إذا كنت مثل معظم رواد الأعمال المشغولين ، فلن يكون لديك وقت كافٍ في اليوم.
من لحظة استيقاظك ، تبدأ الأولويات المتنافسة في دفعك إلى آلاف الاتجاهات المختلفة.
يبدو الأمر معقولا. تريد كسب عظيم دخل تقوم بعمل تحبه. لقد حددت أهدافًا طموحة لتحقيق ذلك. لقد تم تشجيعك على ارتداء ملابسك الدائمة كعلامة شرف. هذه هي الحياة في الخط السريع ، أليس كذلك؟
لا يزال ، على الرغم من أنك تفعل ذلك دائمًا شيء، لا يمكنك التخلص من الشعور بأنك لا تحرز تقدمًا في العمل الأكثر أهمية. بعد كل شيء ، أن تكون مشغولاً وأن تكون فعالاً ليسا نفس الشيء.
الآن ، تخيل أن تنتهي كل يوم بشعور عميق بالرضا. شعور بالإنجاز. أنت تقترب أكثر فأكثر من أهدافك. كل هذا ممكن في الوقت المناسب إدارة الاستراتيجيات.
كن واضحا في أولوياتك
هل أفعالك اليومية تجعلك أقرب إلى أهدافك؟ أم أنك تضيف دائمًا نقاطًا إلى قائمة مهام لا تنتهي أبدًا؟ الاندفاع من مهمة عاجلة إلى أخرى؟
في كثير من الأحيان ، نعتبر هذا النوع من الفوضى جزءًا طبيعيًا من السعي وراء النجاح في العصر الحديث. الضغط على الثانية من كل ساعة من كل يوم هو الطريقة التي ننجز بها الأمور.
تكمن المشكلة في أنك إذا قسمت نفسك بشكل ضئيل للغاية ، فلن تنتهي بإنجاز أي شيء ذي معنى حقًا. هذه هي الفكرة الأساسية وراء شيء واحد: الحقيقة البسيطة المدهشة وراء النتائج غير العادية بواسطة غاري كيلر وجاي باباسان.
يؤكد المؤلفون رسالتهم تمامًا مع هذا المثل القديم:
"إذا طاردت أرنبين ، فسوف ينتهي بك الأمر بلا شيء."
هناك طريقة أفضل. وتتطلب قرارات صعبة.
خصص وقتًا لإعادة الاتصال بأهدافك بانتظام. ما هي آمالك ورغباتك؟ ما الذي يخيفك؟ دع أحلامك ومخاوفك تملي كيف تقضي وقتك. ستدرك قريبًا أن جميع المهام لم يتم إنشاؤها على قدم المساواة. فكر في مفهوم من فيلفريدو باريتو ، الاقتصادي الإيطالي الذي توصل إلى مبدأ باريتو.
لاحظ باريتو أن 80٪ من ثروة إيطاليا مملوكة لـ 20٪ من سكان البلاد. يُطلق عليها أيضًا قاعدة 80/20 ، جوهرها هو أن 80٪ من نتائجك ناتجة عن 20٪ من جهودك. ما هو 80/20 في ملف الأعمال ؟ لقاء عملاء جدد؟ القيام بالعروض التوضيحية؟
فيما يلي بعض الخطوات التي يمكنك اتخاذها للتأكد من أن جدولك يتوافق مع أولوياتك.
تتبع وقتك
راجع وقتك. تتبع وقتك على مدى أسبوع أو أسبوعين. ما الأنشطة التي تقربك من المكان الذي تريد أن تكون فيه؟ استخدم أدوات مثل Harvest و Toggl للحصول على فكرة عن كيفية قضاء أيامك.
طريقة ايزنهاور
يميل البشر إلى تحديد أولويات المهام إذا اعتقدنا أنها عاجلة ، فيما يسمى "مجرد تأثير الإلحاح". لذلك ، عند منحك خيارًا ، سنضع عادةً مهامًا غير مهمة ذات مواعيد نهائية أقصر ، فوق المشروعات الأكبر والأكثر أهمية ذات الأطر الزمنية الأطول.
