييم المشاريع مقابل أهدافها الأصلية وتوثيق أي دروس مستفادة منها للرجوع إليها في المستقبل.

تساعد هذه العملية في ضمان اكتمال جميع المشاريع ضمن الحافظة في الوقت المحدد وبأقصى قدر من الكفاءة.

ما هي المستويات الخمسة لإدارة محفظة المشاريع؟

إدارة المحافظ الإستراتيجية

هذا هو أعلى مستوى لمحفظة المشروع إدارة ويتضمن تحديد أهداف طويلة المدى ، وتحليل المشاريع المحتملة ، واختيار تلك التي تتماشى بشكل أفضل مع أهداف الشركة.

إدارة البرنامج

هذا المستوى من حافظة المشاريع إدارة يركز على إدارة العديد من المشاريع ذات الصلة لضمان اكتمالها في الوقت المناسب وفي حدود الميزانية.

إدارة المشاريع

في هذه المرحلة ، تتم إدارة المشاريع الفردية من خلال تعيين المهام لأعضاء الفريق ، وتتبع التقدم في المواعيد النهائية ، وضمان تلبية معايير الجودة طوال العملية.

إدارة الموارد

هذا المستوى من حافظة المشاريع إدارة يضمن تخصيص الموارد مثل الموظفين أو المواد بكفاءة عبر جميع المشاريع النشطة أثناء ذلك أيضًا محاسبة للاحتياجات المستقبلية على أساس الطلب المتوقع.

قياس الأداء وإعداد التقارير

الخطوة الأخيرة في حافظة المشاريع الناجحة إدارة يقيس مقاييس الأداء مثل التوفير في التكاليف أو نتائج الوقت المستغرق في السوق مقابل الأهداف المحددة ثم إبلاغ هذه النتائج لأصحاب المصلحة لمزيد من المعلومات. تحليل وأغراض صنع القرار

الوجبات الرئيسية

في الختام ، حافظة المشروع إدارة هي أداة أساسية لأي شركة ناشئة تتطلع إلى النمو والنجاح.
من خلال تحديد محفظة المشروع إستراتيجيةمن خلال تنفيذها بفعالية وإدارتها على أساس منتظم وتحسينها حسب الحاجة ، يمكن للشركات الناشئة ضمان نجاح مشاريعها وتحقيق أهدافها.
مع محفظة المشروع المناسبة إدارة في مكانها الصحيح ، يمكن للشركات الناشئة تعظيم مواردها مع تحقيق النجاح في كل مشروع على حدة.
حافظة المشروعات إدارة هو المفتاح لضمان نجاح أي مشروع ناشئ على المدى الطويل.

قراءة التالي: إدارة المحافظ, إدارة البرنامج, إدارة المنتجات, إدارة المشاريع.