إنها ضربة الدوبامين اللطيفة التي نحصل عليها عندما نضع علامة على شيء ما من قائمة المهام لدينا ، مما يؤدي إلى فيض من المشاعر الإيجابية. الجانب السلبي هو أننا ربما لا نزال ننجز القليل جدًا. فكر في تلك الأيام التي يهيمن عليها الرد على رسائل البريد الإلكتروني فور وصولها إلى بريدك الوارد.
ما هي أفضل طريقة للتغلب على مجرد تحيز الإلحاح؟
ابدأ بترتيب مهامك حسب إلحاحها وأهميتها. هنا حيث الوقت إدارة تكتيك مثل ايزنهاور ماتريكس استطيع المساعدة. تأتي هذه الطريقة بإذن من دوايت دي أيزنهاور ، الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة.
رجل الدولة لديه الكثير يحدث. كان رئيس أركان الجيش وأصبح في نهاية المطاف القائد الأعلى الأول لحلف شمال الأطلسي. أضف في مهمة كرئيس لجامعة كولومبيا.
ليس من المبالغة القول إنه كان منتجًا بشكل لا يصدق خلال حياته.
عاش أيزنهاور بمقاربة بسيطة:
لدي نوعان من المشاكل ، العاجلة والمهمة. ما هو عاجل ليس مهما ، والمهم ليس ملحا أبدا ".
هذه هي الطريقة التي تقسم بها طريقة أيزنهاور الأشياء:
- عاجل ومهم - المهام التي يتعين عليك القيام بها في نفس اليوم. لا يمكن أن تنتظر العودة إلى هذا العميل غير السعيد على وسائل التواصل الاجتماعي.
- مهم - أنشطة مهمة ولكنها ليست عاجلة يتم جدولتها. فكر في أشياء مثل تطوير خبرتك وتقييمك استراتيجية العملوجلسات العصف الذهني
- عاجل غير مهم - تفويض هذه المهام. تقع بعض رسائل البريد الإلكتروني وجدولة الاجتماعات في هذه المجموعة.
- ليست عاجلة وليست مهمة - لا تفعل على الإطلاق. يعد تصفح الإنترنت العشوائي أحد الأمثلة.
في الوقت المناسب
عندما هدأ الغبار بعد الحرب العالمية الثانية ، كانت صناعة السيارات اليابانية في أزمة. أدرك القادة في Toyota أن الاقتصاد الصناعي الياباني يجب أن يتماشى مع أمريكا إذا أرادت البقاء على قيد الحياة.
أدرك المهندس في شركة Toyota ، Taiichi Ohno ، وجود مشكلة. لن يؤدي تكرار عمليات التصنيع الأمريكية إلى قطعها. كانت مستويات الطلب في اليابان أقل بكثير مما كانت عليه في أمريكا. كانوا بحاجة إلى نظام إنتاج مختلف.
وذلك عندما توصل Ohno إلى الفلسفة التي من شأنها إنقاذ صناعة السيارات اليابانية: فقط في والوقت. ستصنع الشركة "ما هو مطلوب فقط عند الحاجة ، وبالقدر المطلوب".
انتشرت الفكرة منذ ذلك الحين إلى تطوير أجهزة الكمبيوتر وألهمت سلاسل التوريد لأكبر متاجر السوبر ماركت في العالم.
كيف تطبق هذا النهج على الوقت إدارة?
يفرض عليك Just-in-time التركيز على ما تحتاجه فقط لمهمتك الحالية. عندما يتعامل الأشخاص الناجحون مع مشروع ما ، فإنهم يبدأون بالنهاية ، كما يكتب ستيفن كوفي في 7 عادات للناس الأكثر فعالية. حدد نيتك قبل أن تبدأ.
خذ البحث عبر الإنترنت على سبيل المثال. دعونا نواجه الأمر ، من السهل أن يتم هدمك في حفرة أرنب الإنترنت. لا يستغرق الأمر الكثير من مقاطع فيديو YouTube أو clickbait لاستنزاف ساعات من عصرنا. بالإضافة إلى ذلك ، تتراكم الأبحاث لتظهر أن الحمل الزائد للمعلومات يجعل من الصعب علينا اتخاذ القرارات وتتبع المعلومات.
هذا والأضرار التي تأتي مع الخوف من الضياع. لذلك ، إذا كنت تجري بحثًا عن مدونة أو اجتماع أو عرض تقديمي ، فاقصر بحثك على ما هو ضروري فقط.
استخدم خدمات مثل Evernote و Pocket لحفظ المقالات الشيقة لوقت لاحق. حافظ على قوة إرادتك وامنع المواقع التي تشتت الانتباه باستخدام أداة مثل Freedom.
طبق نفس النهج على وسائل التواصل الاجتماعي. في بساطتها الرقمية، تتحدىنا Cal Newport لفحص سبب وكيفية استخدامنا للشبكات الاجتماعية. يمكنك ، على سبيل المثال ، استخدام LinkedIn للتفاعل بشكل هادف مع زملائك المحترفين والعملاء ، دون إضاعة ساعات في التمرير العشوائي.
الطائر المبكر يحصل على الدودة
الطائر الذي جاء مبكرا إلتقط الدودة. إنه قول قديم سمعناه جميعًا من قبل. ربما صمد لأنه صحيح؟
قد يكون الناس في الصباح (حسب بعض الدراسات) أكثر ثراءً ، صحة، وأكثر استباقية. قد يكون السبب بسيطًا. بالنسبة لمعظمنا ، لدينا سيطرة كاملة على وقتنا في الصباح الباكر.
للاستفادة الكاملة من صباحك ، يوصي خبراء الإنتاجية ببدء يومك بأهم مهمة لك. دولي الأعمال مدرب براين تريسي يسميه أكل الضفدع. النهج بسيط ، قم بمهامك الرئيسية في وقت مبكر من اليوم. الجانب الإيجابي هو أنه بغض النظر عن ما تفعله ، ستستمر في الوصول إلى العمل الأكثر أهمية.
الوقت: إدارة تكتيكات مثل هذه عززت الإنتاجية لعدة قرون. في عام 1918 ، استأجر تشارلز شواب مستشارًا ايفي لي لتحسين الكفاءة في مصنع الصلب الخاص به. تقول القصة أن شواب كان سعيدًا جدًا بالنتائج لدرجة أنه كتب لي شيكًا بقيمة 25 دولار.
هذه هي الطريقة التي تستخدمها:
- اكتب 6 أشياء تحتاج إلى إنجازها في اليوم التالي
- رتب هذه المهام حسب الأولوية (هذا هو المفتاح)
- في الصباح ، ابدأ بالمهمة الأولى وقم بإنهائها قبل الانتقال إلى المهمة التالية
من المهم استخدام هذا الوقت في مهام مهمة حقًا. ليس لرسائل البريد الإلكتروني أو التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي. تذكر أنك ستصل إلى هذه المهام خلال اليوم على أي حال.
كيف يمكنك أن تأكل الفيل؟
غالبًا ما تكون المشاريع الكبيرة والمعقدة شاقة. في كثير من الأحيان ، لا نعرف من أين نبدأ. حتى لو كانت لدينا خطة عمل ، فمن الصعب اقتطاع الوقت لإنجاز كل شيء في جلسة واحدة.
إجابة واحدة هي تقسيم مشروع كبير إلى أجزاء.
أبحاث يؤكد أننا نؤدي بشكل أفضل عندما نقترب من تحقيق أهدافنا. من خلال منح نفسك أهدافًا أصغر للدفع نحوها ، فإنك تحسن من دوافعك. خط النهاية في الأفق.
قد يساعدك هذا التكتيك على أداء عمل ذي جودة أفضل. هذه دراسة أظهر الطلاب تحولوا إلى أفضل أداء لهم في بداية ونهاية المشروع. عادة ما يتراخى المشاركون في المنتصف. من خلال إعادة صياغة تلك المشاريع الكبيرة كمهام أصغر ، ستستفيد دائمًا من الطاقة العالية التي لديك في بداية المهمة. يمكنك ، على سبيل المثال ، وضع ملف تسويق التخطيط معًا على مدار أسبوع كامل ، وتحقق من قسم جديد كل يوم.
استخدم تطبيقًا مثل Todoist وقسم ماذا إحتياجات أن يتم.
مربع الوقت
لاحظ كيف يصبح نشاط بسيط أكثر تعقيدًا كلما طالت مدة عمل الأشخاص عليه. لقد رأينا جميعًا تحول مناقشة مدتها 15 دقيقة إلى اجتماع مدته ساعة لمجرد أن هذا هو مقدار الوقت الذي تم حجزه.
هذا بفضل ظاهرة تسمى قانون باركنسون.
قدم Cyril Northcote Parkinson هذا المفهوم لأول مرة في مقال للإيكونوميست. كان باركيسون يسخر من عدم كفاءة القطاع العام ، لكن السطر الأول من مقاله لا يزال صحيحًا حتى اليوم:
"إنها ملاحظة شائعة أن العمل يتوسع لملء الوقت المتاح لإكماله. "
لحسن الحظ ، يمكنك جعل هذا القانون يعمل من أجلك. امنح نفسك إطارًا زمنيًا محددًا لمهمة ما قبل أن تبدأ. إذا كنت تتبع وقتك ، فستعرف المدة التي تستغرقها. حاول إكمال المهمة خلال تلك الفتحة.
قد يكون هذا حافزًا قويًا أيضًا. انظر ، نحن عادة أكثر دافعًا عندما نعلق موعدًا نهائيًا محددًا للمشروع ، وفقًا لدراسة بعنوان "تأثير التعلم الرقمي والنتائج والأهداف القريبة على مهمة معقدة إلى حد ما"بواسطة Seijts و Latham. استخدم تكتيكًا مثل تقنية الطماطم للتركيز دون انقطاع عند القيام بذلك.
استخدم التكنولوجيا المناسبة لتوفير الوقت
من أسهل الطرق لتوفير الوقت هي من خلال التكنولوجيا. على سبيل المثال ، استخدم الأتمتة لوضع كل جزء إداري من ملف الأعمال على الطيار الآلي. ك الأعمال مالك ، ربما كنت ترتدي العديد من القبعات. في هذه الأيام ، تتيح تطبيقات البرامج كخدمة (SaaS) الحصول على كل المساعدة التي تحتاجها.
فيما يلي بعض الخدمات التي يجب مراعاتها:
- ودية لجدولة الاجتماعات
- Quickbooks أو Zoho أو Freshbooks لإدارة ملفات محاسبة
- قم بجدولة المنشورات باستخدام أتمتة الوسائط الاجتماعية مع خدمة مثل SocialPilot
- قم بأتمتة خدمات العملاء باستخدام أدوات مثل HappyBox أو Groove أو HubSpot
- استخدم التوقيع الإلكتروني لتسهيل إدارة المستندات
أتقن إدارة وقتك وحقق أهدافك
بناء شيء ذي مغزى - مزدهر الأعمال أو مهنة مُرضية - تتطلب الوقت والتركيز والاتساق. لدينا جميعًا نفس الـ 24 ساعة في اليوم للعمل من أجل تحقيق هذه الأهداف. لا يوجد نظام إنتاجي أو وقت إدارة الاختراق سيغير ذلك. لا تزال الحياة الحديثة محمومة. في بعض الأيام نقسم وقتنا باستمرار بين المشتتات الرقمية وحالات الطوارئ غير المتوقعة.
لحسن الحظ ، بمجرد أن ننتقل إلى الوقت المناسب إدارة التقنيات ، نحن نحمي وقتنا ونحترمه. نصل إلى الأشياء المهمة حقًا. وفجأة ، تبدو الحياة أقل اندفاعًا ، ومكافأة أكبر بكثير.
ويبرز الرئيسية
- تحديات إدارة الوقت:
- غالبًا ما يعاني رواد الأعمال من ضيق الوقت والأولويات المتنافسة.
- كونك مشغولاً لا يعني بالضرورة أن تكون فعالاً؛ هناك فرق بين الانشغال وإحراز تقدم في المهام المهمة.
- كن واضحًا بشأن الأولويات:
- ركز على المهام التي تتوافق مع أهدافك وتطلعاتك.
- تجنب نشر نفسك بشكل رقيق للغاية؛ تحديد أولويات المهام التي تهم حقًا لتحقيق تقدم ملموس.
- فلسفة الشيء الواحد:
- تؤكد فلسفة "الشيء الواحد" على التركيز على مهمة واحدة مهمة في كل مرة للحصول على نتائج غير عادية.
- يمكن أن يؤدي تعدد المهام ومطاردة أهداف متعددة في وقت واحد إلى نتائج دون المستوى.
- مبدأ باريتو (قاعدة 80/20):
- يشير مبدأ باريتو إلى أن 80% من النتائج تأتي من 20% من الجهود.
- حدد المهام الأكثر تأثيرًا والتي تؤدي إلى غالبية النتائج المرجوة.
- تتبع الوقت:
- استخدم أدوات مثل Harvest وToggl لتتبع كيفية قضاء وقتك.
- قم بتحليل أين يمضي وقتك وحدد المهام التي تساهم بشكل أكبر قيمنا.
- طريقة أيزنهاور:
- تحديد أولويات المهام على أساس الإلحاح والأهمية باستخدام مصفوفة أيزنهاور.
- التمييز بين المهام العاجلة والهامة، وتفويض المهام، وحذف المهام غير الضرورية.
- النهج في الوقت المناسب:
- تبني فلسفة "الوقت المناسب" للتركيز على أساسيات المهمة الحالية.
- تجنب الحمل الزائد للمعلومات والتشتتات من خلال التركيز على ما هو ضروري.
- نهج الطيور المبكرة:
- ابدأ يومك بالمهمة الأهم (أكل الضفدع).
- استفد من وقتك الصباحي المفعم بالطاقة للقيام بمهام مؤثرة قبل الانشغال بالأنشطة الأخرى.
- مشاريع التقطيع:
- قم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر يمكن التحكم فيها.
- تحسين الدافع من خلال تحقيق أهداف أصغر والحفاظ على الطاقة طوال المشروع.
- توقيت:
- استخدم نظام تحديد الوقت لجدولة فترات زمنية مركزة بشكل استباقي للمهام.
- منع المهام من التوسع لملء الوقت غير الضروري عن طريق تحديد أطر زمنية محددة.
- تقنية البومودورو:
- استخدم تقنية بومودورو للعمل على فترات زمنية مدتها 25 دقيقة مع فترات راحة مركزة.
- تعزيز الإنتاجية وإدارة المهام بكفاءة دون تشتيت الانتباه.
- تكنولوجيا الأتمتة:
- الاستفادة من أدوات التكنولوجيا والأتمتة لتبسيط المهام الإدارية.
- استخدم أدوات مثل Calendly وQuickbooks وSocialPilot وغيرها لتوفير الوقت وتحسين الكفاءة.
- إتقان إدارة الوقت:
- الوقت الفعلي إدارة يتطلب التركيز والاتساق وحماية وقتك.
- حدد أولويات المهام التي تتوافق مع أهدافك، وقلل من عوامل التشتيت، وحقق تقدمًا ذا معنى.
دليل المستخدم لإدارة الوقت
| تقنية إدارة الوقت | الوصف | المزايا | عيوب |
|---|---|---|---|
| كن واضحا في أولوياتك | تحديد أولويات المهام على أساس الأهداف والأحلام والمخاوف. استخدم مفاهيم مثل مبدأ باريتو لتحديد مصدر 80% من النتائج. أعد التواصل مع أهدافك وركز على ما يهم حقًا. استخدم أدوات تتبع الوقت مثل Harvest وToggl لتحليل استخدام الوقت. قم بتطبيق مصفوفة أيزنهاور لترتيب المهام حسب الإلحاح والأهمية. | يساعد في تحقيق نتائج ذات مغزى ويمنع انتشار نفسه بشكل رقيق جدًا. مواءمة المهام مع الأهداف والأولويات طويلة المدى. يستغل الوقت بكفاءة أكبر. | يتطلب التفكير المنتظم واتخاذ القرار. قد تنطوي على خيارات صعبة والحاجة إلى تفويض مهام أقل أهمية. |
| في الوقت المناسب | اعتمد فلسفة "الوقت المناسب" للتركيز على ما هو مطلوب للمهمة الحالية. تجنب الحمل الزائد للمعلومات والانحرافات. استخدم أدوات مثل Evernote وPocket لحفظ المحتوى ذي الصلة. الحد من تصفح الإنترنت. قم بتطبيق هذا النهج على استخدام وسائل التواصل الاجتماعي. | يعزز التركيز ويمنع إضاعة الوقت على معلومات غير ذات صلة. يساعد في الحفاظ على الإنتاجية وتقليل الانحرافات. يشجع الاستخدام المتعمد للوقت. | يتطلب الانضباط وضبط النفس لتجنب الانحرافات. قد يتطلب الأمر تعديل عادات الإنترنت واعتماد أدوات جديدة. |
| الطائر المبكر يحصل على الدودة | ابدأ يومك بالمهمة الأكثر أهمية (أكل الضفدع) للتأكد من إنجازها. قد يستفيد الأشخاص في الصباح من تحسين الإنتاجية. | تعظيم الوقت الإنتاجي خلال اليوم. يضمن الانتهاء من المهام الحاسمة. يتماشى مع مستويات الطاقة الطبيعية. | ليس كل شخص بطبيعته شخص صباحي. يتطلب تعديل الروتين اليومي. |
| كيف يمكنك أن تأكل الفيل؟ | قم بتقسيم المشاريع الكبيرة إلى مهام أو أجزاء أصغر يمكن التحكم فيها. يعزز هذا النهج الحافز ويضمن التقدم المستمر. استخدم تطبيقات إدارة المهام مثل Todoist لإنشاء أهداف أصغر وتتبعها. | يزيد من الدافع من خلال توفير معالم يمكن تحقيقها. يقلل من الشعور بالإرهاق في التعامل مع المشاريع الكبيرة. يشجع التقدم المستمر. | يتطلب التخطيط والتنظيم لتقسيم المشاريع بشكل فعال. |
| مربع الوقت | يتضمن Timeboxing جدولة فترات زمنية محددة للمهام في المستقبل. فهو يساعد على منع المهام من التوسع لملء الوقت المتاح. استخدم هذه الطريقة مع تقنية البومودورو للعمل المركّز. | إنشاء مواعيد نهائية للمهام، وتعزيز الدافع. يمنع المهام من أن تستغرق وقتًا أطول من اللازم. يعزز الإنتاجية وإدارة الوقت. | قد يتطلب الأمر تعديل عادات العمل واعتماد أدوات إدارة الوقت. |
| استخدم التكنولوجيا المناسبة لتوفير الوقت | الاستفادة من التكنولوجيا والأتمتة لتبسيط المهام والعمليات. فكر في استخدام أدوات مثل Calendly وQuickbooks وأتمتة الوسائط الاجتماعية وأتمتة خدمة العملاء وخدمات التوقيع الإلكتروني. | يوفر الوقت عن طريق أتمتة المهام الروتينية. يعزز الكفاءة في إدارة الجوانب المختلفة للأعمال. يحسن الإنتاجية عن طريق تقليل العمل اليدوي. | الإعداد الأولي ومنحنى التعلم للأدوات الجديدة. التكلفة المرتبطة ببعض الحلول البرمجية. |
أطر أخرى لإدارة الوقت
قراءة التالي: تحليل الأعمال, تحليل المنافسين الابتكار المستمر, منهجية رشيقة, العجاف بدء التشغيل, ابتكار نموذج الأعمال, إدارة المشاريع.
الأدلة المجانية الرئيسية:
